在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务管理水平直接影响着其核心竞争力。尤其是在政策合规与审计方面，高效、准确的财务档案管理显得尤为重要。金牌橱柜家居科技股份有限公司作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，在这方面就有着深刻的体会。
金牌橱柜成立于1999年，拥有国家认定厨房工业设计中心，是国家认定“智能制造示范企业”。其在全球拥有超4000家高端品牌专卖店，海内外建有5大专业生产基地，92家归档主体，企业人数6000 +。庞大的业务规模也带来了海量的财务数据，年记账凭证量达2198061张，年业务单据量494949张，年银行回单量177744张，年发票量123247张。同时，装订配耗时预估66天/年，档案查找耗时预估30天/年，打印成本预估180000元/年，存储空间成本90000元/年，打印成本100000元/年。如此繁琐的财务档案管理工作，给企业带来了巨大的挑战。为了解决这些难题，金牌橱柜选择与合思合作，开启了一场财务档案管理的变革之旅。
档案管理痛点：传统模式的困境
在与合思合作之前，金牌橱柜在财务档案管理方面面临着诸多痛点，这些问题严重影响了企业的工作效率和政策合规与审计工作的开展。
在整理环节，会计档案散落于各个系统，档案数据难以有效利用。财务人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，这不仅耗费大量的时间和精力，还容易出现错误。在保管环节，财务临时保管1年后，还需移交综合档案管理，增加了管理的复杂性。在存储环节，独立档案室管理存放纸质档案，不仅占用大量空间，还存在保管不善的风险。在管理利用方面，以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查时，需要人工逐一翻查，效率低下，难以满足政策合规与审计的要求。
合思方案：量身定制的破局之策
面对金牌橱柜的困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其提供了一套针对性的解决方案，有效解决了政策合规与审计中的难题。
统一存储方面，合思打破数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，统一储存、统一标准、统一管理。这使得财务档案数据更加集中、规范，便于查询和管理，为政策合规与审计提供了有力的数据支持。搭建业务证据链，合思通过搭建会计资料之间的关系，实现以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。这使得财务数据与业务数据紧密关联，审计人员可以更加清晰地了解业务背后的财务逻辑，提高了审计的准确性和效率。数据共享与一站式查阅，合思以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了便捷高效的查阅。财务人员和审计人员可以通过系统快速定位所需的档案信息，大大节省了时间和精力。银行回单无纸化，合思实现了海量银行回单的自动采集、切割、组装，全面实现无纸化管理。这不仅降低了成本，还减少了人工操作带来的错误，提高了数据的准确性和及时性，符合政策合规与审计的要求。
实施步骤：严谨有序的落地过程
合思的解决方案在实施过程中，遵循严谨有序的步骤，确保了方案的顺利落地，为政策合规与审计提供了坚实的保障。
合思利用开放式接口互联，自主采集档案数据。对于大文件，自动进行切割，并实现数电票的自动化解析。这使得档案数据的采集更加高效、准确，为后续的处理奠定了基础。通过智能关联、自动组装，对档案数据进行四性检测和业务检测。采用自定义版式文件进行档案制档，确保档案的规范性和完整性。精准权限管控，灵活扩展档案目录，进行水印管理，确保档号符合国标要求。这一系列措施保证了档案管理的安全性和合规性，满足了政策合规与审计的要求。合思提供多维检索、一站式预览功能，支持在线借阅、异构系统联查。同时，实现实物混序归档、可视化盘点档案数据，方便了档案的利用和管理，提高了工作效率。
合作成果：显著可见的效益提升
经过与合思的合作，金牌橱柜在财务档案管理方面取得了显著的成果，为政策合规与审计工作带来了积极的影响。
档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。这大大提高了工作效率，使得财务人员和审计人员能够更快地获取所需的档案信息，为政策合规与审计工作节省了大量时间。预估节省总体成本30万 +/年。通过银行回单无纸化、减少打印成本和存储空间成本等措施，降低了企业的运营成本，提高了企业的经济效益。档案合规性达到100%。合思的解决方案确保了财务档案的规范性和完整性，满足了政策合规与审计的要求，降低了企业的合规风险。实现了档案数据的智能化管理，提高了工作效率和准确性。这使得企业的财务管理更加科学、规范，为政策合规与审计提供了更加可靠的数据支持。
客户评价：高度认可的合作体验
金牌橱柜对此次与合思的合作给予了高度评价，充分肯定了合思在政策合规与审计方面的作用。
通过多系统数据互联，金牌橱柜实现了档案数据的智能化管理，提高了工作效率和准确性。这使得企业在面对政策合规与审计时更加从容，能够快速提供准确的财务数据。合思的解决方案有效解决了公司在财务档案管理方面的难题，带来了显著的降本增效。这不仅提升了企业的经济效益，还提高了企业的竞争力。统一存储和业务证据链完整的功能，使得财务工作更加规范和高效。这有助于企业更好地遵守相关政策法规，应对审计检查。银行回单无纸化大大减少了人力和物力的消耗，提升了公司的整体运营水平。这使得企业能够将更多的资源投入到核心业务中，促进企业的发展。
在当前经济环境下，企业面临着越来越严格的政策合规与审计要求。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 +合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 +付费企业、300万 +未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
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