发票归档数字化：合思档案引领企业财务档案管理新变革

在数字化浪潮席卷的当下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与机遇。2025年数电票将实现全覆盖，这一趋势促使企业的财务档案管理必须进行深刻变革，信息化建设成为当务之急。数电票的管理有着特殊要求，如严格的验签、解析流程，需以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息等。传统的纸质档案管理模式在这个新时代显得力不从心，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

纸电混合时代，企业不同角色在财务档案管理中都面临着各自的难题。企业高管要面对纸质档案管理成本高、储存占地大，且档案数据难以分析利用的困境；财务人员则被海量的档案数据和繁琐的整理工作所困扰，手动逐一匹配核对的工作既耗时又费力；业务人员在报销纸质票据时，也常常陷入流程繁琐的困扰中。此外，纸质档案管理还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本居高不下，对档案室和档案柜等存储空间的需求巨大；高隐形成本，像手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用；以及高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏等问题。尽管国家政策支持电子会计档案管理，且电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，但企业在推行数字化的过程中，在归档、储存环节仍未完全解决纸质文件储存和数据存储线下载体的问题。

面对这些挑战，合思档案解决方案应运而生，为企业提供了全方位的财务档案管理数字化转型方案。

精准破局：满足不同角色档案管理需求

合思档案针对企业不同角色的需求，提供了精准的解决方案。
对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障企业合规管理。它可以提升企业财务档案的利用效率，深入挖掘财务档案数据的价值，为企业决策提供数智化支持，提升财务服务效率，实现降本增效和绿色低碳运营。
对于归档员/财务人员，合思档案极大地提高了工作效率，让他们告别重复低价值的工作。通过实现档案数据同源，数据能够全流程透明流转，便于监控和分析，轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。
对于外部审计人员，合思档案实现了审计不进档案室的便利，档案外审可以在线化、可溯源。支持一键查询借阅，权限可以一键下放或回收，让财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业财务档案管理提供了全面而高效的解决方案。

功能全景：展示全面专业档案管理能力

合思档案涵盖了电子会计档案全生命周期管理，功能全面且专业。
智能采集方面，它具备外部生态的规则引擎、业务映射等，内部的EAI插件、API接口等。支持多源采集，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，还支持自定义数据采集方案，也支持手动采集和自主补录零散会计资料。
预归档服务包括自动归档、业务检测等功能，确保档案在归档前得到准确处理。
基础管理涵盖档号管理、账套管理等，为档案管理提供坚实的基础。
档案服务提供身份调查、全文检索等功能，方便用户快速查找所需档案。
统计分析功能可以进行进销项统计、资金统计等，为企业提供数据支持。
应用层则包括辅助审计、证据方案库等，满足企业在不同场景下的应用需求。

核心亮点：凸显独特优势脱颖而出

合思档案具有众多核心亮点，使其在市场中脱颖而出。
便捷调阅不打印，混序归集免组装。它打破物理空间限制，让用户可以在线自由调阅档案。预置规则引擎能够自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链，通过关键词检索快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。
具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，同时基于企业不同业务场景提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性。
大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。
档案扩展解决方案可自定义档案类型，通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化。

价值彰显：为企业带来重要意义

合思档案的价值体现在多个方面。
显著的降本增效是其重要优势之一。它能为企业节约纸张成本、整理成本，提高检索效率，实现档案不打印，更有效的“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档。
作为闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。
实现资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，助力企业实现业财融合，效益最大化。
企业需要的电子档案管理系统应具备连接、敏捷、稳定、合规的特点，合思档案广泛连接各类异构业财系统，实现100%自动归档，符合国家政策要求，且拥有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的需求。

场景应用：展现实际使用效果

合思档案在多个场景下都能发挥重要作用。
在档案管理的全流程中，涉及业务流转、财务入账、档案采集、档案制档、档案管理、档案利用等环节，合思档案都能提供相应的支持和解决方案。
对于不同角色，财务人员可进行多维查询、导入式查询、一站式预览、穿透查询；业务人员可进行授权检索、授权借阅；审计人员可使用证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅；管理人员可查看统计报表、图表展示等，满足多维度、精细化的档案查阅需求。
在实物档案管理场景下，合思档案能智能区分纸电标识，实现线上、线下高度关联，支持打标 – 到单 – 装盒 – 上架流程，支持集团共享、批量作业，提供线下实物备查清单及档案装盒清单，服务实物档案全流程线上化管理。
在数电票管理场景中，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。

成功见证：增强方案说服力

合思档案已经在众多企业中取得了显著成效。
某企业年单据量2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。如业务和财务数据穿透联查，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，数据加载仅需30s，关联匹配仅需15min等。
世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的数据集成方案打破数据孤岛，业务检测方案确保业务证据链完整，跨系统调阅方案实现数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一存在业务系统多、数据隔离、纸质票据处理困难、实物存档占用空间、整理复杂、利用不便等问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收，智能化制档方案实现智能化自动组装，电子原文件独立管理为试点打下基础，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率。

市场洞察：凸显竞争优势地位

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。
合思档案拥有自主研发工具包，具备更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。
相比传统档案管理方式，合思档案实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，能为企业解决内外交困的档案管理问题，节约成本、提高效率、保障合规。
合思档案的解决方案全面且灵活，提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求，广泛连接业财系统，实现各类档案的自动匹配、应收尽收。

合思档案致力于助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用，帮助企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，让有限更有效。随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案将持续迭代和创新，为企业提供更优质、更高效的财务发票归档数字化管理解决方案，更好地适应市场变化和企业需求。

合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您想体验发票归档数字化带来的高效便捷，欢迎免费试用合思档案，开启高效档案管理之旅。