合思档案：引领电子会计档案管理新时代

在数字化浪潮的推动下，我国电子凭证改革正驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着电子凭证全流程无纸化时代已经到来。

电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅能优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。在这个重要的历史节点，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于其在行业应用中的深度实践与案例经验，合思发布的《电子会计档案实践案例集》具有极高的参考价值和借鉴意义。

市场形势：政策与趋势双轮驱动

我国电子凭证改革的加速推进，使得电子凭证开具端已基本实现数字化适配。电子凭证接收、报销、入账、归档等环节的“最后一公里”即将全面打通，电子凭证数字化转型的步伐将进一步加快。

电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必然趋势，它能够推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。国家对电子会计档案管理的重视，促使企业加快实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化。同时，行业内越来越多的企业开始关注和实施电子会计档案管理，以提高财务管理效率和合规性。在这样的市场形势下，企业对于高效电子会计档案管理解决方案的需求日益迫切。费用报销流程作为其中的重要环节，也需要更加智能化、便捷化的管理方式。

传统痛点：成本高企效率低下

在传统电子会计档案管理中，企业面临着诸多痛点。

以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失情况难以避免。纸质档案受限于时间和空间，查找要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案管理，对空间和人力要求巨大，成本高。而且纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存、无法确保数据安全可用，不满足管理要求。在费用报销流程中，这种繁琐的档案管理方式严重影响了报销的效率。

COMMUNE幻师也面临着类似的问题。其档案耗材、打印、存储成本每年高达53323元，门店报销周期长达2个月，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段。费用报销流程在这样的管理模式下变得冗长且低效。

云南菜品牌连锁经营多地直营门店，大量收款回单和财务凭证需要打印后归档，纸质档案打印成本高。档案存储耗费档案盒、档案柜等资源，电子源文件无法得到有效保存，且有丢失、损毁等风险，档案存储成本高。海量资料需要人工查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源，这也使得费用报销流程变得复杂。

金牌橱柜家居科技股份有限公司会计档案散落各系统，档案数据难利用，需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架。财务临时保管1年后移交综合档案管理，独立档案室管理存放纸质档案。纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查，在费用报销流程中，这些操作增加了很多不必要的工作量。

解决方案：全流程打通数字化转型

合思针对企业在电子会计档案管理中遇到的痛点，提出了全面的解决方案。

合思推出的电子会计档案管理平台——合思档案，基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务。

合思档案实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，打破了数据孤岛，实现了数据同源。通过智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等环节，实现电子会计档案全生命周期管理，包括采集、制、管、用四个环节。它还提供便捷调阅不打印，混序归集免组装的功能，以及多维检索、一站式预览、在线借阅、异构系统联查等服务，提高了档案利用效率。在费用报销流程中，这些功能可以让报销更加便捷、高效。

核心模块：智能精准管控安全

合思档案拥有多个核心模块，为企业提供了强大的功能支持。

智能采集模块通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等），实现开放式接口互联和自主采集。大文件自动切割，数电票自动化解析，让费用报销流程中的凭证采集更加智能。

自动制档模块实现智能关联和自动组装，进行四性检测、业务检测和自定义版式文件。凭证数据自动匹配组装，业务检测保障证据链完整，档案关联规则可视化配置，提高了费用报销流程中档案制作的准确性和效率。

精准权限管控模块确保档案数据的安全性和合规性。它可以灵活扩展档案目录，进行水印管理，档号符合国标要求。在费用报销流程中，能够保障数据的安全和合规使用。

多维检索和一站式预览模块，以及在线借阅和异构系统联查模块，实现了档案全场景数字化利用。实物混序归档和可视化盘点档案数据，让费用报销流程中的档案查询和利用更加便捷。

竞争优势：降本增效合规保障

与其他同类产品相比，合思档案具有显著的竞争优势。

自动化归档告别了重复性工作，档案利用便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析，可实现全流程合规化、自动化、数字化。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，年节约打印成本30万元，年节约存储成本675元，年节约档案室成本14235元，年节约人力成本24000元，年总节约成本338910元。在费用报销流程中，这些成本的节约可以为企业带来实实在在的效益。

合思档案助力多家企业实现了显著的效率提升。好想你减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时；COMMUNE幻师报销效率提升300%；云南菜品牌连锁经营业财融合提升80%，财务提效90%等。在费用报销流程中，这些效率的提升可以让报销更加及时、准确。

通过对接标准工具包，合思档案实现OFD文件与XBRL工具包原生存储。通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规，满足财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理，高效管理，提升财务档案管理能力，实现财务档案数字化。在费用报销流程中，确保了报销凭证的合规性和安全性。

成功案例：多行业应用成效显著

合思档案在不同行业都有成功的应用案例。

好想你健康食品股份有限公司通过合思档案打破壁垒，数据同源，实现一键联查，工作效率有效提升。自动组装，审计便捷。借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配，查阅者查询电子即可定位实物位置。方案收益显著，减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。在费用报销流程中，员工可以更加便捷地提交报销申请，财务人员也能更高效地处理报销。

COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统，实现自动化归档和财务数据分析。去人工化，减少人力成本50%，提高效率。资产化，深度分析档案数据，满足内审需求。方案收益包括纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。费用报销流程变得更加简洁、快速。

云南菜品牌连锁经营通过合思落地财务数字化，提高总部和门店业财融合效率80%。记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单。财务档案利用便捷，多维检索能力满足多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据。节省打印、存储等总体成本30万/年。财务提效90%，成功落地了精细化运营的财务中台，业财融合达成80%，100%的合规降本。费用报销流程更加规范、高效。

金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案统一存储，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等四证。业务证据链完整，实现以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树。银行回单无纸化，海量银行回单自动采集、切割、组装。方案收益为档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性100%。费用报销流程中的数据处理更加高效、准确。

服务体系：专业团队全方位支持

合思秉承以客户为中心的服务理念，构建了完善的服务体系。

合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，为产品的研发和创新提供有力支持。研发团队不断探索新技术、新方法，为合思档案的功能升级和优化提供保障。

在全国22个城市设有直营服务网络，能够及时响应客户需求，为客户提供本地化的服务。直营服务团队深入了解当地企业的需求和特点，为客户提供个性化的解决方案。

通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，进一步扩大服务范围，为更多客户提供优质的产品和服务。合作伙伴与合思紧密合作，共同推广合思档案，为客户提供更加全面的服务。

合思拥有专业的服务团队，能够为客户提供全方位的技术支持和售后服务。无论是在费用报销流程的设置，还是在系统的日常使用中，客户遇到的问题都能得到及时解决。

我国电子凭证改革的加速推进，让电子凭证全流程无纸化时代已经到来。合思档案全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，为企业提供了有效的解决方案。它具有自动化归档、便捷利用、成本节约、合规性保障等优势，能够帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。众多成功案例表明，合思档案在不同行业都取得了显著的应用效果，为企业带来了实实在在的价值。

合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断创新和优化产品和服务，助力更多企业实现财务数智化转型，让有限更有效。如果您想体验合思档案为费用报销流程带来的便捷与高效，不妨免费试用一下。