合思档案:开启电子会计档案管理数字化转型新征程

合思档案:开启电子会计档案管理数字化转型新征程
在企业数字化转型的浪潮中,电子会计档案的重要性日益凸显。它是实现企业全面数字化的“最后一公里”,只有保证档案的原生性,才能确保企业财务档案管理合规,最终达成企业全面数字化的目标。无论是政策的推动、合规的要求,还是在当前经济环境下帮助企业降本增效,电子会计档案都已成为企业数字化建设的必然选择。

合思,一家创立于2014年的科技公司,专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。其旗下的合思档案,作为领先的单套制电子会计档案管理平台,秉承以客户为中心的服务理念,凭借广泛的直营服务网络和合作伙伴,已为众多企业提供了优质的电子会计档案管理服务。

市场形势:数字化浪潮下的档案管理新挑战

2025年,数电票将实现全覆盖,这使得企业财务档案管理面临新的挑战,信息化建设亟待加强。数电票正快速扩张,在收票和开票的政策及试点范围上都有了新的进展。

国家政策大力支持电子会计档案管理,明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力,企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临。从部门规章到国家法律,都全面肯定了电子档案的法律效力,电子会计凭证可以以电子形式保存形成电子会计档案,但需要建立电子会计凭证与相关联的其他纸质会计凭证的检索关系。

数电票须经过验签、解析,以XML格式存档,XBRL文件要求写入财务入账信息。企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”财务档案管理的要求,电子档案导入成为企业实现合规管理的关键环节。

痛点分析:传统档案管理的困境与难题

企业在电子会计档案管理方面面临着诸多问题和挑战。企业高管深受纸质档案管理成本高、储存占地大的困扰,而且档案数据缺乏汇总整理,难以进行分析利用。

财务人员则被海量的档案数据所淹没,整理工作不仅耗费大量时间,还需要手动逐一匹配、核对确认,枯燥繁复的工作极大地降低了他们的工作热情。

业务人员在出差、招待后报销时,纸质票据需要留存再上交,繁琐的流程耗费了大量时间。

企业还存在着高显性成本,如纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大;高隐形成本,如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙、数据不能有效利用;高合规风险,如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题。而电子档案导入的不顺畅,更是加剧了这些问题的严重性。

解决方案整体策略概述:合思档案的全方位应对之策

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案(标准方案)+六大场景解决方案,能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统,实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收,电子档案导入过程更加顺畅高效。

合思档案不仅仅是一款电子档案管理产品,更是管理与服务的融合。它针对CEO/高管、归档员/财务、外部审计等不同角色提供不同的解决方案,助力企业解决档案管理问题,实现数字化转型。

为响应电子凭证会计数据标准化试点工作,合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案,支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作,实现数电票全流程闭环管理。同时,通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位,服务实物档案全流程线上化管理,实现实物档案的创新管理和便捷利用,电子档案导入在其中起到了关键的衔接作用。

核心模块:合思档案的强大功能支撑

  1. 多源采集
    基于跨系统数据集成要求,合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成,预制系统连接器,可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。它支持自定义数据采集方案,满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料,还支持多种便捷手动数据补录方式,确保电子档案导入的全面性和准确性。
  2. 智能制档
    合思档案实现了会计档案关联规则可视化配置,能够让不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装,整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据,可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射,帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。同时,它提供“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案,保障归档数据真实、完整、安全、可用,为电子档案导入后的管理提供了坚实保障。
  3. 档案管理
    合思档案支持自定义创建用户管理角色,隔离各核算账套数据权限,按照职能角色配置功能、操作权限,进行水印权限管理。它还支持自定义档案目录分类,灵活拓展档案目录框架,动态自动封装归档接口。系统规范预置档号,满足国标档号规则格式,支持根据企业制度自主排列、扩展,使得电子档案导入后的管理更加有序。
  4. 档案应用
    合思档案支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询,按目录、全文检索,按检索条件快速定位结果,支持批量检索。智能搭建多种类型组合关系结构树,实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持第三方业财系统直接查看档案信息,为第三方系统提供档案影像调阅接口。实现档案数据资产化,提供档案借阅服务,全流程线上化管控档案移交、鉴定、销毁,线下实物管理实现电子与实物档案高度关联,电子档案导入后的应用更加高效。

竞争优势:合思档案脱颖而出的秘诀

合思档案具有广泛连接的能力,能连接各类异构业财系统,广泛采集数据,成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统,电子档案导入在这个过程中能够无缝衔接。它拥有强大的规则匹配能力,可实现100%自动归档,最大程度减少人工介入,实现自动组装、归档。

合思档案是符合国家政策要求的档案系统,能进行电子会计档案合规性管理,满足接收管理数电票的能力,且拥有稳定的迭代能力,及时应对变化。通过多种技术手段,如大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联、海量数据秒级查询,为企业提供高效的档案管理服务,电子档案导入的效率和质量都得到了有效保障。

成功案例:合思档案的卓越成效见证

某企业年单据量2.6亿,面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化等解决方案,实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。数据加载仅需30s、关联匹配15min,大大提高了工作效率,电子档案导入让整个管理流程焕然一新。

某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地,力保电子会计档案合规,低碳环保。整理匹配效率提升80%,存储空间成本减少300册/年,纸张打印成本减少100万张纸/年,电子档案导入推动了企业档案管理的变革。

某企业档案管理低效,会计档案散落各系统,数据未有效整理利用。合思档案的数据集成、业务检测、跨系统调阅等方案,实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W +/年,档案匹配耗时减少84%,档案查询耗时减少80%,电子档案导入为企业带来了实实在在的效益。

某教育集团业务系统多、数据隔离,档案管理各环节存在诸多问题。合思档案的数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理等方案,形成了多向、网状管理结构,简化了会计管理流程,提高了工作效率,电子档案导入成为了企业数字化转型的关键一步。

结尾:选择合思档案,开启数字化转型新篇章

合思档案能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点,助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型,实现会计档案价值的深度应用。电子档案导入在其中发挥着至关重要的作用,为企业的数字化转型提供了有力支持。

合思档案拥有专业的服务体系,在全国多地设有服务地点,提供电话咨询服务,网站和微信公众号、小程序等渠道方便企业了解和使用产品。众多成功案例证明了合思档案的有效性和可靠性,企业选择合思档案可以实现降本增效、合规经营和低碳运营,让有限更有效。

合思档案持续以客户为中心,聆听用户需求进行产品迭代,为每一个企业提供更好的数字化转型服务,帮助企业提升竞争力。如果您想体验合思档案带来的高效电子会计档案管理,不妨点击免费试用,开启企业数字化转型的新征程!

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captaincaptain
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