合思助力动力源:开启合规费用管理新篇章

合思助力动力源:开启合规费用管理新篇章
在当今数字化浪潮席卷的时代,财务数字化转型已成为企业提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司,作为我国电源行业的佼佼者,早在1995年便已成立,并于上海证券交易所主板上市,其业务广泛覆盖数据通信、智慧能源、新能源汽车三大领域,产品更是在众多国家重点建设项目中发挥着重要作用,2022年3月更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而,即便是这样的行业领军企业,在财务数字化转型的道路上也曾遭遇诸多难题。而合思的出现,犹如一道曙光,为动力源解决了财务数字化的难题,也为我们揭开了合规费用管理的崭新篇章。

业务困局:动力源的财务数字化痛点

动力源自2011年起便踏上了财务数字化转型和业财融合的征程,先后自主搭建了费控系统、采购管理系统等。然而,理想很丰满,现实却很骨感。

一方面,多系统操作带来了极差的体验。员工在提交申请单时,需要在各个系统之间频繁切换,繁琐的操作流程让人苦不堪言。而财务人员在处理报销数据时,不得不进行大量的手工录入工作,发票的验真、查重也都依赖手工完成,这不仅耗费了大量的时间和精力,还容易出现人为错误,导致合规性难以保证。

另一方面,系统的割裂和数据的分散成为了阻碍企业发展的绊脚石。同一个报销信息在多个系统中分别管理,无法实现及时的联动,这使得财务制度难以有效落地。数据报表的统计也只能依靠手工完成,管理者无法实时掌握准确的数据信息,从而影响了决策的及时性和准确性。

再加上动力源业务覆盖面广,报销模式复杂。业务人员需要频繁深入全国各乡镇开展项目,报销涉及的事项和发票类型繁多,稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同,进一步增加了管理的难度。在这样的背景下,动力源迫切需要一套高效、合规的费用管理解决方案。

破局之策:合思的合规费用管理方案

合思针对动力源的具体情况,量身定制了一套全面的合规费用管理解决方案。

首先,在数据同步方面,合思将动力源HR系统中的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行了无缝同步。同时,将动力源BPM系统中的订单数据也与合思费控实现了对接,这样一来,订单支出成本能够实现实时的归集和统计,为企业的成本管理提供了有力支持。

其次,合思推出了无需报销的创新模式。业务人员在因公消费时无需垫资、无需开票,消费过程受到申请单和差标管控,确保每一笔消费都符合企业的规定,真正实现了消费即合规。财务人员则可以进行统一对账,系统会自动拆分子对账单并发起审批,自动创建结算单,发票明细也会自动绑定,凭证自动生成,最后一键完成归档。这一系列自动化的操作,大大提高了财务工作的效率和准确性。

此外,合思费控系统具有强大的连接能力。通过Open API(开放接口)与自定义流程引擎技术,系统支持以标准化的方式对接第三方系统,打破了数据流转的壁垒。待审批信息能够自动同步到各部门负责人,业务数据可以在不同系统之间实现同步应用,从而加快了业务处理和数据统计的效率,为企业的决策提供了及时、准确的数据支持。

分步实施:解决方案的落地之路

为了确保解决方案能够顺利实施,合思制定了详细的实施步骤。

第一步是系统集成。合思团队将动力源的HR系统、BPM系统等与合思费控进行了深度的数据同步,为后续的应用打下了坚实的基础。这一过程需要对各个系统的接口进行调试和优化,确保数据能够准确、及时地传输和共享。

第二步是推广无需报销模式。合思通过培训、宣传等方式,让员工充分了解因公消费免垫资、免开票等优势,引导员工积极使用合思商城进行消费。在推广过程中,合思还为员工提供了详细的操作指南和技术支持,帮助员工快速适应新的报销模式。

第三步是持续优化系统连接。合思利用Open API和自定义流程引擎技术,不断对系统进行优化和调整,确保业务数据跨系统同步应用的高效性。同时,合思还建立了完善的监控和反馈机制,及时发现和解决系统运行过程中出现的问题。

显著成效:合规费用管理带来的变革

经过一段时间的实施和优化,合思的合规费用管理解决方案在动力源取得了显著的成效。

在操作体验方面,多系统集成实现了数据的互通,员工的报销周期从原来的漫长等待缩短了3周,效率提升了300%。员工再也不用在各个系统之间来回奔波,报销变得更加便捷和高效。

对于会计人员来说,工作量大幅缩减,人员成本节约了50%。原本需要花费大量时间进行的发票校验真伪、认证、审计等流程,现在都由系统自动完成,会计人员可以将更多的精力投入到更有价值的工作中。

在员工体验方面,申请单信息自动赋值,聚合消费功能让员工可以在同屏进行比价,极大地缩短了员工的填报时间,简化了报销流程。因公消费可以通过多渠道进行同屏比对,全场景无需垫资,让员工的工作更加轻松和愉快。

在财务管控方面,财务审批有了更充分的依据,费用控制更加合规,结算更加统一。财务人员从繁琐的手动制作单据工作中解放出来,实现了智能制单,不仅提高了工作效率,还降低了错误率。

高度评价:动力源的认可与期待

动力源通信、海外业务财务总监陈华林对合思的解决方案给予了高度评价。他表示,面对动力源复杂的需求,合思总能在第一时间提供解决方案。合作仅仅是服务的开始,未来,合思将继续结合动力源的业态和组织变化,用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业的全球化业务。这充分体现了动力源对合思的信任和期待,也证明了合思在合规费用管理领域的专业实力和服务水平。

行动号召:开启企业财务数字化新征程

众多像动力源这样的专精特新企业,都通过合思的财务数字化解决方案实现了降本增效、合规经营和低碳运营。在当前经济环境下,企业面临着日益激烈的市场竞争,财务数字化转型已成为企业生存和发展的必由之路。合思凭借其先进的技术、专业的服务和丰富的经验,能够为企业提供全方位的合规费用管理解决方案。

如果您的企业也希望在财务数字化的道路上取得更大的成功,不妨选择合思。现在,您可以免费试用合思的合规费用管理解决方案,亲身感受其带来的便捷和高效。让合思成为您企业财务数字化转型的得力伙伴,共同开启美好未来!

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captaincaptain
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