在企业发展的征程中，财务数字化转型已成为提升竞争力的关键一环。以北京动力源科技股份有限公司为例，这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，2022年还入选了北京市专精特新“小巨人”企业。然而，即使是这样优秀的企业，在财务数字化转型的道路上也曾面临诸多挑战。而北京合思信息技术有限公司，一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，成功为动力源提供了财务数字化解决方案，帮助企业解决了痛点，实现了降本增效和财务合规审核的提升。
动力源：业务背景下的财务困境
动力源拥有约2400名员工，旗下有8家子公司，在全国设有30多个办事处，甚至在印度、巴基斯坦等国家也设立了分支机构。公司的组织架构较为复杂，涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合之路。先后自建了费控系统、采购管理系统、销售管理系统、生产制造管理系统，并基于OA系统开发了报销系统。但实际情况却不尽如人意，整体流程依然复杂，系统之间存在较高的壁垒，与预期的转型效果差距较大。
在操作体验方面，多系统操作让员工和财务人员苦不堪言。员工申请单需要在各系统间频繁切换提交，不仅耗费时间，还容易出错。财务人员则需要手工录入报销数据，发票验真、查重等工作也只能手工进行，这导致假票、错票、重票等情况难以避免。同时，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了大量时间，使得财务人员的工作效率低下，也增加了财务合规审核的难度。
此外，系统割裂、数据分散、信息滞后也是动力源面临的重要问题。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以有效落地，数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营及时进行调整，财务合规审核也缺乏有效的数据支持。
合思方案：为动力源量身定制
面对动力源的诸多问题，合思为其提供了一套全面的解决方案。
– 系统集成：打通数据壁垒
合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，为财务合规审核提供了准确的数据基础。通过系统集成，各个系统之间的数据得以互通，打破了数据之间的隔阂，使得信息能够更加流畅地在不同系统之间流转。
– 无需报销：提升员工体验与财务效率
合思推出的无需报销模式，让业务人员因公消费时免垫资、免开票，极大地提升了员工的幸福感。在这种模式下，消费受申请单和差标管控，确保了消费的合规性。财务人员可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成并一键归档。这一系列自动化操作，不仅简化了报销流程，还提高了财务工作的准确性和效率，为财务合规审核提供了有力保障。
– 强大连接：打破数据流转壁垒
合思的系统连接能力十分强大，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。这使得企业的各个业务环节能够更加紧密地联系在一起，为财务合规审核提供了更加全面和及时的信息。
实施步骤：稳步推进转型
合思与动力源展开财务数字化合作后，按照以下步骤稳步推进解决方案的实施。
– 数据同步：搭建互通桥梁
首先进行系统集成，将相关系统的数据进行同步，实现数据的互通。这一步骤是整个解决方案的基础，只有确保数据能够在不同系统之间自由流动，才能为后续的业务处理和财务合规审核提供准确的数据支持。通过数据同步，动力源的各个系统不再是孤立的个体，而是形成了一个有机的整体。
– 模式推广：引导员工使用
在完成数据同步后，合思积极推广无需报销的模式。通过培训和宣传，引导员工在因公消费时使用该模式，让员工切实感受到免垫资、免开票等便利。随着员工对该模式的逐渐熟悉和接受，企业的报销流程得到了进一步优化，财务合规审核也更加容易开展。
– 打通流转：提高处理效率
最后，利用系统连接能力，打通各系统之间的数据流转。这使得业务数据能够在不同系统之间快速传递和共享，提高了业务处理和数据统计效率。同时，也为财务合规审核提供了更加高效的工作环境，减少了人工干预，降低了出错的概率。
显著成果：效益与体验双提升
通过合思解决方案的实施，动力源取得了显著的成果和效益。
– 操作革新：效率大幅提升
多系统集成实现了数据互通，员工的操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。这意味着员工能够更快地获得报销款项，减少了资金占用的时间，提高了员工的满意度。同时，也为企业的财务管理带来了便利，使得财务流程更加顺畅，财务合规审核也更加高效。
– 成本节约：人员压力减轻
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员不再需要花费大量时间在发票校验真伪、认证、审计等基础工作上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员能够节省更多精力去做更有价值的工作，如财务分析、预算规划等，进一步提升了企业的财务管理水平和财务合规审核能力。
– 体验优化：流程简化升级
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工在消费时更加便捷和安心。同时，财务审批有了更加明确的依据，费控更加合规，结算更加统一，为财务合规审核提供了更加严格的标准和保障。
动力源评价与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”这充分体现了动力源对合思解决方案的认可和满意。
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