在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的高效运营离不开先进的管理系统支持。以家居行业为例，众多企业在档案管理等方面面临着诸多挑战。今天，我们聚焦金牌橱柜家居科技股份有限公司，深入剖析其如何借助合思的电子归档系统成功解决档案管理难题。
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于1999年，多年来深耕家居领域，是国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商。其拥有国家认定厨房工业设计中心，荣获国家认定“智能制造示范企业”的殊荣。在全球范围内，金牌橱柜拥有超4000家高端品牌专卖店，海内外建有5大专业生产基地，92家归档主体，企业员工人数达6000多人。如此庞大的企业规模，在档案管理方面必然面临着巨大的挑战。接下来，我们详细了解一下金牌橱柜在档案管理上的业务背景、现状与痛点。
档案管理困局：传统模式的重重难题
在档案管理的整理环节，金牌橱柜的会计档案散落于各个系统之中。不同系统的数据格式和标准各不相同，导致档案数据难以有效利用。工作人员需要逐一打印档案资料，然后进行手工匹配、组装、装订，最后上架。这一系列操作不仅耗费大量的人力和时间，而且容易出现错误，大大降低了工作效率。
在保管环节，按照规定，财务部门需要临时保管档案1年，1年后再移交至综合档案管理部门。这期间涉及到档案的交接和转移，增加了档案管理的复杂性和风险。
在存储环节，金牌橱柜采用独立档案室来管理纸质档案。然而，随着企业业务的不断拓展，档案数量急剧增加，有限的档案室空间逐渐变得捉襟见肘。同时，纸质档案容易受到自然灾害、人为损坏等因素的影响，存在一定的安全隐患。
在管理利用方面，金牌橱柜主要以纸质档案管理为主。每年进行实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查档案，不仅效率低下，而且难以保证查询的准确性和全面性。这种传统的档案管理模式已经无法满足企业快速发展的需求，急需一种更加高效、智能的解决方案。
合思电子归档系统：精准破局的智慧之策
针对金牌橱柜在档案管理方面的痛点，合思为其量身定制了一套电子归档系统解决方案。
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统一存储：打破数据孤岛
合思的电子归档系统打破了数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合。通过统一的标准和管理方式，将这些档案数据统一存储在系统中。这样一来，企业可以对所有档案数据进行集中管理，避免了数据的分散和重复，提高了数据的利用效率。 -
业务证据链完整：实现业财一体双向穿透
该系统注重会计资料之间关系的搭建，以业务为核心构建完整的证据链条。通过业财一体双向穿透功能，企业可以从业务层面追溯到财务数据，也可以从财务数据反推到业务环节。这不仅有助于企业加强内部控制，提高财务管理的透明度，还能为企业的决策提供更加准确、全面的信息支持。 -
数据共享，一站式查阅
合思电子归档系统以聚合化、结构化、业务化的方式呈现会计资料的结构树。用户可以通过系统快速、便捷地查阅所需的档案数据，实现一站式查阅服务。这种高效的查阅方式大大节省了用户的时间和精力，提高了工作效率。 -
银行回单无纸化：降本增效新举措
海量的银行回单处理一直是企业档案管理的一大难题。合思电子归档系统实现了银行回单的自动采集、切割、组装，全面实现了无纸化管理。这不仅减少了纸质回单的使用，降低了企业的成本，还提高了回单处理的准确性和及时性，为企业的财务管理带来了极大的便利。
电子归档系统成效：显著效益见证实力
合思电子归档系统在金牌橱柜的实施取得了显著的成果。
在档案匹配方面，系统的应用使得档案匹配耗时减少了84%。工作人员不再需要花费大量时间进行手工匹配，大大提高了工作效率。
在档案查询方面，档案查询耗时减少了80%。用户可以通过系统快速定位所需档案，查询效率得到了极大提升。
在成本节省方面，预估每年可为企业节省总体成本30万以上。无纸化管理减少了纸张、印刷、存储等方面的费用，同时提高了工作效率，间接降低了人力成本。
在档案合规性方面，电子归档系统确保了档案管理的规范性和准确性，档案合规性达到了100%。企业可以更加放心地进行档案管理，避免了因档案不合规而带来的风险。
合思电子归档系统：企业财务数智化的理想之选
合思创立于2014年，是一家专注于为企业单位提供财务数据化产品和服务的科技公司。通过其敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多净利润。
基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
合思是专精特新企业，成立以来累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让企业资源发挥出更大的价值。
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