在当今企业竞争的浪潮中，财务数字化转型已成为企业提升竞争力的关键一环。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，自1995年成立以来，一路披荆斩棘，成为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，并在2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2011年，动力源就高瞻远瞩地开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路。先后自建费控系统、采购管理系统、销售管理系统、生产制造管理系统，并基于OA系统开发报销系统。然而，理想很丰满，现实却很骨感。尽管投入了大量的精力和资源，但整体流程依然复杂，系统壁垒高筑，与预期的行政费用控制效果差距较大，一系列痛点逐渐浮出水面。
行政费用控制痛点大揭秘
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操作繁琐合规难
在动力源的日常运营中，员工在进行申请单提交时，需要在各个系统间来回切换，就像在迷宫中寻找出路，操作体验极差。而报销环节更是让财务人员苦不堪言，报销数据需要手工录入系统，发票验真、查重也只能依靠手工进行。这就导致假票、错票、重票的情况难以避免，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了大量时间，行政费用控制在这种繁琐的操作中变得异常艰难。 -
系统割裂信息滞
同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，各个系统就像一个个孤岛，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，数据报表只能依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，无法对业务运营及时进行调整，行政费用控制缺乏有效的数据支撑。 -
业务复杂稽核繁
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。而且不同类型费用支付方式不同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资，这进一步增加了行政费用控制的难度。 -
架构复杂流程乱
随着公司的发展，组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致的问题也随之而来。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证，行政费用控制在混乱的流程中难以有效实施。
合思助力行政费用控制突围
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系统集成无缝对接
合思针对动力源的问题，首先进行了系统集成。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了系统之间的壁垒，为行政费用控制提供了有力的支持。 -
无需报销体验升级
合思推出的无需报销模式，让业务人员因公消费免垫资、免开票，极大地提升了员工的幸福感。消费受申请单和差标管控，从源头上保证了消费的合规性。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档，大大简化了报销流程，提高了行政费用控制的效率。 -
强大连接打破壁垒
合思凭借Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，为行政费用控制提供了更加高效的手段。
解决方案实施步步为营
合思与动力源展开了深入合作，针对动力源在行政费用控制方面的具体痛点，进行了系统集成、功能开发和流程优化等工作。在实施过程中，合思团队与动力源的相关人员密切沟通，逐步推进解决方案的实施。他们根据动力源的实际情况，制定了详细的实施计划，分阶段、分步骤地进行系统部署和功能测试。在每一个环节，都充分考虑动力源的业务需求和行政费用控制目标，确保解决方案能够顺利落地。
行政费用控制成效显著
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操作体验全面革新
通过多系统集成，数据实现了互通，动力源的操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的漫长等待缩短了3周，效率提升了300%。申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，员工的满意度大幅提升，行政费用控制也在这个过程中更加顺畅。 -
成本节约效益凸显
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力去做更有价值的工作。审批有依据，费控更合规，结算更统一，行政费用控制取得了显著的成效。
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
如果您的企业也面临类似的行政费用控制难题，不妨选择合思。合思致力于为企业提供高效、智能的财务解决方案，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的价值。现在，您可以免费试用合思的解决方案，开启行政费用控制的革新之旅。
