在当今竞争激烈的商业环境中，高效的财务档案管理对于企业的稳健发展至关重要。以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，这家成立于1999年的企业，是国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商。它拥有国家认定厨房工业设计中心，还是国家认定“智能制造示范企业”。在全球，金牌橱柜有超4000家高端品牌专卖店，海内外建有5大专业生产基地，92家归档主体，企业人数达6000+。然而，如此庞大的企业规模也带来了财务档案管理的难题，而合思档案的出现，为其解决了这些难题，实现了降本增效。
传统困境：金牌橱柜财务档案管理之殇
在合思档案介入之前，金牌橱柜的财务档案管理处于传统模式，面临着诸多挑战。
在整理环节，会计档案散落于各个系统，档案数据难以有效利用。工作人员需要逐一打印文件，然后进行手工匹配、组装、装订，最后上架。这一系列繁琐的操作不仅耗费大量人力和时间，而且容易出现错误。
保管环节同样存在问题。财务档案需要在财务部门临时保管1年，1年后再移交至综合档案管理。这期间，档案的流转和交接增加了管理的复杂性。
存储环节，金牌橱柜采用独立档案室管理，存放大量的纸质档案。这不仅占用了大量的物理空间，还增加了档案保管的成本和风险。
在管理利用方面，以纸质档案管理为主，每年进行实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查，效率极其低下。这种传统的档案管理方式已经无法满足金牌橱柜快速发展的需求。
破局之道：合思档案定制化解决方案
合思针对金牌橱柜的痛点，提供了一套全面的解决方案。
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统一存储：打破数据孤岛
合思档案打破了数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一储存、统一标准和统一管理。这使得会计文件共享更加便捷，所有相关档案都可以在一个平台上进行管理和查询。 -
业务证据链完整：实现业财一体
通过搭建会计资料之间的关系，合思档案实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。这意味着工作人员可以从业务角度快速定位到相关的财务档案，反之亦然，大大提高了工作效率。 -
数据共享，一站式查阅：高效获取信息
合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，让查阅变得便捷高效。工作人员可以通过一站式查阅功能，快速获取所需的会计文件共享信息，无需再在众多的纸质档案中苦苦寻找。 -
银行回单无纸化：降本增效新举措
海量银行回单自动采集、切割、组装，实现全面无纸化管理。这不仅减少了纸张的使用，降低了成本，还提高了数据处理的准确性和效率，助力金牌橱柜实现降本增效。
落地实施：合思档案的精细部署
合思档案的解决方案实施过程严谨而精细。
首先，利用智能采集功能，通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）、内部系统（如EAI插件、API接口等）自动采集金牌橱柜的各类档案数据。这使得会计文件共享的源头数据更加准确和及时。
接着，利用预归档服务中的规则引擎和元数据服务，对采集到的数据进行分类和处理。确保信息的有序性和可追溯性，为后续的管理和利用打下坚实的基础。
按照预设规则，对凭证数据进行自动匹配组装。通过业务检测保障证据链完整，并对档案关联规则进行可视化配置。这一步骤确保了会计文件共享的准确性和完整性。
在档案管理环节，对金牌橱柜的档案进行精准权限管控，灵活扩展档案目录。确保档案存储和使用的安全性和规范性，让会计文件共享在安全的环境中进行。
显著成效：数据见证实力
方案实施后，金牌橱柜取得了显著的成果。
档案匹配耗时减少了84%，这意味着工作人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。会计文件共享的效率大幅提升，工作流程更加顺畅。
档案查询耗时减少了80%，工作人员可以快速获取所需的档案信息，提高了工作效率和决策的及时性。
预估节省总体成本30万+/年，这对于企业来说是一笔可观的费用。通过会计文件共享的优化，实现了资源的有效利用和成本的降低。
档案合规性达到了100%，确保了企业的财务档案管理符合相关法规和标准。这为企业的稳健发展提供了有力保障。
客户赞誉：金牌橱柜的高度认可
金牌橱柜相关负责人表示，合思档案的实施让公司的财务档案管理实现了质的飞跃。不仅大大提高了工作效率，降低了成本，还确保了档案的合规性，为公司的数字化转型提供了有力支持。
财务人员也反馈，合思档案的一站式查阅功能让他们可以快速获取所需的会计文件共享信息，无需再像以前那样花费大量时间在纸质档案中查找，工作变得更加轻松高效。
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