在数字化浪潮席卷全球的今天，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广使用；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧随其后，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措犹如一记响亮的号角，宣告我国电子凭证改革正式驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了这一时代机遇。凭借其深厚的技术积淀和前瞻性的战略眼光，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。在企业报销管理的数字化征程中，合思档案正发挥着举足轻重的作用。
市场形势：数字化转型势不可挡
电子凭证全流程无纸化，无疑是财务数智化的必由之路。在企业报销管理中，它就像一把神奇的钥匙，能够开启优化管理流程的大门。传统报销模式下，会计凭证面临着“接收难、入账难、归档难”的重重困境，而电子凭证的数字化转型则能有效突破这些障碍。
同时，这一转型还具有显著的成本效益。它可以大幅降低单位的运行成本，减少资源消耗，实现数字化与绿色化的协同发展。如今，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，解决电子凭证接收、报销、入账、归档难的“最后一公里”问题已成为当务之急。随着这些问题的逐步解决，电子凭证数字化转型的步伐将进一步加快，企业报销管理也将迎来全新的变革。
痛点分析：传统档案管理困境重重
传统的企业报销管理和档案管理模式，就像一辆老旧的马车，在数字化的道路上显得步履蹒跚。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，工作人员需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。
而且，纸质档案受限于时间和空间的限制，查找起来如同大海捞针，耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，不仅对空间要求巨大，还需要投入大量的人力，成本居高不下。更重要的是，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，无法满足现代企业的管理要求。
高新兴科技集团同样面临着类似的问题。其档案管理成本高昂，报销、采购付款等业务流程需要进行打印、整理、装订及归档等繁琐操作，占用了大量的库房人员管理成本，借阅流程及实物借出也十分繁琐。同时，档案管理存在诸多隐患，电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规，档案归档规范由人工控制，存在合规性隐患，缺少系统化控制。此外，档案利用效率低下，查询相关发票、收付款凭据及其他附件难度较大，耗费大量人力，无法实现跨系统调阅，严重影响了企业报销管理的效率。
解决方案整体策略概述：全链无纸化革新之路
合思档案就像是一艘在数字化海洋中领航的巨轮，为企业报销管理提供了全方位的财务数智化服务。它实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，通过广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为企业带来了全新的管理体验。
合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，能够实现电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个关键环节。在企业报销管理中，它就像一个智能的管家，将各个环节紧密连接起来，让报销管理变得更加高效、便捷。
核心模块：智能功能助力高效管理
- 智能采集
合思档案通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等）实现开放式接口互联，能够自主采集数据。大文件可以自动切割，数电票能够实现自动化解析，为企业报销管理提供了强大的数据支持。 - 预归档服务
集成服务、规则引擎、元数据服务等功能，为电子会计档案的预归档提供了有力保障，确保档案信息的准确性和完整性。 - 基础管理
档案存储、检索、借阅、销毁等功能一应俱全，同时具备精准权限管控，档案目录可以灵活扩展，还有水印管理，档号符合国标要求。在企业报销管理中，这些功能能够有效保障档案的安全和合规性。 - 档案服务
辅助审计、项目管理、统计分析等功能，为企业提供了多维检索、一站式预览、在线借阅、异构系统联查、实物混序归档、可视化盘点档案数据等服务。这些功能能够满足企业在不同场景下的档案利用需求，提高企业报销管理的效率和决策的科学性。
竞争优势：强大实力铸就卓越品质
合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，具备强大的资金和技术实力。这就像一座坚固的堡垒，为合思档案的研发和创新提供了坚实的后盾。
在服务方面，合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这种广泛的服务网络能够为客户提供更广泛、更优质的服务，在企业报销管理中，能够及时响应客户的需求，解决客户遇到的问题。
成功案例：实践验证卓越成效
- 好想你健康食品股份有限公司
使用合思档案后，在企业报销管理方面取得了显著成效。减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年可减少综合成本20万元。 - COMMUNE幻师
上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%，企业报销管理实现了质的飞跃。 - 云南菜品牌连锁经营
使用合思档案后，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单。财务档案利用便捷，多维检索能力满足多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据。业财融合提升了80%，节省打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%。 - 金牌橱柜家居科技股份有限公司
使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达100%，有效提升了企业报销管理的效率和合规性。
服务体系：全方位保障客户需求
合思在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供及时、高效的本地化服务。无论是在企业报销管理的哪个环节遇到问题，客户都能得到快速响应和解决。
同时，合思秉承以客户为中心的服务理念，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。在企业报销管理中，这种全方位的服务能够满足客户多样化的需求，帮助客户实现财务管理的数字化转型。
结尾：引领未来，开启数智化新篇章
合思档案基于在行业应用中的深度应用与案例经验，发布的《电子会计档案实践案例集》具有极高的参考价值和借鉴意义。它就像一座灯塔，为我国电子凭证数字化转型指引着方向，助力打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，在企业报销管理中实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更有效的作用。
