费用管理数字化：合思档案助力企业财务数智化转型

在当今数字化浪潮中，我国电子凭证改革正驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。然而，企业在财务档案管理方面却面临着诸多困境。

传统的纸质档案管理方式存在着众多痛点。例如好想你健康食品股份有限公司，在财务归档时，需要耗费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失的情况也难以避免。同时，纸质档案受时间和空间的限制，查找起来要花费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。此外，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求巨大，成本高昂。像COMMUNE幻师，档案耗材、打印、存储成本每年高达53323元。更为关键的是，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足管理要求。高新兴科技集团就曾因电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规，且档案归档规范由人工控制，存在合规性隐患。在费用管理数字化的趋势下，这些传统纸质档案管理的痛点亟待解决。

合思档案：破解传统管理难题

合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地洞察到企业在传统财务档案管理方面的痛点，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。

合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。费用管理数字化在合思档案的解决方案中得到了充分体现，帮助企业实现财务流程的高效整合。

合思自成立以来已累计融资超15亿元人民币，秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，具备强大的服务能力。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，这充分体现了合思档案的可靠性和受欢迎程度。

核心功能亮点：开启高效管理新模式

合思档案具有众多核心功能亮点，能够为企业带来显著的优势。

便捷调阅与全生命周期管理

合思档案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，能够进行电子会计档案全生命周期管理。包括智能采集，可通过外部生态如OCR识别、RPA技术等，内部系统如EAI插件、API接口等进行；预归档服务，集成服务、规则引擎、元数据服务等一应俱全；基础管理涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等；档案服务包括辅助审计、项目管理、统计分析等。在费用管理数字化的过程中，这种全生命周期管理确保了档案信息的完整性和准确性。

高效采集档案数据

合思档案拥有开放式接口互联·自主采集功能，大文件自动切割·数电票自动化解析，能够高效采集各类档案数据。这使得企业能够快速、准确地获取所需的档案信息，为费用管理数字化提供了有力的数据支持。

精准制档确保规范

智能关联·自动组装，四性检测·业务检测·自定义版式文件，合思档案确保了档案制档的准确性和规范性。在费用管理数字化的背景下，规范的档案制档有助于企业进行准确的财务分析和决策。

安全合规保障管理

精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求，合思档案保障了档案管理的安全性和合规性。企业在进行费用管理数字化时，不用担心数据安全和合规问题，能够更加放心地使用合思档案。

用户收益：降本增效成果显著

企业使用合思档案能够获得诸多收益，实现费用管理数字化带来的降本增效。

自动化归档提升效率

自动化归档告别了重复性工作，档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。这使得企业的财务人员能够将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提升了整体工作效率。

成本节约效果明显

以1家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元，年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元，年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元，年节约人力成本=20052*12 = 24,000元，年总节约成本=338,910元。众多企业使用合思档案后也取得了显著的收益。好想你健康食品股份有限公司减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。海亮教育科技服务集团档案整理匹配效率提升90%，存储空间减少72%，每年纸张打印成本节约3万元，财务人力减少3人。费用管理数字化通过合思档案切实为企业降低了成本，提高了效益。

典型应用场景：多行业绽放光彩

合思档案在不同行业都有典型的应用场景，为各行业的企业解决了实际问题。

食品行业：打破壁垒高效管理

在食品行业，好想你健康食品股份有限公司面临归档难、查找慢、成本高、不合规等问题。合思档案通过打破壁垒，数据同源，自动组装，审计便捷，实物高效管理等功能，为其解决了痛点。费用管理数字化在食品行业得到了很好的实践，帮助企业实现了财务档案管理的优化。

餐饮行业：实现无纸化高效运营

COMMUNE幻师在餐饮行业存在成本高、效率低、合规难等问题。合思档案帮助其实现无纸化管理，上线电子会计档案管理系统，实现自动化归档和财务数据分析，减少人力成本50%，提高效率，纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。费用管理数字化为餐饮行业带来了新的运营模式和发展机遇。

软件与信息技术服务行业：全场景数字化利用

高新兴科技集团在软件与信息技术服务行业面临档案管理成本高、存在隐患、利用效率低等问题。合思档案通过对接各类异构系统，自动制档，实现档案全场景数字化利用，使归档效率提升90%，为企业年节约成本30万 +。费用管理数字化推动了软件与信息技术服务行业的财务档案管理升级。

国企领域：提升效率合规降本

中文天地出版传媒在国企领域，通过合思档案的电子凭证采集、验签、解析、校验等功能，实现自动填报、自动入账、封装入账结构化信息、自动归档，财务档案归档效率提升72%，员工报销效率提升90%，年节约打印、耗材等成本20万/年。费用管理数字化助力国企实现了财务档案管理的高效和合规。

客户成功案例：见证卓越成效

众多企业通过合思档案取得了显著的成效，以下是部分客户成功案例。

金牌橱柜家居科技股份有限公司：整合四证合规降本

金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案统一存储，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等四证；实现业务证据链完整，搭建会计资料之间关系；数据共享，一站式查阅；银行回单无纸化，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达100%。费用管理数字化帮助金牌橱柜家居科技股份有限公司实现了财务档案管理的规范化和高效化。

帆书：数字化存储降本提效

帆书通过合思档案实现全量财务档案数字化存储，电子&实物档案高度关联，线上化管理发票、单据、凭证、账簿、报表、自定义档案等各类数据，仓储需求减少70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到1名实习生。费用管理数字化为帆书带来了显著的成本节约和效率提升。

云南菜品牌连锁经营企业：业财融合降本提效

云南菜品牌连锁经营企业通过合思档案实现财务数字化，提高总部&门店业财融合效率80%，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单，财务档案利用便捷，节省打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%，业财融合达成80%，100%的合规降本。费用管理数字化促进了云南菜品牌连锁经营企业的业财融合和财务效率提升。

杭州西湖城市建设投资集团：自动化管理可持续发展

杭州西湖城市建设投资集团通过合思档案对电子会计凭证进行开具端和接收端管理，实现电子凭征业务应用环节的自动化，档案整理匹配效率提升72%，存储空间减少41%，报销效率提升300%，单据打印纸张减少10万张/年，实现可持续发展战略。费用管理数字化推动了杭州西湖城市建设投资集团的财务档案管理自动化和可持续发展。

在当前的经济环境下，费用管理数字化已经成为企业发展的必然趋势。合思档案能够帮助企业解决传统财务档案管理的痛点，实现降本增效、合规经营和低碳运营。众多企业已经通过合思档案取得了显著的成效，选择合思档案是企业实现财务数智化转型的明智之选。如果您也想体验费用管理数字化带来的便利和效益，欢迎拨打联系电话400 – 105 – 6505，访问网址www.hosecloud.com，扫描二维码了解合思档案和更多案例，还可免费试用，期待与您携手共创财务数智化新局面。