在当今数字化浪潮中，电子凭证的广泛应用正深刻改变着企业的财务管理模式。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现全面数字化。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它能够优化管理流程，降低单位运行成本和资源消耗，助力企业实现数字化与绿色化的协同转型。然而，在实际推行过程中，企业面临着诸多难题，如电子凭证接收难、报销难、入账难以及归档难等。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐洞察到行业痛点，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。掌握非纸质文件管理技巧，合思档案无疑是企业的得力助手。
合思档案解决方案全景解析
合思档案的解决方案犹如一幅精密的蓝图，具备系统性和全面性，为企业的非纸质文件管理提供了全方位的支持。其功能蓝图涵盖多个关键方面，包括便捷调阅不打印，让企业无需再为纸质文件的打印和保管而烦恼；混序归集免组装，大大提高了文件整理的效率；还有电子会计档案全生命周期管理，贯穿采集、制、管、用四个重要环节。
在智能采集环节，合思档案通过外部生态，如先进的 OCR 识别和 RPA 技术，以及内部系统，如 EAI 插件和 API 接口，实现高效的数据采集。预归档服务集成了多种服务，如集成服务、规则引擎和元数据服务等，确保文件的准确归类和整理。基础管理涉及档案的存储、检索、借阅和销毁等核心操作，保障了文件的安全和有序管理。档案服务则可辅助审计、项目管理和统计分析等工作，为企业的决策提供有力支持。
财务档案全生命周期管理更是合思档案的一大亮点。它实现了全流程的合规化、自动化和数字化。在档案采集方面，采用开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析，确保数据的准确和高效采集。档案制档做到智能关联·自动组装，四性检测·业务检测·自定义版式文件，保证文件的质量和合规性。档案管理进行精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求，确保文件的安全和可追溯性。档案利用可多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据，让企业能够快速准确地获取所需文件。掌握非纸质文件管理技巧，合思档案的全生命周期管理是关键。
合思档案核心功能与优势凸显
合思档案具有众多核心功能和显著优势，充分体现了其产品价值，帮助企业更好地掌握非纸质文件管理技巧。
自动化归档是合思档案的一大特色。它告别了传统的重复性工作，让档案利用变得便捷高效。企业无需再花费大量时间和精力进行手动归档，大大提高了工作效率。同时，档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析，为企业的决策提供更加准确的数据支持。
成本节约也是合思档案的重要优势之一。以一家年 20 万凭证、40 万回单、拥有 30 平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年节约打印成本可达 30 万元，年节约存储成本 675 元，年节约档案室成本 14,235 元，年节约人力成本 24,000 元，年总节约成本高达 338,910 元。这不仅为企业节省了大量的资金，还提高了企业的经济效益。
合思档案还能实现财务档案数字化。通过对接标准工具包，实现 OFD 文件与 XBRL 工具包原生存储。同时，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规，满足财会 6 号文涵盖的电子原文件合规性管理，提升了企业的财务档案管理能力。掌握非纸质文件管理技巧，合思档案的这些功能优势能让企业事半功倍。
合思档案应用场景与案例实证
合思档案在不同行业的企业中都有广泛的应用，通过实际案例充分证明了其有效性和实用性，也为企业提供了宝贵的非纸质文件管理技巧借鉴。
好想你健康食品股份有限公司在使用合思档案之前，财务归档面临着诸多问题，如单据等一致性确认耗时、纸质档案查找慢、成本高且不合规等。合思档案通过打破壁垒、自动组装、实物高效管理等解决方案，成功解决了这些痛点。使用后，该公司减少了 90%的人工耗时，总部接收减少了 80%的管理耗时，借阅管理减少了 67%的管理耗时，预计减少综合成本 20 万元/年。
COMMUNE 幻师原本存在档案耗材等成本高、门店报销周期长、电子会计凭证文件管理难等问题。上线电子会计档案管理系统（合思档案）后，纸张使用量减少了 88%，存储空间节省了 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升了 300%。合思档案的无纸化管理、去人工化、资产化等解决方案，为企业带来了显著的效益提升。
金牌橱柜家居科技股份有限公司会计档案管理在整理、保管、存储、利用等环节存在难题。合思档案通过统一存储、业务证据链完整、数据共享、银行回单无纸化等方案，成功解决了这些问题。采用合思档案后，该公司档案匹配耗时减少了 84%，档案查询耗时减少了 80%，预估节省总体成本 30 万 +/年，档案合规性达 100%。
帆书面临着档案装订工作量大、打印和存储成本高、企业发展受制约等问题。合思档案通过流程合规、提升效率、节约成本等方案，助力其实现业财一体化和无纸化目标。使用后，帆书仓储需求减少了 70%，纸张、档案盒、箱子节约近 90%，总节约成本 500 万/年，结账时间从 T + 15 缩短至 T + 5，装订人力成本缩减到 1 名实习生。这些案例充分展示了合思档案在不同行业企业中的出色表现，为企业掌握非纸质文件管理技巧提供了有力的实践支持。
在当前数字化转型的大趋势下，企业抓住电子凭证数字化转型的机遇至关重要。合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
如果您的企业也想掌握非纸质文件管理技巧，实现电子凭证数字化转型，不妨选择合思档案。您可以拨打我们的电话 400 – 105 – 6505，或者访问我们的网址 www.hosecloud.com，也可扫描二维码了解合思档案和更多案例。我们诚挚地邀请您免费试用合思档案，体验其卓越的功能和服务，让您的企业在数字化浪潮中脱颖而出。
