在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的领军企业，在这场转型中有着独特的经历与探索。该公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。
然而，这样一家实力雄厚的企业，在财务数字化方面也面临着诸多挑战。动力源公司架构复杂，拥有约2400名员工，旗下有8家子公司，在全国设有30多个办事处，还在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构，涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线2个营销中心。如此庞大的组织架构，使得财务数字化转型之路充满了坎坷。
转型前痛点：传统模式积弊难消
- 自研系统整合困境
2011年，动力源便开启了财务数字化转型和业财融合之路，自建了多个系统。然而，大量自研系统如同一个个独立的“孤岛”，难以整合。整体流程复杂，系统之间壁垒森严，与预期的数字化效果差距较大。这就好比一个庞大的机器，各个零件无法协同工作，导致整个机器的运转效率低下。 - 操作体验与合规难题
多系统操作给员工和财务人员带来了极差的体验。员工在提交申请单时，需要在各系统间频繁切换，这不仅浪费时间，还容易出错。而财务人员则需要手工录入报销数据，发票验真、查重等工作也都依靠手工完成。这些基础性工作占据了他们大量的时间，使得他们无法将精力投入到更有价值的财务分析和决策中。 - 系统割裂与信息滞后
系统的割裂导致数据分散，信息滞后。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，管理者无法实时掌握数据信息。就像一艘在茫茫大海中航行的船只，没有准确的导航信息，很容易迷失方向。 - 业务复杂与稽核繁琐
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。这使得报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用支付方式不同，进一步增加了财务处理的难度。实时差旅监控在这样的情况下显得尤为重要，只有实时掌握差旅情况，才能更好地管理费用和控制成本。
合思解决方案：科技赋能破局之道
- 系统集成无缝对接
合思在系统集成方面展现出了强大的实力。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，为企业的财务管理提供了有力支持。实时差旅监控也能在系统集成的基础上，更加准确地获取差旅相关数据。 - 无需报销创新模式
合思推出的无需报销模式，为动力源的业务人员带来了极大的便利。业务人员因公消费免垫资、免开票，消费受申请单&差标管控，确保消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这种创新模式不仅提高了报销效率，还提升了合规性。实时差旅监控可以在消费环节实时监控，确保每一笔差旅费用都符合规定。 - 强大连接打破壁垒
合思费控系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒。待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用。这使得企业内部的信息流通更加顺畅，实时差旅监控也能在更广泛的数据基础上发挥作用。
实施步骤：精心布局稳步推进
- 数据梳理分析
合思团队首先对动力源现有的HR系统、BPM系统等数据进行了全面的梳理和分析。确定了需要同步的数据内容和方式，为后续的系统对接打下了坚实的基础。在这个过程中，实时差旅监控的数据需求也得到了充分的考虑。 - 系统对接同步
利用合思费控的接口技术，将动力源的人员基础信息、订单数据等与合思费控进行了对接和同步。通过这种方式，实现了数据的实时共享和流通，为实时差旅监控提供了数据支持。 - 人员培训引导
对业务人员进行了系统的培训，使其熟悉无需报销的流程和操作方法。确保他们在消费过程中能够合规操作，同时也能更好地配合实时差旅监控工作。培训过程中，强调了实时差旅监控的重要性和作用。 - 持续优化调整
在系统运行过程中，合思团队不断对系统进行优化和调整。根据实际情况解决出现的问题，确保系统的稳定性和可靠性。实时差旅监控也在这个过程中不断完善，提高了监控的准确性和有效性。
转型成果：效益显著成效斐然
- 操作体验革新
多系统集成后，数据实现了互通，操作体验得到了全面革新。员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%。这意味着员工可以将更多的时间和精力投入到业务工作中。实时差旅监控也让员工的差旅行为更加规范，进一步提高了整体效率。 - 成本节约明显
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员从繁琐的基础工作中解放出来，能够将更多精力放在财务分析和决策上。实时差旅监控帮助企业更好地控制差旅成本，减少不必要的支出。 - 员工体验提升
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资。实时差旅监控让员工在差旅过程中更加安心，知道自己的消费行为处于监控之下，合规有保障。 - 费控合规加强
财务审批有了更充分的依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力，从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力做更有价值的工作。实时差旅监控为费控合规提供了有力的支持，确保每一笔差旅费用都符合企业的规定。
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”众多像动力源这样的企业在合思的助力下实现了财务数字化转型，取得了显著的效益。如果您的企业也面临类似的财务难题，不妨选择合思，开启财务数字化转型之旅，还可以免费试用我们的系统，让企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。实时差旅监控将为您的企业财务管理带来全新的体验和价值。
