在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。以一家世界500强旗下的教育服务品牌为例，该企业在业务蓬勃发展的同时，也在财务数字化转型方面遭遇了诸多难题。出差费用审核作为企业财务管理中的重要一环，也受到了这些问题的困扰。
企业业务和财务系统繁多，且相互独立，犹如一个个信息孤岛，数据无法互通。这使得结构化数据提取困难重重，电子发票的打印、查重、验伪不仅耗时费力，还造成了纸张的大量浪费。实物存档占用了大量的物理空间，需要专人进行管理，成本居高不下。而且档案损坏的情况时有发生，让企业面临着合规风险。不断重复的纸质档案录入操作，不仅耗费大量时间，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求极高，增加了出差费用审核等工作的复杂性和难度。实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，导致档案资产利用率极低，这也间接影响了出差费用审核的效率。
教育巨头的财务困局
该企业作为世界500强旗下的教育服务品牌，业务规模庞大且多元化。在财务管理方面，现状不容乐观。众多的业务和财务系统各自为政，数据无法顺畅流通。这导致在出差费用审核时，难以快速获取准确的结构化数据，电子发票的处理成为了一项繁琐的任务。
实物存档占据了大量的办公空间，需要专门的人员进行管理和维护，增加了企业的运营成本。档案损坏问题频繁出现，使得企业在合规性方面面临巨大压力。不断重复的纸质档案录入工作，不仅浪费时间，还容易出现错误，影响了出差费用审核的准确性。发票、附件、凭证等的装订要求严格，进一步增加了工作的难度和工作量。实物凭证与业务分散，无法进行有效的智能搜索和准确查找，档案查阅缺乏留痕机制，无法实现多人借阅，导致档案资产的利用率极低，也使得出差费用审核的效率大打折扣。
合思量身定制解决方案
合思针对该企业的具体问题，提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案。该方案具有广泛的数据来源，包括电子档案、自研OA等。自动封装接口多达40种以上，能够广泛连接异构系统，实现档案的应收尽收。
接口传输方式多样，涵盖影像支撑、外部设备扫描、人工上传等，方便快捷。具备自动归档功能，包括智能组单、四性检测等，实现了电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等全流程管理。会计类档案管理范围广泛，包括内部的凭证、订单、会计账薄等，以及外部的纸质发票及影像、银行电子回单等。在出差费用审核方面，该方案能够快速准确地获取相关数据，提高审核效率。
方案实施的详细步骤
合思解决方案的实施过程有条不紊。首先，通过广泛连接异构系统，以零开发成本介入，实现档案数据的全面采集。这一步骤确保了出差费用审核所需的数据能够全面、准确地收集。
然后，利用接口传输方式，将档案数据进行有效整合和处理。不同来源的数据能够在这个过程中实现互通和共享，为出差费用审核提供了更加完整的信息。
接着，进行自动归档操作，通过智能组单、四性检测等功能，确保档案的准确性和完整性。这使得出差费用审核的依据更加可靠。
最后，建立完善的档案管理体系，包括档案借阅、移交、鉴定、销毁等环节的权限监控。这保障了出差费用审核过程中的数据安全和合规性。
显著的成果与效益
实施合思的解决方案后，该企业取得了显著的成果与效益。年均60万+会计凭证和36万+银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了出差费用审核等工作的效率。
档案多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，大幅提升了档案的利用价值。这使得出差费用审核人员能够更加快速地获取所需信息。
通过财政部电子凭证试点，该企业成为地方财政局标杆试点企业代表，实现财务数据自动化率91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。出差费用审核的效率和准确性也得到了显著提高。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上，进一步提升出差费用审核等财务管理工作的效率。
客户的高度评价
该企业自2017年建立财务共享中心起，就不断推进财务数字化转型。2018 – 2022年间，智能报销系统从1.0升级至4.0，极大提高了效率。2021年12月子公司成立并迅速扩展至300多家共享单位，与合思合作建设电子档案系统后，财务自动化率达91%。通过电子会计档案系统和规则引擎，有效管理大量数据，预计到2024年自动化率将超97%，财务管理效率提升、成本降低效果显著。
企业认为合思的方案能够有效解决其在财务管理方面的痛点，实现了财务数据的自动化处理和档案的高效管理，为企业的数字化转型提供了有力支持。在出差费用审核方面，合思的方案也发挥了重要作用，提高了审核的效率和准确性。
这家世界500强旗下教育服务品牌以财务共享中心引领企业数字化运营，其成功经验值得其他企业借鉴。合思提供的敏捷的财务收支管理平台，具有众多强大功能，如差旅申请、商旅线上订购、发票采集等，能够满足企业多样化的需求。合思拥有专业的客户成功团队，提供全方位的服务保障。如果你也想提升财务管理效率，尤其是出差费用审核的效率，实现财务数字化转型，不妨选择合思，现在就可以免费试用，开启全新的财务管理体验。
