在当今竞争激烈的商业世界中，世界500强旗下的教育服务品牌无疑是行业的佼佼者。然而，即使是这样的巨头企业，在财务文件管理方面也面临着诸多挑战。随着企业规模的不断扩大和业务的日益复杂，传统的财务文件管理方式已经难以满足其发展需求，数字化转型迫在眉睫。
业务困局：传统财务文件管理痛点尽显
该教育服务品牌在业务发展过程中，积累了大量的财务文件。企业的业务和财务系统众多，且相互独立，犹如一座座信息孤岛。这导致结构化数据提取困难，电子发票处理更是耗时费力。工作人员需要手动打印电子发票，进行查重、验伪等操作，不仅浪费了大量的纸张，还增加了时间成本。
实物存档方面，大量的纸质档案占用了较多的物理空间，需要专人进行管理，这无疑增加了企业的运营成本。而且，由于档案保存环境等因素的影响，档案损坏时有发生，企业面临着合规风险。
不断重复的纸质档案录入操作，不仅耗时长，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿和报表的装订要求高，工作人员需要花费大量的时间和精力来完成这些工作。此外，实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，导致档案资产利用率低。这些问题严重制约了企业的财务管理效率，成为企业发展的绊脚石。
破局之策：合思全生命周期电子化方案登场
面对该企业在财务文件管理方面的诸多痛点，合思凭借其专业的团队和强大的技术实力，为其提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案。
合思的方案具有全面性和针对性。档案数据来源广泛，涵盖了电子档案、自研OA以及其他业务系统的数据。自动封装接口多达40种以上，能够广泛连接异构系统，实现0开发成本介入，确保档案应收尽收。
接口传输方式多样，包括影像支撑、外部设备扫描和人工上传等。企业可以根据自身的实际情况选择合适的传输方式，灵活高效地收集各类档案数据。
该方案具备自动归档功能，包括智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁和权限监控等。会计类档案管理范围广泛，涵盖了内部的凭证、订单等，以及外部的纸质发票及影像、银行电子回单等。通过这一方案，企业能够实现财务文件的全生命周期管理，提高财务管理的效率和准确性。
有序推进：合思方案专业实施步骤
合思在实施方案时，展现出了高度的专业性和有序性。
首先，通过广泛连接异构系统，将客户多系统的数据进行整合。打破信息孤岛，实现数据的互联互通，确保档案应收尽收。
接着，利用多种接口传输方式，如影像支撑、外部设备扫描和人工上传等，收集各类档案数据。这些数据被集中存储和管理，为后续的处理和分析提供了基础。
然后，对收集到的档案数据进行智能组单和四性检测。智能组单能够自动将相关的档案数据进行组合，提高工作效率；四性检测则确保档案数据的真实性、完整性、可用性和安全性，为自动归档做好准备。
最后，建立权限监控机制。根据不同用户的职责和权限，对档案数据的访问和使用进行严格的管理和监控，确保档案数据的安全和合规使用。
显著成效：财务文件管理效率大幅提升
在合思方案的助力下，该教育服务品牌取得了显著的成果和效益。
年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状的管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。工作人员无需再花费大量时间进行纸质档案的整理和存储，只需在系统中进行简单的操作，即可完成档案的管理和查询。
档案多维度穿透查询功能，让档案查阅变得简便高效。以电子借阅为主的方式，不仅提高了借阅效率，还实现了档案查阅的留痕管理，方便了企业的内部审计和合规管理。
通过试点改造，该企业实现了财务数据自动化率91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。这表明合思的方案有效地提高了企业的财务管理效率，降低了人力成本。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。
高度认可：客户对合思方案评价颇高
企业财务相关负责人对合思的方案给予了高度认可。他表示，合思的方案有效管理了大量数据，财务管理效率提升、成本降低效果显著。
自2017年建立财务共享中心起，企业就不断推进财务数字化转型。与合思合作建设电子档案系统后，财务自动化率达91%，预计到2024年自动化率将超97%。这充分证明了合思方案的有效性和可靠性。
行动号召：开启财务数字化转型之旅
世界500强旗下的教育服务品牌通过与合思合作，在财务文件管理数字化转型方面取得了显著成效。其他企业也可借鉴其成功经验，选择合思的方案进行财务数字化转型。
合思拥有专业的团队和强大的技术实力，能够为企业提供定制化的解决方案。无论企业规模大小、行业如何，合思都能根据企业的实际需求，量身定制适合的财务文件管理方案。
合思还提供免费试用，让企业无忧体验。企业可以在试用过程中，亲身体验合思方案的优势和价值。同时，合思采用灵活定价模式，企业可以根据自身规模和使用场景选择不同套餐，降低转型成本。
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