合思会计系统解决方案：破解企业档案管理难题

在当今竞争激烈的商业环境中，企业在会计档案管理方面面临着诸多痛点。企业高管常常为纸质档案管理成本居高不下、储存占地过大而烦恼，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用。财务人员则深陷于海量档案数据的整理工作中，手动逐一匹配、核对确认，不仅耗费大量时间，而且工作枯燥繁复。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存和上交流程繁琐，浪费了大量的时间和精力。此外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题，如纸质凭证输出耗材成本高、档案室等存储空间需求大，手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等。

面对这些难题，合思档案提供了一套全面、高效的会计系统解决方案，为企业的会计档案管理带来了新的曙光。

合思档案解决方案全景概览

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。该方案广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。

领先的单套制电子会计档案管理平台具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点。它涵盖了电子档案（如发票、单据、凭证等）和纸质档案（自定义档案、实物备查解决方案）。大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据的秒级查询。档案扩展解决方案则拥有可灵活扩展的业务模型，能够通过多途径自动化归集各类介质档案。

合思档案核心功能亮点剖析

• 多源采集：数据集成的智慧之选
  基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API，实现快速集成。同时，预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。

• 智能制档：高效精准的档案组装
  合思档案实现了会计档案关联规则的可视化配置，能够让不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。此外，还有关联检索等辅助功能和手工修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化。

• 专用格式版式文件：创新存储模式
  专用格式版式文件可自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件的实时转化，降低了企业档案存储成本。同时，支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表等版式文件也可自定义调配生成，使档案的可扩展性更强。

• “四性检测+业务检测”：数据安全的坚实保障
  合思档案采用“四性检测+业务检测”双模式检测方案，围绕财务数据文件及业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。

合思档案用户收益呈现

• CEO/高管：决策数智化的助力者
  对于CEO和高管来说，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过借助数字化手段，节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，提升财务服务效率，降本增效。

• 归档员/财务：告别重复低效工作
  归档员和财务人员使用合思档案可以提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，让他们能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。

• 外部审计：高效便捷的审计体验
  对于外部审计人员来说，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，大大提高了审计效率。

• 企业整体：降本增效的全面实现
  企业整体使用合思档案可显著降本增效，彻底告别传统手工归档，档案无需打印。实现电子会计档案管理闭环，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。通过资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。

合思档案典型应用场景展示

• 单套制解决方案：流程管理新变革
  单套制解决方案适用于企业业务及管理流程，实物流转涵盖业务流转、档案采集、档案制档、档案管理、财务入账等环节。通过电轨运行实现线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，纸质原文件混序归档，会计档案不打印、应收尽收。

• 共享调阅解决方案：满足多元查询需求
  共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控，适用于财务人员、业务人员、审计人员、管理人员等不同角色。

• 数电票解决方案：全流程闭环管理
  数电票解决方案为企业提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。

• 实物备查场景：实物档案线上化管理
  实物备查场景基于会计档案原文件保管要求，通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，适用于打标 – 到单 – 装盒 – 上架、集团共享批量作业、极简管理低碳环保等服务场景。

合思档案客户成功案例见证

• 案例一：单据量庞大企业的管理变革
  某企业年单据量高达2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程。取得了业务+财务数据穿透联查、会计凭证上下游单据树状结构呈现、管理自动化、企业成本降低等成效，如数据加载仅需30s、关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次等。

• 案例二：集团型企业的标准化落地
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。

• 案例三：低效档案管理企业的逆袭
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主效率低且易损坏丢失、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

• 案例四：教育集团的高效档案管理
  某中国最大的K12民办教育集团之一存在采集、存储、整理、利用等方面的低效档案管理问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为一款优秀的会计系统解决方案，能够助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

合思档案已经获得了众多客户的认可，如广东某高校、中交集团、好想味等事业单位、央企及行业领军企业都选择了合思档案，企业可以放心选择。合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序了解更多信息。合思秉承以客户为中心的服务理念，坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，能为企业提供优质的服务和持续的支持。

如果您的企业也面临着会计档案管理的难题，不妨选择合思档案会计系统解决方案，现在就可以免费试用，开启企业数字化转型的新篇章！