在当今数字化浪潮席卷的时代，财务数智化已成为企事业单位提升竞争力的关键。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自2014年创立以来，便致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。它宛如一位财务领域的智慧使者，凭借敏捷的财务收支管理平台，助力企业深挖更多净利润。合思不仅是专精特新企业，成立以来更是累计融资超15亿元人民币。其基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。在北京、杭州、南昌设立的研发中心，以及全国22个城市的直营服务网络，还有500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，都彰显着合思以客户为中心的服务理念。
今天，就让我们走进合思的一个成功客户案例——北京动力源科技股份有限公司，看看合思是如何为其解决公司出差费用管理难题的。
行业先锋：动力源的辉煌历程
北京动力源科技股份有限公司，宛如一颗在电源行业闪耀的明星，于1995年诞生。它创造了一个辉煌的纪录，成为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。
动力源的业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块。凭借在电力、电子及信息化技术领域深厚的研发和技术优势，它成功跻身国际知名企业的设备主流供应商行列，中国铁塔、中国移动、中国联通、中国电信、阿里巴巴、百度、腾讯等都是其长期合作的伙伴。而且，其产品广泛应用于国家体育场、国家奥林匹克体育中心、上海世博园、港珠澳大桥、大兴国际机场等国家重点建设项目，为国家的基础设施建设贡献着自己的力量。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业，实力不容小觑。
管理困境：动力源的费用管理痛点
2011年，动力源便开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路。先后自建了费控系统、采购管理系统、销售管理系统、生产制造管理系统，并基于OA系统开发了报销系统。虽然部分操作流程实现了线上化，但公司出差费用管理等整体流程依然复杂，系统壁垒高，与预期的转型效果差距较大。
多系统操作体验差、手工录入合规难的问题尤为突出。员工在提交申请单时，需要在各系统间频繁切换，浪费了大量时间和精力。财务人员则要手工录入报销数据，发票验真、查重也只能手工进行，这就导致假票、错票、重票情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量时间，工作效率低下。
系统割裂、数据分散、信息滞后也是一大难题。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，使得财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，耗时费力，管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营及时进行调整。
动力源业务覆盖面广、报销模式复杂。主营通讯基站建设的它，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，公司出差费用管理涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。而且不同类型费用支付方式不同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资，这进一步增加了报销管理的难度。
量身定制：合思的解决方案
面对动力源在公司出差费用管理等方面的诸多难题，合思迅速行动，为其量身定制了一套专业的解决方案。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。这样一来，基础数据和业务数据能够在合思费控平台上准确呈现，为后续的费用管理提供了坚实的数据基础。
合思提出的无需报销方案，更是颠覆性地重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费无需垫资、无需开票，这大大提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标管控，确保了消费的合规性。财务人员可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档，极大地提高了财务工作效率。
合思的系统连接能力也十分强大。其Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。
落地生根：解决方案的实施步骤
合思的解决方案并非一蹴而就，而是经过了精心的实施过程。
首先，进行系统集成工作。将动力源的HR系统、BPM系统等与合思费控进行数据同步，确保基础数据和业务数据能够准确无误地在合思费控平台上呈现。这是整个解决方案的基础，为后续的流程优化提供了数据支持。
针对无需报销的商旅出行流程，合思对员工进行了培训。让员工熟悉因公消费免垫资、免开票的操作流程，以及消费受申请单和差标管控的规则。通过培训，员工能够更好地适应新的报销模式，提高工作效率。
利用Open API和自定义流程引擎技术，进行第三方系统的对接工作。实现业务数据的跨系统同步和应用，加快业务处理和数据统计效率。在这个过程中，不断收集员工和财务人员的反馈，对系统进行优化和调整。确保解决方案能够更好地满足动力源在公司出差费用管理等方面的需求。
显著成效：解决方案带来的变革
合思的解决方案为动力源带来了显著的成果与效益。
多系统集成，数据互通，让操作体验全面革新。员工报销周期从原来的漫长等待缩短了3周，效率提升了300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。这不仅提高了员工的工作效率，也为企业节省了大量的人力成本。
在员工方面，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价。极大缩短了员工填报时间，如拍照、扫码、录入等操作变得更加便捷，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工在出差过程中更加轻松。
财务方面，审批有了依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力去做更有价值的工作。
管理方面，实现了事中预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，管理者能够实时了解企业经营数据。他们可以随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。
高度认可：动力源的真诚反馈
动力源对合思的服务和解决方案给予了高度评价。企业数字化转型初期，往往容易过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。而合思将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，这一点得到了动力源的认可。
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来动力源还要继续结合自身的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。动力源通过与合思的合作，在财务数字化方面取得了显著的成效，如报销周期缩短、效率提升、成本节约等，这些成果得到了动力源内部的广泛认可。
携手同行：开启财务数智化转型之旅
众多像动力源这样的企业，通过与合思合作，成功解决了财务数字化转型过程中的难题，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。在公司出差费用管理等方面，合思展现出了强大的实力和专业的服务。
如果您的企业也面临着财务数字化转型的挑战，不妨选择合思。合思拥有广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，能够为您的企业提供全方位的财务数智化服务。立即联系合思，开启您企业的财务数智化转型之旅，让有限更有效。现在，您还可以免费试用合思的产品，亲身体验其带来的便利和价值。
