在当今数字化浪潮汹涌澎湃的时代，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
然而，传统的合同与档案管理模式却在这一变革中显得捉襟见肘，暴露出诸多痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，工作人员需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受限于时间和空间，查找一份档案往往要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，严重影响了工作效率。
除了效率低下，传统合同与档案管理还面临着成本高昂的问题。COMMUNE幻师每年在档案耗材、打印、存储方面的成本高达53323元；金牌橱柜家居科技股份有限公司仅打印成本预估就达180000元/年，存储空间成本更是高达90000元/年。此外，纸质档案管理还存在合规性隐患。高新兴科技集团就曾因电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规而面临风险。同时，档案归档规范由人工控制，缺少系统化控制，存在合规性漏洞。
在这样的背景下，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业的合同与档案管理带来了全新的解决方案。
合思档案：全方位财务数智化服务蓝图
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务。它就像一个智能的管家，通过开放式接口互联实现自主采集，将大文件自动切割，对数电票进行自动化解析。在档案管理过程中，它能够智能关联、自动组装档案，进行四性检测、业务检测，还支持自定义版式文件。
在档案管理方面，合思档案实现了精准权限管控，档案目录可以灵活扩展，采用水印管理，档号符合国标要求。在档案利用上，它支持多维检索、一站式预览，在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据。无论是企业内部的审计、项目管理，还是日常的档案查询，合思档案都能提供高效、便捷的服务。
合思档案的电子会计档案全生命周期管理包括采集、制、管、用四个环节。智能采集可借助外部生态（如OCR识别、RPA技术等）、内部系统（如EAI插件、API接口等），还有预归档服务（集成服务、规则引擎、元数据服务等）。基础管理涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等各个方面，档案服务包括辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的合同与档案管理提供了一站式的解决方案。
合思档案：核心功能铸就管理优势
合思档案具有诸多核心功能和显著优势，能够为企业的合同与档案管理带来质的提升。首先，它具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的优势。企业无需再进行重复性的档案整理工作，员工可以通过系统快速调阅所需档案，实现档案利用的便捷高效。
其次，档案数据同源，透明流转。合思档案能够确保企业的财务数据在整个流程中保持一致，便于企业对财务数据进行监控、分析，为企业决策提供有力支持。企业管理层可以通过系统实时了解财务状况，及时调整经营策略。
从成本节约角度来看，自动化归档可降低企业的耗材成本、存储成本和人力成本。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后年总节约成本达338,910元。这对于企业来说，无疑是一笔可观的节省。
此外，合思档案能帮助企业建立完整的财务证据链，实现全面无纸化，支撑便捷、高效的内外部审计需求，助力企业实现数字化转型。在当今严格的监管环境下，合规经营是企业发展的重要保障，合思档案的合规性管理功能能够帮助企业避免潜在的法律风险。
合思档案：应用场景见证实际效果
合思档案在不同行业都有着广泛的应用，为企业带来了显著的实际效果。在食品行业，好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。这使得企业能够将更多的精力投入到核心业务中，提升市场竞争力。
餐饮行业的COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。这不仅降低了企业的运营成本，还提高了员工的工作满意度。
家居行业的金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案实现了档案数据智能化管理，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达100%。这使得企业的合同与档案管理更加规范、高效。
数字阅读行业的帆书借助合思档案实现了全量财务档案数字化存储，电子与实物档案高度关联，财务结账效率提高了50%，仓储需求减少了70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年。这为企业的可持续发展提供了有力支持。
合思档案能帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。众多企业已经从中受益，在合同与档案管理方面取得了显著的提升。如果您也希望为企业的合同与档案管理注入新的活力，不妨尝试一下合思档案。您可以拨打我们的电话400 – 105 – 6505，或者访问我们的网址www.hosecloud.com ，扫描二维码还可了解合思档案的更多案例。现在，我们诚挚地邀请您免费试用合思档案，开启企业财务数智化转型的新篇章！
