在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务文件管理面临着诸多挑战。如何高效、准确地管理财务档案，实现降本增效，成为众多企业亟待解决的问题。今天，我们以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，看看合思档案是如何助力企业解决财务文件管理难题，实现财务数智化转型的。
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于1999年，作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，它拥有国家认定厨房工业设计中心，更是国家认定“智能制造示范企业”。而合思创立于2014年，是一家专注于为企业单位提供财务数据化产品和服务的科技公司。其通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多净利润。合思推出的电子会计档案管理平台——合思档案，全面打通了电子凭证会计处理全流程各环节。基于在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，合思还精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》。
金牌橱柜财务文件管理困局
金牌橱柜在全球拥有超4000家高端品牌专卖店，海内外建有5大专业生产基地，92家归档主体，企业人数达6000 +。如此庞大的规模，使得其财务文件管理面临着严峻的挑战。
在业务背景方面，金牌橱柜业务广泛且复杂，涉及生产、销售、售后等多个环节，财务数据众多。然而，其现状却是会计档案散落于各个系统，档案数据难以有效利用。财务人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，工作繁琐且效率低下。
财务档案在临时保管1年后会移交至综合档案管理，由独立档案室进行存放。目前仍以纸质档案管理为主，每年进行实物稽查时，需要人工逐一翻查，这不仅耗费大量的人力、物力和时间，还容易出现错误和遗漏。
合思档案破局良方
面对金牌橱柜的财务文件管理难题，合思为其量身定制了一套解决方案。
– 统一存储数据融合
合思档案打破了数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，统一储存，统一标准，统一管理。这样一来，所有的财务文件都有了一个集中的存储地，方便了后续的查询和使用。
– 业务证据链完整呈现
通过搭建会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。这意味着财务人员可以从业务角度快速定位到相关的财务文件，反之亦然，大大提高了工作效率和准确性。
– 数据共享便捷查阅
以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了一站式查阅。财务人员无需在多个系统中来回切换，即可便捷高效地找到所需的财务文件。
– 银行回单无纸化革新
海量银行回单自动采集、切割、组装，实现了全面无纸化管理。这不仅减少了纸质文件的使用，降低了成本，还提高了数据的准确性和及时性，助力企业降本增效。
方案实施精细推进
合思档案解决方案的实施过程严谨有序，分为以下几个步骤：
– 数据采集精准高效
利用合思档案的开放式接口互联·自主采集功能，实现大文件自动切割·数电票自动化解析，能够快速、准确地采集各类档案数据。这一功能确保了数据的完整性和准确性，为后续的制档工作打下了坚实的基础。
– 档案制档智能规范
通过智能关联·自动组装功能，对采集的数据进行四性检测·业务检测·自定义版式文件处理，完成档案制档。这一过程不仅提高了制档的效率，还保证了档案的规范性和准确性。
– 档案管理安全可控
运用精准权限管控·档案目录灵活扩展功能，进行水印管理，确保档号符合国标要求，实现档案管理。这一功能有效地保护了企业的财务文件安全，防止数据泄露和滥用。
– 档案利用便捷多样
借助多维检索·一站式预览功能，支持在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据，实现档案利用。这一功能使得企业可以更加方便地利用财务文件，提高了工作效率和决策的科学性。
方案落地显著成效
经过一段时间的实施，金牌橱柜在财务文件管理方面取得了显著的成果与效益。
档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。这意味着财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了工作效率。
预估节省总体成本30万 +/年。通过减少纸质文件的使用、降低人工成本等方式，企业实现了实实在在的降本增效。
档案合规性达到了100%。合思档案的规范化管理确保了企业的财务文件符合国家相关标准和法规要求，降低了企业的合规风险。
实现了档案数据的智能化管理，提高了工作效率和准确性。企业可以更加及时、准确地获取财务信息，为决策提供有力支持。
金牌橱柜满意之选
虽然文档中未明确提及金牌橱柜具体的评价与反馈内容，但从方案带来的显著收益可以推测，企业对合思档案带来的降本增效成果是非常满意的。合思档案为金牌橱柜解决了财务文件管理的难题，提升了企业的财务管理水平和竞争力。
在当前经济环境下，企业面临着越来越多的挑战和机遇。合思作为专精特新企业，成立以来累计融资超15亿元人民币，在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 +合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 +付费企业、300万 +未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
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