在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。2021年12月1日，国家税务总局开启全面数字化的电子发票试点工作，到2023年12月1日，该试点已全面覆盖全国36省区市。2023年5月，财政部发布电子凭证会计数据标准，这一举措标志着电子凭证全流程无纸化时代的正式来临。
电子凭证无纸化具有诸多显著优势，它能够优化企业业务流程，改变传统报销模式的困境，同时降低单位运行成本和社会资源消耗，实现经济效益和环境效益的双赢。然而，企业在这一转型过程中并非一帆风顺，面临着诸多数字鸿沟。随着试点工作的不断深入，电子凭证全面数字化应用暴露出凭证类型多、格式杂、协同难、易丢失等问题，这些问题严重阻碍了单位会计数字化转型的进程。
北京合思信息技术有限公司，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，成为企业在电子凭证管理转型道路上的得力助手，帮助企业挖掘更多净利润，在电子凭证管理领域发挥着至关重要的作用。
国民零食巨头的电子凭证管理困局
有这样一个国民经典零食品牌，它的销售版图覆盖全国，供应链复杂多样，多种销售渠道并行。其管理流程涉及多个系统，显得繁杂且低效。在电子凭证管理方面，该企业面临着重重挑战。
在财务核算方面，差旅平台对账方案缺乏灵活性，难以满足企业核算精细化管理的高要求。财务人员不得不花费大量时间在Excel中进行二次整理，人工记账不仅效率低下，还难以释放财务的真正价值。
在运营管控方面，事前事中管控不连贯，差旅控制不够精细和灵活，导致差旅成本居高不下。企业难以实现精细化成本管控，这对企业的利润空间造成了一定的挤压。
在会计档案管理方面，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大。手工整理和查找这些档案不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费，使得企业在电子凭证管理上陷入困境。
合思量身定制的电子凭证管理良方
面对该国民零食品牌在电子凭证管理方面的诸多痛点，合思信息技术有限公司为其量身定制了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。
在员工消费环节，差旅申请经业务审批后，员工可通过合思商城订购或TMC订购相关服务，同时系统会自动生成相应对账单。这一举措使得消费流程更加透明、便捷，为后续的财务核算和管理奠定了良好的基础。
在财务核算、记账环节，合思提供了对账结算中心。对于线上统一开票的情况，可实现自动拆分结算和自动记账；对于线下统一开票的情况，则进行线下结算和手工记账。这种灵活的结算方式，满足了企业不同业务场景的需求，提高了财务核算的准确性和效率。
在档案管理方面，合思达到L4级无需报销标准，可实现共享受阅、混序装盒、自动制档；其他TMC环节为L3级无需报销，需录入发票等档案。通过多源采集，实现智能制档、实物档案混序归档以及档案借阅全线上化管理。员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，还能实现同屏比价，统一开票、自动拆分对账、记账去人工化，大大减轻了员工和财务人员的工作负担。
合思方案带来的电子凭证管理巨变
合思的解决方案为该国民零食品牌带来了显著的成效。从数据上看，该企业在合思商城的差旅消费从2023年3月的40%左右上升到2024年2月的75%左右，年度差旅费用节约约200万元，财务入账效率提升60%。这不仅降低了企业的运营成本，还提高了财务工作的效率。
在业务与财务连接方面，实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。通过打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链，确保了电子凭证管理的准确性和安全性。
在管理模式方面，实现了线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范了档案室管理；简化装订流程，大幅降低了成本。这些改变使得企业在电子凭证管理方面更加高效、便捷。
合思电子凭证管理方案优势与未来展望
合思的无需报销解决方案，成功帮助企业解决了财务和运营管理中的诸多痛点，实现了降本增效和数字化转型。其财务收支管理平台功能强大，具备差旅申请、商旅线上订购、发票采集等20多项功能，还能为企业提供定制化服务和持续更新升级。
电子凭证数字化转型是实现开具、接收、报销、入账和归档全链无纸化的必然趋势，企业应顺应这一趋势，提早布局。合思在全国多个城市设有服务网络，联系方式便捷，电话400 – 105 – 6505，网站www.hosecloud.com 。
如果您的企业也在电子凭证管理方面面临困扰，不妨与合思合作，免费试用合思的解决方案，开启电子凭证管理的数字化转型之旅，为企业的发展注入新的动力。
