在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，早在2011年就踏上了财务数字化转型和业财融合的征程。这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业，业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，其产品广泛应用于国家重点建设项目，并在2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。
然而，动力源在漫长的系统自研之旅中，却遭遇了诸多挑战。整体流程复杂，系统壁垒高，实际成效与预期存在较大差距。这不仅影响了企业的运营效率，也对企业的合规经营带来了一定压力。而跨部门费用管理问题，正是其中的关键痛点之一。
转型痛点：跨部门费用管理难题凸显
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多系统操作体验差合规难
动力源的员工在进行申请单提交时，需要在各系统间频繁切换，操作极为繁琐。而报销数据需要财务人员手工录入系统，发票验真、查重等工作也只能手工进行。这就导致假票、错票、重票等情况难以避免，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间。在跨部门费用管理中，这种多系统操作的弊端更加明显，不同部门之间的费用数据难以统一管理和核对，增加了管理成本和风险。 -
系统割裂数据分散信息滞后
同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，在跨部门费用管理中，无法对业务运营及时操偏，容易导致费用超支等问题。 -
业务覆盖面广报销模式复杂
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。报销涉及的事项和发票类型多，稽核繁琐，不同类型费用支付方式不同。在跨部门费用管理中，这种复杂的业务模式增加了费用管理的难度，不同部门之间的费用标准和报销流程难以统一，容易出现管理混乱的情况。 -
组织架构复杂各主体流程繁复
公司组织架构迅速扩展到全国，导致管理程度不一致。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交差申请，业务流程难统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复、信息一致性难保证。在跨部门费用管理中，这种组织架构和流程的差异，使得费用管理的协调难度加大，容易出现信息不对称和沟通不畅的问题。
合思方案：重塑跨部门费用管理格局
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系统集成数据互通
合思在系统集成方面，将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。通过这种方式，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了不同系统之间的数据壁垒，为跨部门费用管理提供了准确的数据支持。 -
产品应用无需报销
合思的无需报销模式，颠覆性重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感提升。消费受申请单&差标管控，消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。在跨部门费用管理中，这种模式简化了报销流程，提高了费用管理的效率和合规性。 -
系统连接能力强
合思采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。这对于跨部门费用管理来说，能够实现不同部门之间的信息共享和协同工作，提高管理的透明度和效率。
实施步骤：紧密合作稳步推进
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全面梳理分析
合思团队与动力源紧密合作，先对动力源现有的系统和业务流程进行全面梳理和分析。明确各系统之间的数据关联和业务逻辑，找出跨部门费用管理中存在的问题和痛点，为后续的解决方案实施奠定基础。 -
系统对接集成
按照系统集成的方案，逐步完成HR系统、BPM系统与合思费控的对接。确保数据的准确同步和实时更新，实现跨部门费用数据的集中管理和共享。 -
员工培训推广
在产品应用方面，对动力源的员工进行培训，让他们熟悉无需报销的流程和操作方法。通过培训，提高员工对新流程的接受度和操作熟练度，确保新的流程能够顺利推行，提升跨部门费用管理的效果。
成果效益：跨部门费用管理成效显著
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多系统集成体验革新
通过多系统集成，数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期缩短3周，效率提升300%，会计工作量大幅缩减，人员成本节约50%。在跨部门费用管理中，这种效率的提升和成本的节约，使得企业能够更加合理地分配资源，提高整体运营效益。 -
员工体验提升
申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短员工填报时间，简化报销流程，提升使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资。这不仅提高了员工的工作积极性，也在跨部门费用管理中减少了员工因报销问题产生的沟通成本和时间成本。 -
财务压力降低
审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低基础工作压力，从手动制作单据到智能制单，节省更多精力做更有价值的工作。在跨部门费用管理中，财务人员能够更加专注于费用的分析和管控，提高管理的精准度。 -
管理决策优化
实现事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，实时了解企业经营数据。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。在跨部门费用管理中，管理者能够更好地协调各部门之间的费用支出，优化资源配置。
客户评价：高度认可持续合作
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思解决方案的高度认可，也证明了合思在跨部门费用管理方面的能力和优势。
合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，已帮助众多像动力源这样的企业解决财务数字化难题，提升企业的竞争力。在跨部门费用管理方面，合思的解决方案能够有效解决企业面临的痛点，实现降本增效和合规经营。
如果您的企业也面临着财务数字化转型的困扰，特别是在跨部门费用管理方面存在难题，不妨选择合思，开启降本增效、合规经营和低碳运营的新征程。现在，您可以免费试用合思的财务数字化解决方案，亲身感受其带来的改变和价值。
