在当今竞争激烈的商业世界中，财务数字化转型已成为企业提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的领军企业，早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合的征程。这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业，业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，其产品广泛应用于国家重点建设项目，并于2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，在漫长的系统自研之旅中，动力源遇到了诸多挑战，整体流程依然复杂、系统壁垒高，与预期的财务数字化转型目标差距较大，尤其是在差旅报销时间管理方面，问题愈发凸显。
痛点剖析：差旅报销时间管理困境重重
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多系统操作之殇
动力源的员工在进行差旅报销时，面临着多系统操作体验差的问题。申请单需要员工在各系统间频繁切换提交，这不仅耗费大量时间，还容易出现信息遗漏和错误。报销数据需要财务手工录入系统，发票验真、查重也只能手工进行，导致假票、错票、重票情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了员工和财务人员大量的时间，使得差旅报销时间管理陷入困境。 -
系统割裂困局
同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，这使得财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，耗时费力，管理者无法实时掌握数据信息，无法对业务运营及时操偏，严重影响了差旅报销时间管理的效率。 -
业务复杂难题
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，差旅报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作异常繁琐。不同类型费用支付方式不同，进一步增加了报销的复杂性，使得差旅报销时间管理难度加大。 -
组织架构之难
公司组织架构扩展到全国，导致管理程度不一致，总部与分公司的出差申请方式不同，业务流程难统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复、信息一致性难保证，这无疑给差旅报销时间管理带来了巨大的挑战。
合思方案：重塑差旅报销时间管理新格局
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系统集成：数据互通的桥梁
合思为动力源提供的解决方案中，系统集成是关键的一步。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。通过系统集成，打破了数据壁垒，为差旅报销时间管理提供了坚实的数据基础。 -
无需报销：员工与财务的双赢
无需报销模式是合思解决方案的一大亮点。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受申请单&差标管控，消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一模式不仅简化了差旅报销流程，还大大缩短了报销时间，提高了差旅报销时间管理的效率。 -
强大连接：打破数据流转壁垒
合思费控的系统连接能力强大，Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，为差旅报销时间管理提供了有力的技术支持。
实施步骤：稳步推进差旅报销时间管理变革
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系统集成先行
首先进行系统集成工作，把动力源原有的HR系统、BPM系统等与合思费控进行对接，实现基础数据和业务数据的同步。这一步是整个解决方案实施的基础，为后续的流程优化和效率提升奠定了坚实的基础。 -
无需报销落地
推动无需报销模式的落地，让员工逐渐适应因公消费免垫资、免开票的流程，同时财务部门按照新的流程进行对账、结算和凭证生成等工作。这一步需要员工和财务部门的积极配合，通过培训和宣传，让大家充分了解和接受新的报销模式。 -
数据高效流转
利用合思费控的系统连接能力，实现业务数据在各系统间的高效流转，保障各部门能及时获取所需信息。这一步是提升差旅报销时间管理效率的关键，通过数据的实时共享和协同，减少了信息传递的时间和成本。
显著成果：差旅报销时间管理成效卓著
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操作体验革新
多系统集成，数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期缩短3周，效率提升300%。这一成果直接体现了合思解决方案在差旅报销时间管理方面的显著成效，让员工从繁琐的报销流程中解脱出来，将更多的时间和精力投入到工作中。 -
成本大幅节约
会计工作量大幅缩减，人员成本节约50%。员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短员工填报时间，简化报销流程，提升使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，进一步降低了企业的差旅成本。 -
费控合规统一
财务审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，节省更多精力做更有价值的工作，提高了财务工作的效率和质量。 -
全程管控决策
管理实现事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，实时了解企业经营数据。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，为企业的发展提供了有力的决策支持。
动力源评价：合思助力差旅报销时间管理升级
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思解决方案的高度认可，也证明了合思在差旅报销时间管理方面的专业能力和服务水平。
携手合思：开启高效差旅报销时间管理之旅
北京合思信息技术有限公司是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。已有众多像动力源这样的专精特新企业选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。如果您的企业也面临财务数字化转型的难题，尤其是在差旅报销时间管理方面存在困扰，不妨选择合思，开启高效财务管理之旅，还可免费试用，亲身体验合思解决方案的魅力。
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