在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务管理面临着诸多挑战，其中财务档案管理的痛点尤为突出。企业高管常常为纸质档案管理成本高、储存占地大以及档案数据难以分析利用而烦恼。巨额的成本花费如同沉重的负担，占据大量空间的档案室也成为了企业的一块心病。而且分散的档案数据缺乏汇总整理，使得企业难以从中挖掘有价值的信息，无法为决策提供有力支持。
财务人员则深陷于海量档案数据的整理工作中。手动逐一匹配、核对确认，每一个步骤都枯燥繁复，耗费大量时间和精力。长期如此，工作热情逐渐消磨殆尽，工作效率也难以提升。业务人员在日常工作中，出差、招待后的报销流程同样繁琐。纸质票据需要留存再上交，整个过程耗费时间，影响工作进度。同时，企业还面临着高显性成本的问题，如纸质凭证输出耗材成本高，以及对档案室、档案柜等存储空间的巨大需求。这些问题严重制约了企业的发展，如何提升文件管理效率提升成为了企业亟待解决的问题。
合思档案解决方案概述：多场景管理的智慧之选
合思档案为企业提供了一套全面而领先的解决方案，旨在满足企业不同场景下的档案管理需求。它采用领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案相结合的模式，广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，真正做到应收尽收。
其领先的单套制电子会计档案管理平台具有诸多优势。便捷调阅无需打印，节省了大量的纸张成本和时间。混序归集免组装，大大提高了档案整理的效率。该平台涵盖了电子档案和纸质档案的管理，电子档案包括发票、单据、凭证、账簿、报表等，纸质档案则有自定义档案、实物备查解决方案。
大数据解决方案更是为企业处理海量数据提供了有力支持。它能够支持百亿级单据量的匹配关联，实现海量数据的秒级查询。档案扩展解决方案则提供了灵活扩展的业务模型，通过多途径自动化归集各类介质档案，让企业的档案管理更加灵活高效。
合思档案核心功能亮点：智能化管理的卓越体现
合思档案在多个方面展现出了强大的核心功能亮点，为企业的文件管理效率提升提供了有力保障。
– 多源采集：数据获取的多元途径
多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，同时预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。它还支持自定义数据采集方案，满足企业个性化的需求。此外，它也支持手动采集，对于单张PDF大文件，多张回单、发票能够自动切割，并且可以自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据的批量导入。
– 智能制档：高效整合与精准检测
智能制档功能通过规则引擎，实现了会计档案关联规则的可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。同时，它具备字段映射功能，让查询更加便捷。采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障了归档数据的真实、完整、安全、可用。
– 档案管理：精细管控与灵活扩展
在档案管理方面，权限管理精准管控。支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式。
– 档案应用：多维查询与多元应用
档案应用功能实现了多维检索，满足多场景查询需求。支持按多种维度自定义查询、按目录和全文检索、批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现双向联查、相互追溯。还具备多场景档案应用，如外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等。
合思档案用户收益：降本增效与合规保障并行
使用合思档案，企业能够获得显著的收益，实现文件管理效率提升的同时，还能保障合规运营。
– 显著降本增效
合思档案能够节约纸张成本和整理成本，提高检索效率。实现档案不打印，让企业更有效地“收紧钱袋子”。减少了纸质档案的使用，降低了耗材成本和存储空间需求，同时提高了档案检索的速度，让企业能够更快地获取所需信息。
– 保障合规管理
合思档案是满足国家政策要求的档案系统，实现了电子会计档案合规性管理。归档即合规，助力企业决策数智化。企业无需担心档案管理不符合政策要求，能够更加专注于核心业务的发展。
– 提升工作效率
让归档员、财务人员告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析。他们可以轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。减少了繁琐的手动操作，让员工能够将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
– 便利外部审计
为外部审计提供了便利，审计人员无需进入档案室，实现了档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放、回收，财务人员无需与审计人员重复沟通，补充审计资料。提高了审计效率，减少了沟通成本。
合思档案典型场景：满足不同岗位需求
合思档案适用于企业的不同岗位，为各类人员提供了便捷高效的档案管理解决方案。
– CEO/高管：数据资产沉淀与决策支持
CEO/高管可以通过合思档案沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率。挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。他们能够从海量的档案数据中获取有价值的信息，为企业的战略决策提供有力支持。
– 归档员/财务：高效工作的得力助手
归档员、财务人员使用合思档案能够提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析。他们可以轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。减少了繁琐的手工操作，让工作更加轻松高效。
– 外部审计：在线审计的新选择
外部审计人员可以实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放、回收，财务人员无需与审计人员重复沟通，补充审计资料。提高了审计效率，降低了审计成本。
合思档案客户成功案例：实践验证的卓越效果
合思档案在实际应用中取得了显著的效果，以下是一些典型的客户成功案例。
某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化。业财一体、管理自动化、流程精简，降本增效效果显著。数据指标良好，如数据加载仅需30秒，关联匹配只需15分钟。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题。采用合思档案的单套制管理方案后，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，使用合思档案的单套制管理方案后，实现了统一储存，业务证据链完整，数据共享。全生命周期管理的实现，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，采用合思档案的方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
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