在当今数字化浪潮中，企业的财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025 年数电票将实现全覆盖，这使得企业财务档案管理的信息化建设迫在眉睫。然而，在纸电混合的时代，高达 90%的企业都遭遇了各种棘手问题。
企业高管们头疼不已，纸质档案管理成本居高不下，不仅占据大量存储空间，而且数据难以进行有效的分析和利用。财务人员也被繁重的工作压得喘不过气来，面对海量的档案数据，整理工作不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，枯燥繁复的工作让他们的热情逐渐消退。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存再上交的流程极为繁琐，白白浪费了大量时间。此外，纸质档案还存在着高显性成本，如纸质凭证输出的耗材成本高，需要大量的档案室、档案柜等存储空间；高隐形成本也不容小觑，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅的条件颗粒度粗糙，数据无法得到有效利用；更有高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遭遇不可抗力，纸质档案就可能损坏。
那么，企业该如何解决这些难题呢？合思档案为企业提供了全面且领先的文档电子化解决方案。
合思档案解决方案全景呈现
合思档案的文档电子化解决方案犹如一座功能强大的宝库，为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。它能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，应收尽收，全方位满足企业在不同场景下的档案管理需求。
其领先的单套制电子会计档案管理平台具有诸多独特优势。它支持便捷调阅，无需打印，同时采用混序归集的方式，免去了繁琐的组装过程。该平台涵盖了电子档案（如发票、单据、凭证、账簿、报表等）和纸质档案（自定义档案、实物备查解决方案）。
大数据解决方案更是强大无比，能够支持百亿级单据量的匹配关联，实现海量数据的秒级查询。档案扩展解决方案则可以灵活扩展业务模型，通过多途径自动化归集各类介质档案。费控系统能够连接税务系统、OA 系统、资金系统、影像系统、财务系统等更多系统。业务系统包含共享调阅解决方案和证据链完整性解决方案，满足跨系统、多场景、多视角的协同需求，还能智能检测财务档案证据链的完整性，主动预警异常档案。
合思档案核心功能亮点揭秘
合思档案的文档电子化解决方案在功能上独具匠心，体现了专业性和创新性。
– 多源采集：数据获取的智慧之匙
基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式 Open API 实现快速集成，同时预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。它还支持自定义数据采集方案，满足企业多样化的需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案提供了多种便捷的手动数据补录方式，如单张 PDF 大文件、多张回单/发票自动切割，还能自定义配置 Excel 导入模板实现结构化数据批量导入。
– 智能制档：释放人力的魔法棒
合思档案通过规则引擎实现会计档案关联规则的可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，大大减少了 90%的人工匹配工作量。它还具备辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化，让工作更加高效透明。字段映射功能可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，使凭证数据业务化、业务数据财务化，方便财务人员进行查询和分析。
– 专用格式版式文件：档案存储的革新之举
专用格式版式文件能够自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件的实时转化，有效降低企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件都可以自定义调配生成，让档案的可扩展性更强。
– 双模式检测方案：档案质量的守护者
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。
合思档案用户收益显著
企业选择合思档案的文档电子化解决方案，能够获得显著的收益。
– 降本增效：让企业轻装上阵
合思档案能够帮助企业更有效地“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档方式，档案无需打印。例如，能够节约 70%的纸张成本、75%的整理成本，提升 90%的检索效率，实现 100%的管理合规性。
– 全链路拉通：补足信息化建设短板
电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。
– 数据活化：挖掘数据价值
合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正实现了档案数据的有效利用，前后端数据同源，流程全息贯通，提升了企业的管理能效。
– 资源重组：实现效益最大化
合思档案能够满足企业对电子档案管理系统连接、敏捷、稳定、合规的需求，具备广泛连接能力、100%自动归档能力、符合国家政策要求以及灵活承接、持续迭代的能力，实现企业效益的最大化。
合思档案典型场景广泛适用
合思档案的文档电子化解决方案在多个典型场景中都能发挥巨大作用。
– CEO/高管：助力决策数智化
CEO/高管可以通过合思档案沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。同时，还能提升财务服务效率，降本增效，实现绿色低碳运营。
– 归档员/财务：提高工作效率
归档员/财务人员使用合思档案能够提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。
– 外部审计：实现审计便捷化
对于外部审计工作，合思档案可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。
– 企业数字化转型：解决纸质文件难题
在企业推行数字化的过程中，合思档案能解决线上业务处理后归档、储存环节的纸质文件储存问题，保证档案原生性，确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化。
合思档案客户成功案例见证实力
众多企业已经通过合思档案的文档电子化解决方案取得了显著成效。
某企业年单据量高达 2.6 亿，此前存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。例如，凭证总量 14W + ，单据总量 50W + ，以某月入库数据为例，数据加载仅需 30s，关联匹配 15min，凭证与单据关联次数 350 亿次，单据与单据关联次数 800 亿次。
世界上最大的重型装备制造商之一，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升了 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放了 1/3 的空间，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的单套制管理方案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本 30W + /年，合规性管理达到 100%，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。
中国最大的 K12 民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用等方面存在低效问题。合思档案通过数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为专业的文档电子化解决方案提供商，已服务众多企业，包括事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等，拥有良好的口碑和丰富的实践经验。合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，电话为 400 – 105 – 6505，网站是 www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。
立即行动起来，选择合思档案的文档电子化解决方案，开启企业财务档案管理的数字化新时代，实现降本增效、合规经营和低碳运营。现在就可以免费试用，亲身体验合思档案的强大功能！
