合思电子会计档案：解锁企业差旅管控与财务数智化新密码

在当前经济环境下，企业发展面临着诸多挑战，增长速度放缓，利润增长也遭遇瓶颈。而差旅成本，作为仅次于人力资源成本的第二大可控成本，犹如隐藏在企业财务报表中的“隐形杀手”，不断侵蚀着企业的净利润。

差旅成本涵盖范围广泛，从差旅产品采购、出行服务等显性成本，到员工预支、审批流程、报销环节、票据复核等复杂的隐性成本，无一不影响着企业的财务支出和现金流储备。据合思平台及相关调研数据显示，在企业现金流支出中，差旅支出占总运营成本的比例在10% – 40%之间波动。像金融服务、生物医药、软件互联网、高端制造、连锁零售等行业，更是高频差旅支出行业，差旅费用占企业运营成本的20%以上。2023年企业差旅市场经历了“井喷式”增长后，2024年虽转向平稳增长，但机票折扣减少、酒店价格上涨，企业在拓展业务与成本管控之间的矛盾依然突出，成本压力亟待释放。

面对这一困境，合思为企业带来了全方位的财务数智化服务解决方案，电子会计档案作为其中的重要组成部分，为企业的财务管理注入了新的活力。

一站式财务数智化服务新体验

合思依托敏捷的财务收支管理平台，凭借广泛连接的生态体系、双轮驱动的模式创新以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户打造了聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。

在差旅管理方面，合思全流程数智化差旅管理解决方案实现了从线上到线下、从国际到国内的全场景覆盖。通过同屏比价功能，企业能够轻松获得性价比更高的差旅资源。同时，在管理层面，合思不仅实现了全流程管控和全产业链优化，更让全员参与到差旅管理中来。

合思与众多在线旅游代理建立了深度合作关系，拥有覆盖全国2000 + 县市区的170万 + 酒店资源，满足不同客户群体的个性化需求。此外，合思还整合了全球优质的服务商渠道，涵盖全球70多个国家近200万家全球酒店资源、千余家航空公司资源、800多座城市的境外打车资源等，为员工海外出差提供高性价比的出行选择。电子会计档案在这一过程中，能够对差旅相关的财务数据进行高效归档和管理，方便企业随时查询和使用。

核心功能亮点凸显价值

合思平台推出的差旅节省奖励计划“合力省”，为企业差旅管理带来了新的激励机制。当员工选择的酒店价格低于公司设定的差旅标准时，可获得一定金额的红包奖励，这些奖励可在合思商城内用于个人消费。这一举措打破了员工与企业在“省钱”上的对立关系，同时实现了企业无需额外支出的员工激励。电子会计档案可以准确记录奖励的发放和使用情况，确保财务管理的精准性。

基于BI差旅风控系统，合思能够通过员工信息、行程信息与实际乘坐或入住情况、审批详情、费用明细与预算、差标等多维度数据对比，对企业差旅活动进行全面监控与智能分析。实时监控差旅活动是否符合预算和差旅标准，及时发现异常并发出预警。电子会计档案则为风控系统提供了详细的数据支撑，助力企业更好地进行风险管控。

合思还能科学设置差标管控金额，根据不同区县类型制定更加精确的差标管控。在旅游旺季或市场价格上升时，适当提高差旅标准；在淡季或市场价格下降时，相应降低差标。电子会计档案可以记录差标调整的历史数据，为企业的决策提供参考。

2024年起，合思将陆续推出AI智能审批、AI智能推荐助手等诸多功能。AI助手可根据员工的行程、差旅标准、出行习惯，智能推荐最佳出行方式和酒店入住建议，自动完成机票、酒店、火车票预订和打车服务等。电子会计档案将与这些智能功能协同工作，实现财务数据的自动化处理和管理。

企业使用收益显著提升

合思平台数据显示，首批开启合力省的企业，超标订单大幅下降，差旅预算节省幅度可观。员工在激励机制下，能够更加理智地使用公司资金，帮助企业节省成本。电子会计档案可以清晰地记录差旅费用的节省情况，为企业的成本控制提供有力证据。

合思易商卡可实现线下消费的全场景覆盖，员工无需垫资，报销单填写不再繁琐，发票关联和费用一键导入，极大方便了业务人员日常工作与差旅出行。同时，电子会计档案可以自动对易商卡消费数据进行入账和归档，真正帮助企业“捂住钱袋子”。

