在当今竞争激烈的商业环境中，企业的高效运营离不开精细化的财务管理。而财务档案管理作为财务管理的重要组成部分，其效率和准确性直接影响着企业的决策和发展。金牌橱柜家居科技股份有限公司，一家成立于1999年的国内高端整体厨柜及定制家居专业服务商，拥有国家认定厨房工业设计中心，是国家认定“智能制造示范企业”，也在财务档案管理方面面临着诸多挑战。然而，通过引入合思档案系统，金牌橱柜成功解决了这些问题，实现了财务档案管理的数智化转型。
金牌橱柜财务档案管理困局
- 业务背景下的现状与痛点
金牌橱柜业务广泛，随着企业的不断发展，财务档案管理的复杂性也日益增加。在整理环节，会计档案如同散落的珍珠，分散在各个系统中。这些档案数据难以有效利用，工作人员需要逐一打印，然后进行手工匹配、组装、装订和上架等繁琐操作。这不仅耗费大量的时间和人力，还容易出现错误。
在保管环节，财务部门需要临时保管档案1年，1年后再移交至综合档案管理部门。这期间，档案的流转和交接也存在一定的风险。
存储环节，公司采用独立档案室管理，主要存放纸质档案。随着业务的增长，纸质档案的数量不断增加，占用了大量的空间，而且管理成本也越来越高。
在管理利用方面，公司以纸质档案管理为主。每年进行实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查档案，效率低下，难以满足企业快速发展的需求。
合思妙策破解难题
- 统一存储打破数据壁垒
合思为金牌橱柜提供的解决方案中，统一存储是关键的一步。通过打破数据孤岛，合思将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一储存、统一标准和统一管理。这就好比将散落的珍珠串成了一条美丽的项链，让财务档案数据变得有序且易于管理。 - 完整业务证据链搭建
合思搭建了会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。这意味着在处理财务业务时，能够清晰地追溯到每一笔业务的源头和相关信息，确保了财务数据的准确性和可靠性。就像给每一笔业务都配上了一个“身份证”，让财务人员能够一目了然地了解业务的全貌。 - 数据共享一站式查阅
合思以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了一站式查阅。工作人员只需在系统中输入关键词，就能快速找到所需的档案信息，查阅便捷高效。这大大节省了员工的时间和精力，提高了工作效率。 - 银行回单无纸化变革
海量银行回单的管理一直是企业财务档案管理的难题之一。合思实现了银行回单的自动采集、切割、组装，全面实现了无纸化管理。这不仅降低了企业的运营成本，还减少了对环境的影响，助力企业实现低碳运营。
解决方案落地实施
- 深入对接精准把脉
合思团队与金牌橱柜相关部门进行了深入对接，全面了解其业务流程和档案管理现状。他们就像一群经验丰富的医生，通过详细的问诊和检查，准确地找出了金牌橱柜财务档案管理的“病症”。 - 定制开发无缝兼容
依据金牌橱柜的实际情况，合思团队定制化开发了合思档案系统。在开发过程中，他们充分考虑了系统与企业现有业务系统的兼容性，确保系统能够顺利融入企业的运营体系。这就好比为金牌橱柜量身定制了一套合身的衣服，既舒适又实用。 - 专业培训赋能员工
为了让金牌橱柜的员工能够熟练使用合思档案系统，合思团队对员工进行了系统操作培训。培训内容涵盖了系统的各项功能和使用方法，让员工们能够快速上手。通过培训，员工们不仅掌握了新的技能，还提高了工作的积极性和主动性。 - 试点推广逐步优化
在系统上线过程中，合思采取了先试点后推广的策略。先在部分部门进行试点，根据试点反馈及时对系统进行优化，然后再全面推广。这种循序渐进的方式确保了系统的稳定性和可靠性，也减少了系统上线对企业正常运营的影响。
合作成果显著效益凸显
- 效率提升立竿见影
实施合思档案系统后，金牌橱柜的档案管理效率得到了显著提升。档案匹配耗时减少了84%，大大缩短了档案整理的时间。档案查询耗时减少了80%，员工能够更快速地获取所需档案信息，为企业的决策提供了有力支持。 - 成本节约成效显著
预估节省总体成本30万+/年，这对于企业来说是一笔可观的费用。通过减少纸质档案的使用和管理成本，以及提高工作效率带来的间接成本节约，合思档案系统为金牌橱柜有效降低了企业的运营成本。 - 合规保障万无一失
档案合规性达到100%，满足了企业对档案管理合规性的要求。在当前严格的监管环境下，合规经营是企业发展的重要保障。合思档案系统通过规范化的管理和智能化的操作，确保了企业财务档案的合规性。
金牌橱柜高度评价
金牌橱柜对此次与合思的合作给予了高度评价。通过多系统数据互联，实现了档案数据的智能化管理，提高了工作效率和准确性。合思档案系统帮助企业解决了财务档案管理的难题，为企业的数字化转型提供了有力支持。金牌橱柜表示，合思档案系统就像一位得力的助手，让企业的财务档案管理变得轻松高效。
在当前经济环境下，企业的数字化转型已经成为必然趋势。合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，已帮助众多企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。财务报销信息共享是合思系统的重要功能之一，它能够让企业的财务报销流程更加透明、高效，实现财务报销信息的实时共享和快速处理。
如果你也想解决财务档案管理难题，实现企业的数字化转型，不妨选择合思，让有限更有效。现在，你可以免费试用合思的财务数智化服务，亲身感受其带来的便捷和价值。
