合思档案：破解企业差旅费用报销档案管理难题

在当今数字化浪潮中，数电票正以前所未有的速度在企业间扩张。政策的推动让数电票的发展势不可挡，2016 年电子会计档案法律效力得到肯定，2020 年电子凭证法律效力也获认可，全国 36 个省市区已实现数电票试点全覆盖，预计 2025 年将完成数电票的全面覆盖。这一变革让企业财务档案管理直面新挑战，其信息化建设亟待加强。

在纸电混合时代，企业在档案管理方面面临诸多痛点。对于企业高管而言，纸质档案管理成本高昂，不仅占地空间大，而且数据难以进行有效的分析和利用。差旅费用报销产生的大量纸质票据，管理起来更是难上加难。财务人员则需手动逐一匹配、核对确认大量档案数据，尤其是差旅费用报销相关的票据和凭证，这一过程耗费时间且枯燥繁复。业务人员在进行差旅费用报销时，纸质票据的报销流程繁琐，严重影响工作效率。

企业在档案管理上还存在着高显性成本和高隐形成本。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室和档案柜等存储空间需求大；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能得到有效利用。同时，企业还面临着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力因素还可能导致纸质档案损坏。即便企业在推行数字化过程中通过多种系统建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存问题依然存在，数据存储也依赖线下载体。

合思档案解决方案：精准破局档案管理难题

合思档案针对企业档案管理的痛点，提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能满足企业不同场景下的档案管理需求。该方案广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。对于差旅费用报销相关的档案管理，同样能做到高效处理。
对于 CEO/高管来说，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，从而实现降本增效。对于归档员/财务人员，合思档案提高了工作效率，实现档案数据同源，便于监控、分析，让档案管理工作轻松完成。对于外部审计，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收。
单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。在电轨运行时，线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，效率更高，会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规。差旅费用报销的相关档案在这种模式下，管理更加便捷高效。
档案扩展解决方案通过生成式 OpenAPI 和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。

功能概览：全生命周期管理档案

合思档案实现了电子会计档案全生命周期管理。在智能采集方面，通过外部生态的规则引擎、业务映射等以及内部的 EAI 插件、API 接口等多种方式采集。对于差旅费用报销的票据和凭证，能够快速准确地采集。预归档服务具备自动归档、业务检测等功能，基础管理涵盖档号管理、账套管理等，档案服务包括身份调查、全文检索等，统计分析如进销项统计、资金统计等，应用层有辅助审计、证据方案库等。
合思档案支持多源采集，通过接口互联自主采集，提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，支持自定义数据采集方案。同时也支持手动采集，自主补录，如单张 PDF 大文件多张回单/发票自动切割，自定义配置 Excel 导入模板实现结构化数据批量导入。这为差旅费用报销档案的采集提供了多种灵活的方式。
在智能制档方面，通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少 90%人工匹配工作量。还有辅助人工整理和关联任务执行进度可视化功能，字段映射可让已完成业务证据链组装的档案数据通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。对于差旅费用报销相关的档案制档，能够大大提高效率和准确性。
专用格式版式文件可自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，档案可扩展性更强。差旅费用报销档案在这种专用格式版式文件的管理下，更加规范和易于查询。

核心亮点：铸就档案管理卓越优势

合思档案具备百亿级单据量匹配关联，海量数据秒级查询的大数据解决方案。它深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值，支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件。有动态 API 接口接收、大文件切割识别等数据提取方式，元数据级检索、海量数据秒级查询的数据查询能力等。在处理差旅费用报销的大量单据时，能够快速准确地完成匹配和查询。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。差旅费用报销的档案证据链在该方案下更加完整和可靠。
共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持按照财务档案的多种维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据。不同人员如财务人员、业务人员、审计人员、管理人员都有相应的调阅方式。对于差旅费用报销档案的调阅，能够满足不同人员的需求。
数电票解决方案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的 9 类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL 封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。在差旅费用报销中涉及的数电票，能够实现高效的管理。

