在当今竞争激烈的商业环境中，企业的数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司作为行业的佼佼者，在数字化转型的道路上也有着自己的探索与实践。成立于1995年的北京动力源科技股份有限公司，是我国电源行业第一家在上海证券交易所主板上市的企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，不仅是中国铁塔、中国移动等国际知名企业的设备主流供应商，产品还广泛应用于国家体育场、大兴国际机场等国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选了北京市专精特新“小巨人”企业。然而，随着业务的不断拓展，动力源在财务数字化方面也面临着诸多问题和挑战。
转型迷途：动力源财务数字化困境
2011年，动力源便开启了财务数字化转型和业财融合的征程。公司先后自建了费控系统、采购管理系统等多个系统，试图以此提升财务工作的效率和管理水平。然而，实际情况却不尽如人意。整体流程依然复杂，系统之间的壁垒高筑，与预期的转型效果存在较大差距。
在差旅管理系统的实际操作中，多系统操作体验差的问题尤为突出。员工在提交申请单时，需要在各个系统之间频繁切换，这不仅浪费了大量的时间和精力，还降低了工作效率。而财务人员在处理报销数据时，需要手工录入系统，发票验真、查重等工作也只能手工进行，这导致假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，使得他们无法将更多的精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。
系统割裂、数据分散、信息滞后也是动力源面临的重要问题。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营及时进行调整和优化。
动力源业务覆盖面广、报销模式复杂，这也给差旅管理系统带来了巨大的挑战。公司主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，进一步增加了财务管理的难度。
破局良方：合思差旅管理系统解决方案
面对动力源在财务数字化转型过程中遇到的诸多问题，合思提供了针对性的差旅管理系统解决方案。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思差旅管理系统进行同步。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思差旅管理系统同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。通过这种方式，打破了系统之间的壁垒，实现了数据的互通和共享。
合思的差旅管理系统提供了无需报销的解决方案。业务人员因公消费时，无需垫资、无需开票，极大地提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标管控，确保了消费的合规性。财务人员可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，最后一键归档。这一系列的自动化操作，大大提高了财务工作的效率和准确性。
合思差旅管理系统的连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息可以自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计的效率。
精耕细作：解决方案实施步骤
合思与动力源开展了财务数字化合作，逐步推进系统集成和产品应用。首先进行的是基础数据的同步工作，将HR系统和BPM系统的数据同步到合思差旅管理系统中。这为后续的业务流程优化奠定了坚实的基础。
在无需报销流程的实施过程中，合思明确了消费规则和管控机制。通过培训和宣传，让员工清楚了解因公消费的流程和标准，确保消费的合规性。财务部门也按照新的流程进行对账、审批和结算等操作，逐步适应新的工作模式。
成效显著：转型成果与效益彰显
通过合思差旅管理系统的实施，动力源取得了显著的成果和效益。
多系统集成使得数据实现了互通，操作体验得到了全面革新。员工的报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。这不仅让员工能够更快地拿到报销款，也提高了员工的满意度。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费可以通过多渠道同屏比对，全场景无需垫资，进一步提高了员工的工作积极性。
财务审批有了依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多的精力去做更有价值的工作，如财务分析和决策支持。
管理实现了事中控制和事后分析的全程管控，管理者能够实时了解企业经营数据。他们可以随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现问题，对业务运行做出高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。
高度赞誉：动力源的评价与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
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