合思档案：引领会计流程优化，开启财务数字化新时代

在当今数字化浪潮汹涌澎湃的时代，数电票正以前所未有的速度在各行各业快速扩张。相关政策明确提出，2025年要完成数电票全覆盖，这无疑给企业的财务档案管理带来了全新的挑战。在收票政策上，多个政策文件肯定了电子会计档案和电子凭证的法律效力，明确满足相关条件可仅以电子形式归档、报销入账归档等；开票方面，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。

然而，在纸电混合的时代，企业在财务档案管理方面却面临着诸多痛点。企业高管常常为纸质档案管理成本高、储存占地大，且档案数据难以分析利用而烦恼；财务人员需要处理大量的档案数据，整理工作不仅耗费时间，手动匹配核对更是枯燥繁复；业务人员报销纸质票据的流程繁琐，耗费大量时间。同时，企业还面临着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、需要大量的档案室和档案柜等存储空间；高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件粗糙导致数据不能有效利用；高合规风险，包括电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力可能损坏纸质档案等问题。

因数电票管理要求的特殊性，企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”财务档案管理要求。例如，数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息等。而合思档案，正是为解决这些问题而生的解决方案，为企业的会计流程优化提供了有力支持。

多元角色解决方案，契合企业不同需求

• 高管决策智囊团
  对于CEO/高管而言，合思档案是企业决策的得力助手。它能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率。通过挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率。借助数字化手段，合思档案还能节约档案管理成本，实现绿色低碳运营，为企业的可持续发展贡献力量。在会计流程优化方面，合思档案为高管提供了全面而精准的数据支持，让决策更加科学合理。

• 财务效率提升器
  归档员/财务使用合思档案能够大幅提高工作效率，告别重复低价值的工作。它实现了档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控和分析。财务人员可以轻松完成档案管理，提高档案利用效率。合思档案的出现，让会计流程优化在财务工作中得到了切实体现，使财务人员从繁琐的事务中解脱出来，专注于更有价值的工作。

• 审计便捷新通道
  外部审计通过合思档案可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。这大大提高了审计工作的效率，也为会计流程优化提供了便利，确保了审计工作的准确性和高效性。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求，为会计流程优化提供了全方位的支持。

功能全景概览，打造高效管理体系

• 多源采集畅通行
  在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入等。这种灵活的采集方式，确保了会计流程优化过程中数据的全面性和准确性。

• 智能制档巧编排
  智能制档时，合思档案通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。还有辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，方便财务人员查询和分析。这一系列智能功能，为会计流程优化提供了强大的技术支撑。

• 档案管理严把控
  档案管理具备权限管理，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护等，系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持企业自主排列、扩展。严格的管理机制，确保了会计流程优化过程中档案数据的安全性和规范性。

• 档案应用广拓展
  档案应用可实现多维检索，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。还包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等多场景应用，以及档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理的全流程线上化管控和线下实物的高度关联管理。丰富的应用场景，为会计流程优化提供了更多的可能性。

核心亮点闪耀，彰显卓越技术实力

• 大数据解决方案赋能
  大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件。通过动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理进行数据提取，实现元数据级检索、海量数据秒级查询。具备海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制，支持档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等，能处理百亿级单据量的匹配关联。这一方案为会计流程优化提供了强大的数据分析和处理能力。

• 档案扩展解决方案扩容
  档案扩展解决方案通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。还涵盖财务档案全生命周期管理，包括档案采集、整理、实物管理、鉴定、销毁、利用等环节。为会计流程优化提供了更广阔的管理空间。

• 证据链完整性解决方案护航
  证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。如检测涉及资金类业务是否包含回单、凭证与回单关联金额是否相符等。为会计流程优化提供了可靠的合规保障。

• 数电票解决方案闭环
  数电票解决方案为企业提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。包括从企业/员工的税务数字账户、电子邮箱、二维码等渠道获取，以及业务环节的上传、流转、解析等操作和入账、归档环节的处理。为会计流程优化在数电票管理方面提供了完整的解决方案。

价值体现显著，助力企业全面发展

• 降本增效显成效
  合思档案能为企业带来显著的降本增效。它能更有效地“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，档案不打印，为企业节约纸张成本、整理成本，提升检索效率。例如，可节约70%纸张成本、75%整理成本，检索效率提升90%。这使得企业在会计流程优化过程中，能够实现资源的高效利用，降低运营成本。

