文档归档智能化：合思档案引领企业财务档案管理新变革

在数字化浪潮席卷的当下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票全覆盖的目标，让企业财务档案管理直接面对新的考验，信息化建设的短板亟待补齐。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业不同角色都面临着各自的难题。企业高管为纸质档案管理成本高、储存占地大，且档案数据难以汇总分析而发愁；财务人员则被海量的档案数据和繁琐的整理工作折磨，手动匹配、核对确认的工作枯燥又低效；业务人员在出差、招待后的报销流程中，纸质票据的留存和上交也耗费了大量时间。同时，纸质凭证输出的耗材成本高，存储空间需求大，手工装册归档的重复性工作多，查询调阅的条件不够精细，数据无法有效利用，电子会计凭证文件也缺乏有效的管理手段，甚至不可抗力还可能导致纸质档案损坏。

面对这些难题，合思档案解决方案应运而生，以文档归档智能化为核心，为企业提供了全面、高效的财务档案管理方案。

多元角色专属方案，共筑管理新蓝图

合思档案针对不同角色提供了精准的解决方案。
对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障企业合规管理。它提升了企业财务档案的利用效率，深入挖掘财务档案数据的价值，助力企业决策走向数智化。通过数字化手段，不仅节约了档案管理成本，还提升了档案利用效率，实现绿色低碳运营，为企业打响数字化转型的决胜之战。
归档员/财务人员使用合思档案，能够告别重复低价值的工作，提高工作效率。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，轻松完成档案管理工作，同时提高档案利用效率。
对于外部审计，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，应收尽收，为文档归档智能化提供了有力支撑。

全流程精细功能，开启智能新体验

合思档案在数据采集、制档、管理、应用等方面具备强大的功能。
在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入，为文档归档智能化奠定基础。
智能制档方面，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，让文档归档智能化更加高效。
档案管理方面，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号、档案册号编制规则，支持根据企业制度自主排列、扩展等，确保文档归档智能化的有序进行。
档案应用方面，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，实现档案数据资产化。档案借阅服务中借阅人可在线查看、支持下载，管理员可使借阅过程透明化，一键到期催还，充分体现文档归档智能化的应用价值。

核心亮点闪耀，彰显独特优势

合思档案具有合规性、高效性、创新性等核心亮点。
在合规性上，合思档案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，有“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测还基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，确保文档归档智能化符合法规要求。
高效性方面，大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，能深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值，让文档归档智能化快速高效。
创新性上，档案扩展解决方案可通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，为文档归档智能化注入创新活力。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，强化文档归档智能化的可靠性。

多重价值赋能，推动企业发展

合思档案为企业带来了显著的价值。
它实现了显著的降本增效，节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，让企业更有效地“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，档案不打印，是文档归档智能化的直接体现。
电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，促进业财融合，推动文档归档智能化与企业业务的深度结合。
让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，从数据到决策，为企业的发展提供有力支持，进一步凸显文档归档智能化的价值。
资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，为企业的可持续发展奠定基础，展现文档归档智能化的强大作用。

典型场景覆盖，满足多样需求

合思档案适用于不同规模和行业的企业。
对于年单据量2.6亿的企业，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案可多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程，减少打印与邮寄，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，助力企业实现文档归档智能化。
集团型企业面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案可实现安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，为集团型企业的文档归档智能化提供保障。
多系统数据互联的企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的数据集成方案可广泛连接、应收尽收，业务检测方案能核查档案关系链条和数据金额匹配情况，跨系统调阅方案可实现跨系统调阅完整业务链条的档案数据，达到统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理的成效，促进多系统数据互联企业的文档归档智能化。
K12民办教育集团面临采集、存储、整理、利用等方面的低效档案管理问题。合思档案的数据集成方案可应收尽收、统一数据标准，智能化制档方案可实现智能化自动组装，电子原文件独立管理可完成电子票据的合规存档，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，推动K12民办教育集团的文档归档智能化进程。

成功案例见证，实力铸就辉煌

海亮教育在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%，充分体现了文档归档智能化带来的高效与便捷。
徐福记多地连锁门店，70 +分公司，年数据量2.6亿，合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升，展示了文档归档智能化在连锁企业中的强大优势。
中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定，凸显了文档归档智能化的实际成效。
金牌橱柜积极响应国家政策，与合思档案通力合作，以聚合化，结构化，业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效，体现了文档归档智能化在企业中的应用价值。

精准定位，差异化优势凸显

合思创立于2014年，是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 +企业客户，是福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。
合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，提供便捷调阅不打印，混序归集免组装的服务，打破物理空间限制在线自由调阅，预置规则引擎自动匹配业务数据等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链，通过关键词检索快速定位相关档案，融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，突出了文档归档智能化的领先地位。
合思自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化，为文档归档智能化提供技术保障。
合思档案获得计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收，彰显了文档归档智能化的可靠性和权威性。

合思档案以文档归档智能化为核心，帮助企业解决财务档案管理难题，实现数字化转型和降本增效。在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案在全国多地设有地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com ，还有微信公众号和微信小程序。欢迎企业选择合思档案，开启高效、合规、智能的财务档案管理之旅，现在就可以免费试用，体验文档归档智能化的魅力。