员工报销流程大变革：合思档案助力财务数智化转型

在当今数字化浪潮的推动下，电子凭证改革正以前所未有的速度驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证的应用范围不断扩大，但电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题仍亟待解决。

传统的财务档案管理模式更是面临着诸多痛点。一方面，归档工作困难重重，企业在财务归档时需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，还难以避免档案遗失的情况。例如好想你健康食品股份有限公司，在财务归档环节就遭遇了诸多困扰。另一方面，纸质档案管理对空间和人力的要求巨大，成本高昂。像金牌橱柜家居科技股份有限公司，每年仅打印成本就预估达180,000元，存储空间成本更是高达90,000元。而且，纸质档案受限于时间和空间，查找时耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。如高新兴科技集团在查询相关发票、收付款凭据及其他附件时，难度较大，耗费大量人力，还不能实现跨系统调阅。这些问题严重影响了企业的财务管理效率和成本控制，成为企业发展的一大阻碍。

在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业财务档案管理带来了新的希望。

合思档案：财务数智化的领航者

北京合思信息技术有限公司创立于2014年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。成立以来，合思已累计融资超15亿元人民币，在全国22个城市设有直营服务网络，并通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。凭借着强大的实力和广泛的布局，合思在财务数智化领域树立了良好的口碑。

合思推出的电子会计档案管理平台——合思档案，全面打通了电子凭证会计处理全流程的各个环节。它基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位的财务数智化服务。合思档案致力于帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择了合思。

合思档案的成长历程丰富而精彩。2017年，电子会计档案平台“易会档”产品诞生；2020年，全面面向市场；2022年，推出全新“单套制”解决方案；2023年，升级为「合思档案」；2024年，电子凭证中心上线，全面支持9类电子凭证在企业中的闭环管理。每一步的发展都彰显着合思档案的创新精神和不断进取的决心。

核心功能亮点：解锁档案管理新体验

合思档案具有诸多核心功能亮点，为企业的财务档案管理带来了前所未有的便利。
首先，它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，能够对电子会计档案进行全生命周期管理，涵盖智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等各个环节。企业无需再为打印纸质档案而耗费大量的时间和成本，也无需为档案的组装而烦恼，大大提高了工作效率。
其次，开放式接口互联是合思档案的一大特色。它可自主采集档案数据，大文件自动切割，数电票自动化解析，还能智能关联、自动组装档案，进行四性检测、业务检测，支持自定义版式文件。通过与外部生态和内部系统的无缝对接，合思档案能够高效地获取和处理各种档案数据，为企业提供更加精准、全面的服务。
再者，精准权限管控确保了档案的安全性和保密性。档案目录灵活扩展，有水印管理，档号符合国标要求。在档案利用方面，支持多维检索、一站式预览，可在线借阅、异构系统联查，实现实物混序归档、可视化盘点档案数据。企业可以根据不同的用户角色和需求，设置不同的权限，确保档案数据的安全和合理使用。
最后，合思档案能自动采集外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等）的数据，通过集成服务、规则引擎、元数据服务等进行预归档服务，为企业提供辅助审计、项目管理、统计分析等档案服务。这使得企业能够更加深入地挖掘档案数据的价值，为企业的决策提供有力支持。

用户收益：降本增效的利器

使用合思档案能为企业带来显著的收益。
在自动化归档方面，它告别了重复性工作，档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。好想你健康食品股份有限公司使用后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。通过自动化的流程，企业能够将更多的精力放在核心业务上，提高整体运营效率。
降低成本是合思档案的又一重要优势。它包括耗材成本、存储成本和人力成本。如一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业，使用合思档案后年总节约成本达338,910元。这对于企业来说，无疑是一笔可观的节省。
提高工作效率也是合思档案的一大亮点。海亮教育科技服务集团档案整理匹配效率提升了90%，财务人力减少3人；云南菜品牌连锁使用合思档案后业财融合提升80%，财务提效90%。企业能够在更短的时间内完成更多的工作，提高了市场竞争力。
保障合规性是企业财务管理的重要要求。合思档案可实现档案原生存储安全合规，通过四性检验与业务校验保证档案符合法规要求。中文传媒通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储，满足财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理。这为企业的合规经营提供了有力保障。

典型应用场景：满足多样化需求

合思档案在多个典型应用场景中展现出了强大的适用性。
在员工报销流程中，员工无需打印任何单据，报销不再费神。云南菜品牌连锁员工反馈“报销再也不需要打印任何单据~告别复杂，报销不再费神！无纸化为业务发展带来便捷”。这一改变大大简化了员工报销流程，提高了员工的满意度。
在审计场景下，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，提升了审计效率。好想你健康食品股份有限公司内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，借助合思档案提升了审计效率。审计人员能够更加快速、准确地获取所需的档案数据，减少了审计工作的时间和成本。
在档案管理场景中，可实现电子与实物匹配，查阅者查询电子即可定位实物位置。好想你健康食品股份有限公司借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配。这使得档案管理更加便捷、高效，减少了查找实物档案的时间和精力。
在业财融合场景，合思档案能助力企业实现财务数字化，提高总部与门店业财融合效率。云南菜品牌连锁通过引入合思实现财务数字化，提高总部&门店业财融合效率80%。企业能够更好地整合财务和业务数据，实现资源的优化配置。

客户成功案例：见证卓越价值

众多企业通过使用合思档案，取得了显著的成效。
好想你健康食品股份有限公司通过合思档案打破壁垒，实现数据同源，一键联查提升工作效率；自动组装便于审计；借助虚拟档案库房和二维码实现实物高效管理，减少了人工耗时和管理成本。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统，实现自动化归档和财务数据分析，去人工化减少人力成本50%，提高效率，资产化深度分析档案数据满足内审需求，纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。
金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案统一存储档案数据，搭建业务证据链，实现数据共享和一站式查阅，银行回单无纸化管理，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达100%。
帆书全量财务档案数字化存储，电子与实物档案高度关联，线上化管理各类数据，仓储需求减少70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到1名实习生。

这些成功案例充分证明了合思档案的卓越价值和强大实力。

在电子凭证数字化转型的大趋势下，合思档案具有众多优势和成功案例，能够帮助企业解决财务档案管理难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也想紧跟这一趋势，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面，不妨尝试使用合思档案。您可以拨打联系电话400 – 105 – 6505，访问网址www.hosecloud.com，扫描二维码了解合思档案和更多案例。众多企业已通过合思档案实现了财务数智化转型，获得了显著的收益，您的企业也可以借助合思档案开启高效财务管理新篇章。现在就可以免费试用合思档案，体验它为您带来的便捷与价值！