• 合规管理有保障
  在合规管理方面，合思档案满足国家政策要求，电子会计档案合规性管理有法可依。如符合《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》《会计档案管理办法》等政策文件要求，实现档案全生命周期管理闭环，保障档案数据真实、完整、安全、可用。为企业的会计流程优化提供了坚实的合规基础。

• 数据利用焕生机
  合思档案让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。它补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路，实现前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。在会计流程优化过程中，充分发挥了数据的作用，为企业的决策提供了有力支持。

• 资源重组促效益
  电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案为企业提供连接、敏捷、稳定、合规的电子档案管理系统，广泛连接各类异构业财系统，实现100%自动归档，具备灵活承接、持续迭代的能力。这使得企业能够实现资源重组，实现企业效益最大化，推动会计流程优化向更高水平发展。

典型场景展示，见证实际应用价值

• 业务流转新体验
  在业务流转环节，企业可上传纸质原始凭证影像，直联获取全量电子会计资料，包括内外部电子凭证原件、业务元数据文件、入账结构化文件等。对于少量有永久保存价值的纸质资料进行打印留存。这一过程优化了会计流程，提高了业务流转的效率。

• 档案采集精细化
  档案采集时，进行到单确认、扫码装盒、移动上架等操作，确定归档时段。精细化的采集过程，确保了档案数据的准确性和完整性，为后续的会计流程优化奠定了基础。

• 档案制档智能化
  档案制档通过系统整理、匹配、组件，完成档案制档工作。智能化的制档方式，大大提高了制档效率，减少了人工错误，是会计流程优化的重要体现。

• 档案管理高效化
  档案管理以全量电子会计档案为主，可进行智能检索、辅助审计、多层筛选、统计分析、跨系统调阅、在线调阅等操作，纸质档案作为辅助备查，档案利用实现完整化。高效的档案管理方式，为企业的会计流程优化提供了有力保障。

成功案例实证，彰显卓越应用效果

• 海量单据企业蜕变
  年单据量2.6亿的企业，曾经存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化和借阅管理信息化。取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。如业务和财务数据穿透联查，减少了打印与邮寄，企业成本降低。以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。这充分证明了合思档案在会计流程优化方面的强大能力。

• 集团企业标准落地
  集团型企业面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，包括安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。提升了整理匹配效率，减少了存储空间成本和纸张打印成本。如整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。为集团企业的会计流程优化提供了成功范例。

• 多系统互联企业革新
  多系统数据互联企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的数据集成方案实现广泛连接、标准统一，业务检测方案能精细化核查档案关系链条和数据金额匹配情况，跨系统调阅方案可实现业务系统与档案系统的调阅交互。管理成效显著，统一储存了各类档案数据，保证业务证据链完整，实现数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。为多系统互联企业的会计流程优化带来了新的突破。

• 民办教育集团升级
  民办教育集团在采集、存储、整理、利用档案方面存在诸多问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准，智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档和业务证据链，电子原文件独立管理完成电子票据合规存档。管理成效是形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。为民办教育集团的会计流程优化提供了有效途径。

市场定位独特，差异化优势凸显

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 +企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。

它具备便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点，打破物理空间限制在线自由调阅。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索快速定位相关档案，融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，助力双碳目标落地。

同时，合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收，体现了其技术实力和合规性。自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能满足接收管理数电票的能力，及时应对变化。这些独特的优势，使其在会计流程优化领域脱颖而出。

合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用，帮助企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，让企业更好享受数字化转型带来的降本增效。随着数电票的全面推广和企业数字化转型的加速，合思档案将不断创新和完善，持续提升产品性能和服务质量，为企业提供更优质、更高效的财务档案管理解决方案。

企业应抓住数字化转型的机遇，选择合思档案，借助其先进的技术和功能，提升财务档案管理水平，实现业财融合，在市场竞争中占据优势。合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，企业可通过微信公众号二维码和微信小程序二维码进一步了解合思档案。如果您想体验会计流程优化带来的全新变革，不妨点击免费试用，开启企业财务数字化转型之旅。