在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数智化转型已成为提升竞争力的关键一环。北京合思信息技术有限公司，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技先锋，凭借其敏捷的财务收支管理平台，助力众多企业挖掘更多净利润，实现了财务数字化转型与降本增效的双赢局面。其基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供了聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。众多客户在合思的悉心服务下，收获了显著成效。今天，就让我们走进北京动力源科技股份有限公司的案例，一同探寻合思在员工费用归档等财务数字化领域的卓越表现。
客户简介：电源行业的璀璨之星
北京动力源科技股份有限公司，自1995年成立以来，便在电源行业崭露头角。它是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业，宛如一颗耀眼的明星，在行业中熠熠生辉。
动力源的业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块。凭借其卓越的产品质量和技术实力，成为了中国铁塔、中国移动等国际知名企业的设备主流供应商。其产品更是广泛应用于国家体育场等国家重点建设项目，为国家的基础设施建设贡献着自己的力量。2022年3月，动力源成功入选北京市专精特新“小巨人”企业，这无疑是对其创新能力和发展潜力的高度认可。
业务背景现状与痛点：数字化转型的困境
早在2011年，动力源就敏锐地察觉到财务数字化转型和业财融合的重要性，毅然开启了这一征程。先后自建了费控系统、采购管理系统等多个系统，试图通过这些系统的协同运作，实现财务流程的优化和效率的提升。然而，现实却给了他们沉重的一击。
整体流程依然复杂繁琐，系统之间的壁垒高耸，与预期的效果相差甚远。多系统操作体验极差，员工在申请单提交时需要在各个系统间频繁切换，浪费了大量的时间和精力。报销数据需要财务人员手工录入系统，发票验真、查重也只能依靠手工进行，这使得假票、错票、重票的情况难以避免，给财务工作带来了巨大的风险。
系统的割裂导致数据分散，信息滞后。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，而且准确性也难以保证。
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这使得报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐复杂。不同类型费用的支付方式也各不相同，进一步增加了财务管理的难度。在员工费用归档方面，更是面临着巨大的挑战，效率低下且容易出错。
解决方案：合思打造的一站式破局之策
面对动力源的诸多难题，合思为其量身定制了一套全面的解决方案，采用了合思费控 + 合思商城 + 合思BI + 开放平台的产品组合。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，确保人员信息的实时更新和准确传递。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计，为财务管理提供了有力的数据支持。
在无需报销方面，合思为动力源带来了全新的体验。业务人员因公消费无需垫资、无需开票，极大地提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标的严格管控，确保每一笔消费都符合规定，实现了消费即合规。财务人员可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，最后一键完成员工费用归档，大大提高了工作效率。
合思系统强大的连接能力也是一大亮点。Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转的壁垒。待审批信息可以自动同步到各部门负责人，业务数据能够跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计的效率，让动力源的财务管理更加高效便捷。
实施过程与步骤：稳步推进的变革之路
合思与动力源紧密合作，逐步推进系统集成工作。首先，将HR系统、BPM系统等与合思费控进行数据同步，确保各个系统之间的数据畅通无阻。在这个过程中，合思的技术团队展现出了专业的素养和高超的技术水平，及时解决了数据同步过程中出现的各种问题。
为了让员工能够熟练使用新系统，合思对员工进行了全面的培训。培训内容包括如何在合思商城进行因公消费、如何查看报销进度等。通过培训，员工们逐渐熟悉了无需报销的流程和系统操作，为新系统的顺利运行奠定了坚实的基础。
同时，合思建立了完善的反馈机制，及时收集动力源在使用过程中遇到的问题和需求。针对这些问题和需求，合思的技术团队对系统进行了优化和调整，确保系统能够不断满足动力源的业务发展需求。在员工费用归档方面，也根据实际情况进行了优化，使得归档工作更加准确、高效。
取得的成果与效益：数字化转型的显著成效
解决方案实施后，动力源取得了令人瞩目的成果。多系统集成实现了数据的互通，操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的漫长等待缩短了3周，效率提升了300%，大大减轻了员工的负担。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。员工申请单信息自动赋值，聚合消费功能让员工可以同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工的工作更加轻松愉快。
财务审批有了明确的依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等繁琐流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了更多精力，可以投入到更有价值的工作中。在员工费用归档方面，实现了自动化和高效化，减少了人为错误，提高了归档的准确性和及时性。
客户评价与反馈：高度认可的合作之音
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对合思的解决方案给予了高度评价。他表示，面对动力源复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。合思在员工费用归档等财务数字化领域的专业能力和优质服务，得到了动力源的充分认可。
结尾：开启财务数字化之旅
合思凭借其专业的解决方案和优质的服务，成功帮助动力源解决了财务数字化转型中的难题，在员工费用归档等方面取得了显著的成效。如果您的企业也面临类似的财务数字化挑战，不妨选择合思，开启高效、合规、降本增效的财务数字化之旅。现在，您可以免费试用合思的财务数字化解决方案，亲身感受其带来的便捷与价值。
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