在当今竞争激烈的商业世界中，世界 500 强旗下的教育服务品牌始终处于行业前沿。然而，随着企业规模的不断扩大和业务的日益复杂，该品牌在财务数字化转型方面面临着诸多挑战。特别是在人员出差管理等相关财务流程中，问题逐渐凸显，迫切需要一套高效的解决方案。
业务迷雾：剖析现状与痛点
企业的业务和财务系统犹如一个个孤立的岛屿，数量繁多却彼此独立。数据之间无法顺畅流通，导致结构化数据的提取困难重重。在人员出差管理中，电子发票的处理更是让人头疼不已。打印、查重、验伪等操作不仅耗费大量时间和精力，还造成了纸张的极大浪费。
实物存档也成为了企业的一大负担。它占用了大量的物理空间，需要专门的人员进行管理，成本居高不下。然而，即便如此，档案损坏的情况仍时有发生，企业面临着合规风险。在人员出差管理的相关档案方面，同样存在这样的问题。
不断重复的纸质档案录入工作，不仅耗时漫长，而且容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿和报表的装订要求极高，每一个环节都需要耗费大量的时间和人力。此外，实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找。档案查阅缺乏留痕机制，无法实现多人借阅，导致档案资产的利用率极低，这在人员出差管理的档案方面表现得尤为明显。
合思妙方：全生命周期电子化会计档案管理方案
合思针对该客户的问题，推出了全生命周期的电子化会计档案管理方案。这个方案的档案数据来源广泛，涵盖了电子档案、自研 OA 以及企业自身的各种业务系统。它拥有超过 40 种自动封装接口，能够广泛连接异构系统，企业无需进行开发成本投入，就可以实现档案的应收尽收。在人员出差管理相关的档案方面，也能轻松纳入管理体系。
接口传输方式多种多样，包括影像支撑、外部设备扫描和人工上传。通过这些方式，可以将各类档案数据进行整合，确保人员出差管理相关的电子发票、报销凭证等数据都能准确无误地录入系统。
该方案实现了自动归档功能，具备智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁和权限监控等一系列功能。在人员出差管理中，这些功能可以确保出差相关的费用报销、行程记录等档案得到妥善管理。
会计类档案管理范围广泛，不仅包括企业内部的凭证、订单、会计账簿等，还涵盖了外部的纸质发票及影像、银行电子回单等。人员出差管理中的各项费用凭证、交通票据等都能在这个管理体系中得到有效管理。
实施蓝图：分步推进解决方案
合思首先通过广泛连接异构系统，打破数据孤岛，实现档案的应收尽收。在人员出差管理方面，将出差申请、审批、报销等各个环节的数据进行整合，无需大量开发成本。
利用多种接口传输方式，如影像支撑、外部设备扫描和人工上传，将各类档案数据进行整合。人员出差过程中的电子发票、行程单等数据可以通过这些方式快速准确地录入系统。
运用智能组单、四性检测等功能，实现自动归档和档案的有效管理。在人员出差管理中，系统可以自动对出差费用进行分类、审核，确保数据的准确性和合规性。
通过强大的规则引擎自定义搭建，实现亿级数据秒级调阅，穿透联查无缝衔接。在人员出差管理中，管理人员可以快速查询出差人员的费用明细、行程安排等信息，提高管理效率。
成果绽放：实施解决方案后的显著效益
经过一段时间的实施，该客户取得了显著的成果。年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，这极大地简化了会计管理流程，提高了工作效率，人员出差管理的流程也变得更加顺畅。
档案可以进行多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。在人员出差管理中，相关人员可以快速查询出差人员的费用报销情况、行程记录等信息，提高了工作效率。
该企业通过了财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表。实现了财务数据自动化率 91%以上，在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升，人员出差管理的效率也得到了显著提高。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上，人员出差管理的自动化水平也将进一步提升。
客户心声：真实评价与积极反馈
企业财务相关负责人表示，通过合思的解决方案，实现了财务数据自动化率的大幅提升，管理效能显著增强，对未来实现更高的自动化率充满信心。在人员出差管理方面，也感受到了明显的改善。
以电子会计档案为核心的管理模式，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案的多维度穿透查询和电子借阅功能十分便捷，这在人员出差管理中为相关人员提供了极大的便利。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本，降低了企业运营成本。人员出差管理的相关档案也不再需要大量的物理空间进行存储，减少了管理成本。
合思的解决方案有效解决了企业在财务数字化转型方面的痛点，为企业的发展提供了有力支持。特别是在人员出差管理方面，提高了管理的准确性和效率，为企业的发展提供了保障。
如果您的企业也面临着人员出差管理等财务数字化转型的难题，不妨借鉴世界 500 强旗下教育服务品牌的成功经验，选择合思进行财务数字化转型。合思提供的敏捷的财务收支管理平台具有多种功能，能够满足企业的不同需求，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。合思拥有专业的客户成功团队，能够为客户提供全方位的服务保障，让客户无后顾之忧。欢迎有需求的企业拨打 400 – 105 – 6505 或访问 www.hosecloud.com 了解更多信息，还可以免费试用，开启企业财务数字化转型的新征程。
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