合思档案：开启企业财务档案管理新时代，助力差旅流程效率提升

在当今数字化浪潮汹涌的时代，企业面临着诸多财务档案管理的挑战。2025年即将实现数电票全覆盖，这让企业财务档案管理不得不直面全新的挑战，信息化建设急需加速推进。在纸电混合的时代背景下，企业各层级人员都面临着不同的档案管理难题。

企业高管承受着纸质档案管理成本高昂的压力，不仅储存占地巨大，而且档案数据难以进行有效的分析和利用。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作既耗费时间又枯燥乏味。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐，耗费大量时间。同时，纸质凭证输出的耗材成本高，档案室和档案柜的存储空间需求大，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅的条件颗粒度粗糙，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。这些高显性成本、高隐形成本和高合规风险，不仅浪费了企业的资源，还导致内部协作滞后，财税管理效率低下。即使企业在推行数字化过程中解决了线上业务处理的问题，但在归档、储存环节仍然存在纸质文件储存和数据存储线下载体的问题，影响了企业的全面数字化进程。

而合思档案，正是为解决这些难题而诞生的专业解决方案。

一、精准破局：合思档案应对企业档案管理难题

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。它能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收，满足企业在不同场景下的档案管理需求。

对于CEO和高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理。它提升了企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，助力企业决策实现数智化，从而实现降本增效和绿色低碳运营，为差旅流程效率提升提供有力的数据支持和决策依据。

对于归档员和财务人员来说，合思档案能显著提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。它实现了档案数据同源，便于监控和分析，使财务人员能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，进而提升差旅费用报销等流程的处理效率，促进差旅流程效率提升。

对于外部审计，合思档案可实现档案外审在线化、可溯源。审计人员可以一键查询借阅，权限也能一键下放或回收，财务人员无需与审计人员重复沟通和补充审计资料，提高了审计效率，也间接为差旅流程相关审计提供便利，推动差旅流程效率提升。

二、功能大观：合思档案全面专业展示

合思档案的功能涵盖了多个层面。内部产生的会计资料丰富多样，包括记账凭证、报销单据、审批单据、会计账薄、会计报表、销售订单等；外部系统也十分广泛，涵盖核算系统（费控系统、资金系统等）、OA系统、CRM、SRM等；业务层涉及银行回单、银行流水、进项发票、销项发票、财政票据、完税证明等。

电子会计档案全生命周期管理更是全面细致。智能采集方面，外部生态通过规则引擎等方式，内部通过EAI插件等实现；预归档服务包括自动归档、业务检测等；基础管理涵盖档号管理、账套管理等；档案服务有身份调查、全文检索等；统计分析包括进销项统计、资金统计等；应用层包括辅助审计、证据方案库等。

多源采集支持接口互联自主采集，提供自动生成式Open API，预制系统连接器，支持自定义数据采集方案；还支持手动采集自主补录，单张PDF大文件多张回单/发票可自动切割，自定义配置Excel导入模板可实现结构化数据批量导入。

智能制档通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，减少了90%的人工匹配工作量；字段映射查阅便捷，通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射；还具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。这些功能为企业差旅流程中的各类费用凭证管理提供了全面且专业的支持，有助于差旅流程效率提升。

三、核心亮点：合思档案独特优势凸显

合思档案具有诸多核心亮点。便捷调阅不打印，混序归集免组装，打破了物理空间的限制，用户可以在线自由调阅。它预置规则引擎，能够自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，在确保档案完整性的同时，还能自由穿透档案链，通过关键词检索可以快速定位相关档案。它融合了“混序归档”“分类归档”等功能，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地，同时也方便了差旅相关档案的查阅和管理，提升差旅流程效率提升。

大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据能够秒级查询，深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据价值，对于差旅流程中大量的费用单据管理具有重要意义。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，满足差旅流程中多样化的档案管理需求。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，创造性地提供财务视角下完整性检测方案，保障财务合规，为差旅费用的合规管理提供保障，促进差旅流程效率提升。

四、价值体现：合思档案对企业意义重大

合思档案为企业带来了显著的价值。它实现了显著的降本增效，让企业更有效地“收紧钱袋子”。彻底告别传统手工归档，档案不打印，节约了纸张成本和整理成本，提升了检索效率，确保了管理合规性，在差旅流程中减少了纸质票据的处理成本和时间，提升了差旅流程效率提升。

电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，使得差旅流程与财务系统更加紧密地结合，提高了整体运营效率。

它让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。通过对差旅数据的分析，企业可以优化差旅政策，进一步提升差旅流程效率提升。

资源重组，实现企业效益最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，在差旅流程中，各环节的数据共享和协同更加顺畅，提高了差旅流程的整体效率。

五、典型场景：合思档案适用性广泛

合思档案有多个典型使用场景。共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，在差旅流程中，方便相关人员快速查阅差旅费用的各项档案，提升差旅流程效率提升。

数电票解决方案为企业提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，简化了差旅费用报销中数电票的处理流程，促进差旅流程效率提升。

实物备查可智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实现实物档案全流程管理定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，对于差旅中的实物票据管理提供了有效的解决方案，有助于差旅流程效率提升。

档案应用实现电子与实物档案高度融合，多维检索满足多场景查询需求，一站式预览穿透联查，支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等，还能实现档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理的全流程线上化管控，全面提升了差旅档案管理的便捷性和效率，推动差旅流程效率提升。

六、成功案例：合思档案实力见证

多个企业的成功案例证明了合思档案的强大实力。某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化等解决方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据能够穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理实现自动化，企业成本降低，差旅流程也得到了优化，差旅流程效率提升显著。

某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等，提升了整理匹配效率，减少了存储空间成本和纸张打印成本，也为集团的差旅流程管理提供了规范和效率提升的保障，促进差旅流程效率提升。

某企业档案管理低效，存在档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不合规范等问题。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，节省了成本，提高了合规性，差旅流程中的档案管理也更加高效，差旅流程效率提升明显。

某教育集团档案管理存在采集、存储、整理、利用等方面的低效问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，差旅流程也因此得到了优化，差旅流程效率提升得以实现。

七、市场定位：合思档案竞争力凸显

合思创立于2014年，是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。

合思档案拥有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统；具备100%自动归档能力，强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入；是符合国家政策要求的档案系统，满足电子会计档案合规性管理；拥有灵活承接、持续迭代的能力，能满足接收管理数电票的能力，及时应对变化。

合思档案获得了计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收，通过SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证。

合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思。这些优势为企业的差旅流程效率提升提供了坚实的保障。

合思档案能帮助企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。未来，随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案将不断优化升级，为企业提供更优质的服务。它将持续提升自身技术和服务能力，以适应企业日益增长的档案管理需求，为企业的发展提供有力支持，也将持续推动企业差旅流程效率提升。

如果您的企业也想提升差旅流程效率，开启高效、合规的财务档案管理之旅，不妨拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站或扫描微信公众号二维码、微信小程序二维码，免费试用合思档案，体验它为您带来的卓越价值。