产品价值体现：多维度提升企业效益

合思档案带来了显著的降本增效。它彻底告别传统手工归档，档案不打印，如为企业节约 70%纸张成本、75%整理成本，提高 90%检索效率，保证 100%管理合规性。在差旅费用报销档案管理中，这些效益同样显著。
电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。差旅费用报销涉及的财务流程在这一链路中更加顺畅。
合思档案让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。差旅费用报销的相关数据能够得到有效利用，为企业决策提供支持。
资源重组，实现企业效益最大化。合思档案满足企业对电子档案管理系统连接、敏捷、稳定、合规的需求，如广泛连接各类异构业财系统，实现 100%自动归档，符合国家政策要求，有灵活承接、持续迭代的能力。在差旅费用报销档案管理方面，能够适应企业的各种需求。

典型使用场景：满足多样化需求

多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。在差旅费用报销档案查询中，能够快速找到所需的档案。
一站式预览，穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，有不同调阅方式。差旅费用报销的相关业务和财务信息可以进行全面的查询和追溯。
外部系统调阅支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。对于差旅费用报销档案的外部调阅，提供了便利。
可视化盘点档案数据实现档案数据资产化，档案借阅服务让借阅人在线查看、支持下载，管理员借阅过程透明化，一键到期催还。差旅费用报销档案的管理更加规范和有序。

成功案例：实力见证价值

某企业年单据量 2.6 亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如业务 + 财务数据穿透联查，凭证与单据关联次数达 350 亿次等。在差旅费用报销档案管理方面，也实现了高效处理。
某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理难整合。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，管理成效显著，如实现标准化落地，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年等。差旅费用报销档案管理也因此得到了优化。
某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，存在日常检索困难、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不规范等痛点。合思档案通过数据集成、业务检测、跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本 30W +/年，档案匹配耗时减少 84%等。差旅费用报销档案管理得到了显著改善。
某教育集团档案管理存在采集、存储、整理、利用等方面的低效问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理，管理成效显著，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率。差旅费用报销档案管理也变得更加高效。

市场定位与差异化优势：树立行业标杆

合思档案在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，创立于 2014 年，致力于云产品服务的创新，服务 6000 +企业客户，是福布斯中国科技 50 强，通过 SOC1、SOC2 安全认证和信息安全等级保护三级认证。
合思档案具备计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO 信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点 100%成功验收。
合思档案自主研发工具包，在数电票管理方面有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放。
合思档案提供“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯；四性检测满足国家档案局相关要求。

合思档案能帮助企业解决档案管理难题，实现降本增效、合规经营和数字化转型，提升企业竞争力。它助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。合思档案坚持以客户为中心，聆听用户需求进行产品迭代，让企业更好享受数字化转型带来的降本增效。它帮助企业实现业财融合，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据实现价值，资源重组实现企业效益最大化。同时，合思档案满足企业对电子档案管理系统连接、敏捷、稳定、合规的需求，符合国家政策要求，为企业的合规经营提供保障。

随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的深入，合思档案将持续迭代，不断提升产品的性能和功能，以满足企业日益增长的档案管理需求。它将持续加强与各类业财系统的连接和集成，拓展数据采集渠道，提高数据处理能力，为企业提供更全面、更精准的档案管理服务。合思档案积极响应国家政策，在电子会计档案管理领域发挥更大的作用，推动行业的发展和进步。它还将不断探索新的应用场景和服务模式，为企业提供更多创新的解决方案，助力企业实现更高质量的发展。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案将是企业的理想之选。现在就联系合思档案，获取专业的档案管理解决方案，让企业的档案管理工作更加轻松、高效。您可以拨打 400 – 105 – 6505 电话，访问 www.hosecloud.com 网站，或扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码，了解更多合思档案的信息，开启企业档案管理的新篇章。众多成功企业已经选择合思档案并取得了显著成效，您的企业也不应错过这个提升竞争力的机会，赶快行动起来，免费试用合思档案，开启高效、合规的档案管理之旅。