在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，自1995年成立以来，一路砥砺前行，成为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，是中国铁塔、中国移动等国际知名企业的设备主流供应商，产品广泛应用于国家体育场等国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，在财务数字化转型的道路上，动力源也遇到了诸多问题，差旅费用管理便是其中的一个痛点。下面，我们就来探讨一下差旅费用改进建议，看看合思是如何助力动力源解决这些难题的。
动力源：业务背景下的差旅管理痛点
动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路。先后自建费控系统、采购管理系统等，并基于OA系统开发报销系统。但理想很丰满，现实却很骨感。虽然投入了大量的精力和资源，但整体流程依然复杂，系统壁垒高筑，与预期的效果差距较大。
在差旅费用管理方面，多系统操作体验差的问题尤为突出。员工申请单需要在各系统间频繁切换提交，繁琐的操作让人疲惫不堪。报销数据需要财务手工录入系统，发票验真、查重也只能手工进行，这就导致假票、错票、重票情况难以避免。差标核对等基础性工作占据了财务人员大量的时间，工作效率低下。
系统割裂、数据分散、信息滞后也是一大难题。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力，管理者无法实时掌握数据信息，这对于企业的决策和管理产生了不利影响。
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，业务覆盖面广、报销模式复杂。报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐。不同类型费用支付方式不同，进一步增加了差旅费用管理的难度。
合思方案：破解动力源差旅管理困局
面对动力源在差旅费用管理方面的诸多问题，合思提供了一套全面的解决方案。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现订单支出成本的实时归集和统计。通过这种方式，打破了系统之间的壁垒，让数据能够顺畅流通。
在产品应用方面，合思推出的无需报销模式，让员工真正感受到了数字化的便利。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受申请单和差标管控，确保消费即合规。财务人员则可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列的自动化操作，大大提高了财务工作的效率。
合思费控系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。
实施步骤：稳步推进差旅管理变革
合思解决方案的实施是一个循序渐进的过程。
首先，将动力源现有的HR系统、BPM系统等与合思费控进行数据对接。确保基础数据和业务数据能够顺利同步，为后续的系统运行打下坚实的基础。
接着，在合思费控系统中设置好相关的审批流程、费用标准等规则。这些规则的设置要充分考虑动力源的业务特点和管理需求，以实现对业务流程的有效管控。
最后，引导员工使用合思费控系统进行业务操作。如提交申请单、进行消费等，并对员工进行培训，使其熟悉系统的使用方法。只有员工熟练掌握了系统的操作，才能真正发挥出系统的优势。
显著成果：差旅管理效益大提升
通过合思解决方案的实施，动力源在差旅费用管理方面取得了显著的成果。
多系统集成，数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。这不仅提高了工作效率，还为企业节省了大量的成本。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工的工作更加轻松愉快。
财务审批有了依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪等流程，降低了基础工作压力，从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力去做更有价值的工作。
动力源反馈：认可合思持续合作
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思解决方案的认可和对未来合作的期待。
行动号召：选择合思开启财务新征程
众多像动力源这样的专精特新企业都已通过合思的财务数字化解决方案实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果你也想让企业在财务数智化方面取得突破，不妨选择合思。现在，合思为你提供免费试用的机会，让你亲身体验合思财务数字化解决方案的魅力，让有限的资源发挥出更有效的作用，为企业的发展注入新的动力。差旅费用改进建议，合思为你量身打造。