应用合思电子会计档案可降低70%的档案耗材和存储成本，节约整理成本75%，检索效率提升90%，并实现100%管理合规。这不仅助力企业双碳指标落地，还完成了全面智能化的最后一公里闭环。电子会计档案成为企业财务管理的得力助手，为企业的可持续发展提供了有力保障。

合思解决方案能让企业实现全场景覆盖、全流程管控、全产业链优化、全员参与，在节省显性成本的同时，管控隐性浪费，充分释放差旅数据价值，赋能企业管理者的业务经营决策。电子会计档案在这一过程中，发挥着重要的信息整合和分析作用，为企业的决策提供准确的数据支持。

不同场景应对游刃有余

硬控差旅成本往往会牺牲员工体验，影响企业健康可持续发展。合思通过“合力省”激励机制，让员工主动参与省钱，同时提供灵活的差标调整策略，如根据季节和市场变化调整差标，保证员工出差体验和企业成本控制的平衡。电子会计档案可以记录差标调整对员工行为和企业成本的影响，为企业的策略优化提供依据。

企业业务拓展到下沉市场，传统差旅管控方式无法适应，大部分企业管控维度仅支持到“市”，无法精准控制区县乡镇差旅成本。合思与OTA合作，建立覆盖全国2000 + 县市区的酒店资源，科学设置区县差标管控金额，帮助企业应对下沉市场挑战。电子会计档案可以对下沉市场的差旅数据进行单独分析，为企业的市场拓展提供数据支持。

企业出海业务增加国际差旅管理需求，面临海外差旅资源分散、信息碎片化、多平台操作等难题。合思整合全球优质服务商渠道，提供国际机票、酒店、用车等资源，配备7 * 24小时中英文客服支持，满足企业海外差旅需求。电子会计档案可以对国际差旅数据进行统一管理和分析，方便企业进行跨国财务管理。

企业线下差旅费用管控存在盲区，线下消费不透明，真实性难判断，且传统“先垫付、后报销”模式阻碍合规与透明。合思易商卡可实现企业公户对商户直接付款，同步自动获取凭证入账归档，消灭因公消费管理“盲区”。电子会计档案可以对线下消费数据进行实时监控和管理，确保企业财务的合规性。

成功案例见证实力

某企业员工存在通过违规方式提升出差体验、增加消费支出的情况，应用合思系统后，通过合思BI差旅风控功能进行全员普查，发现大量违规情况。企业立即完善相关差旅制度，并加强差旅数据监控。电子会计档案记录了整个风控过程和数据，为企业的制度完善提供了有力支持。

某连锁零售企业业务转向三四线小城镇，此前差旅管理仅能管控到市级地区，与合思商城合作制定全新差旅管控方案，将差标管控下沉至区县维度。2024年上半年，尽管该企业三线及以下城市的差旅申请单量较去年同期增长8%，但企业三线及以下城市酒店预订消费金额仍同比下降6%。电子会计档案详细记录了该企业差旅数据的变化情况，为企业的决策调整提供了准确依据。

2023年7月合思正式发布合力省项目，截至2024年7月，使用合力省的企业的超标订单占比从4%下降到2%，已累计帮助企业节省差旅费533万元。某企业自2024年3月开通以来，员工通过节省差旅费获得私人消费红包17000元，企业反馈该项目有效节省了企业差旅费，形成双赢。电子会计档案对合力省项目的效果进行了详细记录和分析，为项目的持续优化提供了数据支持。

合思档案客户企业数量近三年增长比例分别为71%、213%和220%，应用电子会计档案的企业可降低成本、提升检索效率、实现合规管理，助力企业全面数智化。这些成功案例充分证明了合思电子会计档案在企业财务管理中的重要作用。

在这场从差旅管理革新出发的新篇章中，合思愿与更多企业一同智控差旅消费，解锁企业“省”与“赚”的新模式，共同迎接更可期待的商业未来。面向未来，企业应用发展的眼光选平台。合思前瞻探索AI技术，迎合企业未来差旅管理的发展趋势，让企业“用得丝滑、管得无形”，帮助企业在AI时代赢得成本优势，挖出更多净利润。

合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为企业提供优质的服务和支持。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。

如果您想体验合思电子会计档案带来的财务管理新变革，不妨点击免费试用，开启企业财务数智化之旅。