在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力、实现可持续发展的关键。以北京动力源科技股份有限公司为例，这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，并于2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，即使像动力源这样实力雄厚的企业，在财务数字化转型道路上也面临着诸多挑战。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，为动力源提供了专业的财务数字化解决方案，助力其解决痛点、实现降本增效，同时也在档案管理优化方面发挥了重要作用。
动力源：业务困境与痛点凸显
- 转型之路：复杂系统难破壁垒
2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的探索。先后自建费控系统、采购管理系统、销售管理系统、生产制造管理系统，并基于OA系统开发报销系统。然而，理想很丰满，现实很骨感。整体流程依然复杂，系统之间形成了高高的壁垒，与预期的转型效果差距较大。这不仅影响了工作效率，也给档案管理优化带来了极大的困难。 - 操作体验：多系统切换苦不堪言
员工在进行申请单提交时，需要在各个系统间频繁切换，操作体验极差。而且，报销数据需要财务手工录入系统，发票验真、查重也只能手工进行。这就导致假票、错票、重票情况难以避免，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了大量时间，使得档案管理工作的准确性和及时性受到严重影响。 - 数据困境：分散滞后难以为继
同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营及时纠偏。这种数据的分散和滞后，对档案管理优化造成了巨大的阻碍，使得档案中的数据难以反映企业的真实财务状况。 - 业务特点：复杂报销稽核繁琐
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。不同类型费用支付方式不同，这进一步增加了报销管理的难度，也对档案管理优化提出了更高的要求。
合思方案：精准施策破解难题
- 系统集成：数据同步畅通无阻
合思为动力源提供的解决方案中，系统集成是重要的一环。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。通过这种方式，实现了订单支出成本的实时归集和统计，为档案管理优化提供了准确的数据基础。 - 无需报销：提升体验合规高效
业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受申请单和差标管控，确保了消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列的操作不仅简化了报销流程，还提高了档案管理的效率和准确性，是档案管理优化的重要举措。 - 连接能力：打破壁垒加速流转
合思系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统。这打破了数据流转壁垒，在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。同时，也为档案管理优化提供了更便捷的途径，使得档案中的数据能够及时更新和共享。
实施步骤：稳步推进成效显著
- 合作开启：多阶段协同共进
合思与动力源于2021年展开财务数字化合作，历经项目准备、蓝图设计、系统实现上线准备、功能测试和内部运维各个阶段。在这个过程中，双方高层领导高度重视，项目组成员共同努力，为方案的顺利实施提供了有力保障，也为档案管理优化奠定了坚实的基础。 - 集成实施：数据共享实时更新
在系统集成方面，合思将动力源的HR系统、BPM系统等与合思费控进行数据同步，确保基础数据和业务数据的及时共享和更新。这使得档案管理能够获取到最新、最准确的数据，为档案管理优化提供了数据支撑。 - 报销优化：规范流程提升效率
在无需报销解决方案实施中，合思规范了业务人员的消费流程，确保消费受申请单和差标管控。同时，优化了财务对账、结算和凭证生成等环节，使得报销流程更加高效、合规。这不仅提升了员工的使用体验，也为档案管理优化提供了良好的业务环境。
成果展现：降本增效管理升级
- 操作革新：效率提升体验改善
多系统集成后，数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期缩短3周，效率提升300%。员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。这使得档案管理的工作压力得到了有效缓解，也提高了档案管理的效率，是档案管理优化的直接体现。 - 成本节约：会计减负人员优化
会计工作量大幅缩减，人员成本节约50%。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力做更有价值的工作。这不仅降低了企业的运营成本，也为档案管理优化提供了更多的资源和精力。 - 合规管控：财务审批更有依据
财务审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员能够更加轻松地进行财务审批，确保费用的合规性。同时，结算的统一也使得档案管理更加规范，提高了档案的质量，是档案管理优化的重要成果。 - 全程管控：管理决策更具精准
管理实现事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，实时了解企业经营数据。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表发现问题，对业务运行高效、及时、准确地决策，彻底摆脱企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。这为档案管理优化提供了更科学的决策依据，使得档案管理能够更好地服务于企业的发展。
动力源反馈：高度认可携手前行
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思解决方案的高度认可，也证明了合思在档案管理优化方面的能力和价值。
在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战和机遇。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，拥有广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，已帮助众多像动力源这样的企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，同时也在档案管理优化方面取得了显著成效。如果您的企业也面临财务数字化转型的难题，不妨选择合思，开启高效财务之旅，还可以免费试用我们的解决方案，体验档案管理优化带来的全新变革。
