在当今数字化浪潮席卷的时代，财务数智化已然成为企业提升竞争力、实现可持续发展的关键要素。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自2014年创立以来，便致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。凭借其敏捷的财务收支管理平台，合思如同一位精明的财务管家，帮助企业深挖更多净利润。
基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供涵盖聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。在行政费用控制方面，合思展现出了卓越的实力和丰富的经验。接下来，让我们通过北京动力源科技股份有限公司这一典型案例，深入了解合思在行政费用控制领域的杰出表现。
动力源：业务发展与行政费用控制难题
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，作为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业，其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块。公司的产品广泛应用于国家重点建设项目，并于2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，先后自建了费控系统、采购管理系统等。然而，尽管投入了大量的精力和资源，实际效果却不尽如人意。公司在行政费用控制方面依然面临着诸多难题。
一方面，多系统操作体验差、手工录入合规难。员工在提交申请单时，需要在各个系统间频繁切换，繁琐的操作流程极大地降低了工作效率。而报销数据需要财务人员手工录入系统，发票验真、查重也只能依靠手工进行，这使得假票、错票、重票的情况难以避免，增加了行政费用控制的风险。
另一方面，系统割裂、数据分散、信息滞后。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，导致财务制度难以落地。这不仅影响了行政费用控制的效果，也给企业的财务管理带来了极大的挑战。
合思方案：精准击破行政费用控制痛点
面对动力源在行政费用控制方面的诸多难题，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为动力源量身定制了一套全面的解决方案。
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系统集成：搭建数据互通桥梁
合思首先在系统集成方面发力，将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。通过这种方式，打破了各个系统之间的数据壁垒，实现了数据的互通共享，为行政费用控制提供了坚实的数据基础。 -
无需报销：重塑商旅出行流程
合思的无需报销解决方案，对动力源的商旅出行流程进行了颠覆性的重塑。业务人员因公消费时，无需垫资、无需开票，消费过程受到申请单和差标的严格管控，确保每一笔消费都合规合理。财务人员则可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键即可完成归档。这一流程的优化，不仅提高了行政费用控制的效率，也降低了财务人员的工作压力。 -
强大连接：打破数据流转壁垒
合思的系统连接能力十分强大。其Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，大大加快了业务处理和数据统计的效率，为行政费用控制提供了有力的技术支持。
实施步骤：稳步推进行政费用控制变革
合思与动力源展开财务数字化合作后，制定了详细的实施步骤，稳步推进系统集成和流程优化工作。
在系统集成方面，合思团队先完成了HR系统和BPM系统与合思费控的同步对接。通过精心的调试和测试，确保了数据的准确传输和系统的稳定运行。这一步骤为后续的行政费用控制工作奠定了坚实的基础。
在无需报销的商旅出行流程方面，合思采取了先试点后推广的策略。先在动力源内部进行试点应用，对各项功能进行全面的测试和优化，确保系统稳定运行、流程顺畅后，再将这一模式全面推广至全体员工。这种循序渐进的实施方式，有效降低了变革带来的风险，确保了行政费用控制变革的顺利进行。
显著成果：行政费用控制成效卓著
经过一段时间的实施和优化，合思为动力源提供的解决方案取得了显著的成果，在行政费用控制方面表现出色。
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操作体验革新：效率大幅提升
多系统集成实现了数据的互通，员工的操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。这不仅让员工能够更快地拿到报销款项，也提高了员工的工作满意度。 -
成本节约：人员成本减半
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员不再需要花费大量时间在繁琐的发票校验真伪、认证、审计等流程上，基础工作压力得到了极大的缓解。他们可以将更多的精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中，为企业的发展提供更有力的支持。 -
员工体验优化：流程简化便捷
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费时，可以通过多渠道同屏比对，选择最优惠的消费方式，并且全场景无需垫资，让员工的出行更加轻松便捷。 -
财务管控加强：合规统一高效
财务审批有了更充分的依据，费控更加合规，结算更加统一。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了更多的精力，可以将更多的时间和精力放在财务战略规划和风险管理上，提高了企业的财务管理水平和行政费用控制能力。
动力源评价：认可合思行政费用控制能力
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思在行政费用控制方面能力的高度认可。
行动号召：开启行政费用控制新征程
合思拥有丰富的行业经验和专业的解决方案，已经帮助众多像动力源这样的企业解决财务数字化难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营。在行政费用控制领域，合思更是展现出了卓越的实力和独特的优势。
如果您的企业也面临财务数字化转型的挑战，尤其是在行政费用控制方面存在难题，不妨选择合思。合思将为您提供专业的解决方案，帮助您实现行政费用的有效控制和财务管理的全面升级。现在，您可以免费试用合思的产品和服务，亲身感受其在行政费用控制方面的强大功能和卓越效果。让我们携手合思，开启行政费用控制的新征程，让有限的资源发挥出更有效的价值。
