在当今数字化浪潮席卷的时代，财务数字化转型已成为企业提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，早在1995年便已成立，并于上海证券交易所主板上市，其业务广泛覆盖数据通信、智慧能源、新能源汽车三大领域，产品更是在众多国家重点建设项目中发挥着重要作用，2022年3月更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，即便是这样的行业领军企业，在财务数字化转型的道路上也曾遭遇诸多难题。而合思的出现，犹如一道曙光，为动力源解决了财务数字化的难题，也为我们揭开了合规费用管理的崭新篇章。
业务困局：动力源的财务数字化痛点
动力源自2011年起便踏上了财务数字化转型和业财融合的征程，先后自主搭建了费控系统、采购管理系统等。然而，理想很丰满，现实却很骨感。
一方面，多系统操作带来了极差的体验。员工在提交申请单时，需要在各个系统之间频繁切换，繁琐的操作流程让人苦不堪言。而财务人员在处理报销数据时，不得不进行大量的手工录入工作，发票的验真、查重也都依赖手工完成，这不仅耗费了大量的时间和精力，还容易出现人为错误，导致合规性难以保证。
另一方面，系统的割裂和数据的分散成为了阻碍企业发展的绊脚石。同一个报销信息在多个系统中分别管理，无法实现及时的联动，这使得财务制度难以有效落地。数据报表的统计也只能依靠手工完成，管理者无法实时掌握准确的数据信息，从而影响了决策的及时性和准确性。
再加上动力源业务覆盖面广，报销模式复杂。业务人员需要频繁深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，进一步增加了管理的难度。在这样的背景下，动力源迫切需要一套高效、合规的费用管理解决方案。
破局之策：合思的合规费用管理方案
合思针对动力源的具体情况，量身定制了一套全面的合规费用管理解决方案。
首先，在数据同步方面，合思将动力源HR系统中的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行了无缝同步。同时，将动力源BPM系统中的订单数据也与合思费控实现了对接，这样一来，订单支出成本能够实现实时的归集和统计，为企业的成本管理提供了有力支持。
其次，合思推出了无需报销的创新模式。业务人员在因公消费时无需垫资、无需开票，消费过程受到申请单和差标管控，确保每一笔消费都符合企业的规定，真正实现了消费即合规。财务人员则可以进行统一对账，系统会自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细也会自动绑定，凭证自动生成，最后一键完成归档。这一系列自动化的操作，大大提高了财务工作的效率和准确性。
此外，合思费控系统具有强大的连接能力。通过Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，系统支持以标准化的方式对接第三方系统，打破了数据流转的壁垒。待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以在不同系统之间实现同步应用，从而加快了业务处理和数据统计的效率，为企业的决策提供了及时、准确的数据支持。
分步实施：解决方案的落地之路
为了确保解决方案能够顺利实施，合思制定了详细的实施步骤。
第一步是系统集成。合思团队将动力源的HR系统、BPM系统等与合思费控进行了深度的数据同步，为后续的应用打下了坚实的基础。这一过程需要对各个系统的接口进行调试和优化，确保数据能够准确、及时地传输和共享。
第二步是推广无需报销模式。合思通过培训、宣传等方式，让员工充分了解因公消费免垫资、免开票等优势，引导员工积极使用合思商城进行消费。在推广过程中，合思还为员工提供了详细的操作指南和技术支持，帮助员工快速适应新的报销模式。
第三步是持续优化系统连接。合思利用Open API和自定义流程引擎技术，不断对系统进行优化和调整，确保业务数据跨系统同步应用的高效性。同时，合思还建立了完善的监控和反馈机制，及时发现和解决系统运行过程中出现的问题。
显著成效：合规费用管理带来的变革
经过一段时间的实施和优化，合思的合规费用管理解决方案在动力源取得了显著的成效。
在操作体验方面，多系统集成实现了数据的互通，员工的报销周期从原来的漫长等待缩短了3周，效率提升了300%。员工再也不用在各个系统之间来回奔波，报销变得更加便捷和高效。
对于会计人员来说，工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。原本需要花费大量时间进行的发票校验真伪、认证、审计等流程，现在都由系统自动完成，会计人员可以将更多的精力投入到更有价值的工作中。
在员工体验方面，申请单信息自动赋值，聚合消费功能让员工可以在同屏进行比价，极大地缩短了员工的填报时间，简化了报销流程。因公消费可以通过多渠道进行同屏比对，全场景无需垫资，让员工的工作更加轻松和愉快。
在财务管控方面，财务审批有了更充分的依据，费用控制更加合规，结算更加统一。财务人员从繁琐的手动制作单据工作中解放出来，实现了智能制单，不仅提高了工作效率，还降低了错误率。
高度评价：动力源的认可与期待
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对合思的解决方案给予了高度评价。他表示，面对动力源复杂的需求，合思总能在第一时间提供解决方案。合作仅仅是服务的开始，未来，合思将继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业的全球化业务。这充分体现了动力源对合思的信任和期待，也证明了合思在合规费用管理领域的专业实力和服务水平。
行动号召：开启企业财务数字化新征程
众多像动力源这样的专精特新企业，都通过合思的财务数字化解决方案实现了降本增效、合规经营和低碳运营。在当前经济环境下，企业面临着日益激烈的市场竞争，财务数字化转型已成为企业生存和发展的必由之路。合思凭借其先进的技术、专业的服务和丰富的经验，能够为企业提供全方位的合规费用管理解决方案。
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