在数字化浪潮席卷而来的今天，电子凭证数字化转型已成为时代的必然趋势。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年 12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也开始推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措犹如强劲的东风，推动着我国电子凭证改革驶入了快车道。如今，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”即将全面打通，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
然而，在电子凭证数字化转型的大背景下，企业的档案管理却面临着诸多痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，工作人员需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受限于时间和空间，查找起来要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。COMMUNE 幻师也面临着档案耗材、打印、存储成本高的问题，门店报销周期长达 2 个月，同时缺乏对电子会计凭证文件的有效管理手段。云南菜品牌连锁经营同样深受纸质档案之苦，不仅打印成本高、存储成本高，而且纸质档案资料查找困难。这些问题严重影响了企业的运营效率和成本控制，电子文档归档成为企业亟待解决的问题。
就在企业为档案管理难题困扰之时，合思档案应运而生。合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，凭借其深厚的技术积累和敏锐的市场洞察力，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业的电子文档归档提供了一站式解决方案。
合思档案：革新档案管理之道
合思档案以其先进的整体理念和独特的实现路径，为企业档案管理带来了全新的变革。其核心理念在于实现电子文档的自动化、智能化归档，让企业摆脱繁琐的人工操作，提高档案管理的效率和准确性。
合思档案能够实现自动归档，它就像一位不知疲倦的智能管家，根据预设规则对收集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性。无论企业的业务规模有多大，数据有多复杂，合思档案都能轻松应对，将各类电子文档准确无误地归档。
为了更好地适应企业多样化的业务需求，合思档案对接各类异构系统，通过生成式接口自动采集档案数据。它可以连接 NCC、U9、OA、CBS 等系统，实现数据的无缝对接和实时共享。这意味着企业无需再为不同系统之间的数据传输和整合而烦恼，合思档案将为企业构建一个统一的档案管理平台，让电子文档归档变得更加便捷高效。
此外，合思档案还具备电子凭证采集、验签、解析、校验，自动填报、自动入账，封装入账结构化信息，自动归档等一系列功能。这些功能相互协作，形成了一个完整的电子文档归档流程，助力企业实现财务档案数字化。在这个过程中，企业可以大大减少人工干预，降低错误率，提高工作效率，真正实现电子文档的智能化管理。
合思档案：核心功能铸就卓越优势
合思档案的核心功能丰富多样，每一项功能都旨在为企业提供更加便捷、高效、安全的档案管理服务，在管理流程和成本控制方面具有显著的价值。
它具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理。从智能采集、预归档服务，到基础管理、档案服务等环节，合思档案都能提供全方位的支持。在档案采集阶段，采用开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析，确保数据的准确采集和高效处理。在档案制档方面，实现智能关联·自动组装，四性检测·业务检测·自定义版式文件，保证档案的规范性和完整性。
在档案管理环节，合思档案具备精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求。企业可以根据不同的岗位和职责，设置不同的访问权限，确保档案数据的安全性。同时，灵活的档案目录扩展功能，让企业可以根据自身业务需求，对档案进行分类和管理。水印管理和符合国标要求的档号设置，进一步提高了档案的规范性和可追溯性。
在档案利用方面，合思档案支持多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据。企业员工可以通过多维检索功能，快速找到所需的档案资料，一站式预览功能让员工无需在多个系统之间切换，提高了工作效率。在线借阅和异构系统联查功能，方便员工在不同系统之间获取相关信息，实现数据的共享和协同。实物混序归档和可视化盘点档案数据功能，让企业对实物档案的管理更加直观和便捷。
自动化归档是合思档案的一大亮点，它告别了重复性工作，让档案利用变得便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控、分析。通过自动化归档，企业可以节省大量的人力和时间成本，提高档案管理的效率和准确性。同时，数据的同源性和透明流转，让企业能够更好地掌握档案的使用情况，为企业的决策提供有力支持。
合思档案：多行业应用彰显卓越成效
合思档案在不同行业都有广泛的应用，为众多企业解决了档案管理难题，带来了显著的实际效果。
好想你健康食品股份有限公司在使用合思档案后，取得了惊人的成效。减少了 90%的人工耗时，总部接收减少了 80%的管理耗时，借阅管理减少了 67%的管理耗时，预计每年可减少综合成本 20 万元。这一系列的数据表明，合思档案大大提高了企业的档案管理效率，降低了企业的运营成本。
COMMUNE 幻师上线电子会计档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析。纸张使用量减少了 88%，存储空间节省了 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升了 300%。这不仅为企业节省了大量的资源和成本，还提高了企业的财务管理水平和运营效率。
云南菜品牌连锁经营通过合思落地财务数字化，提高了总部和门店业财融合效率 80%，节省打印、存储等总体成本 30 万/年，财务提效 90%。合思档案帮助企业实现了财务数据的集中管理和共享，提高了企业的决策效率和竞争力。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了 84%，档案查询耗时减少了 80%，预估节省总体成本 30 万 +/年，档案合规性达 100%。这表明合思档案在提高档案管理效率的同时，还确保了档案的合规性，为企业的健康发展提供了有力保障。
在电子凭证数字化转型的浪潮中，企业正面临着前所未有的机遇和挑战。合思档案作为一款专业的电子会计档案管理平台，能够帮助企业抓住这一机遇，实现降本增效、合规经营。
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 +合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有 7000 +付费企业、300 万 +未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效用。
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