在当前经济环境下，企业发展面临诸多挑战。不少企业集体进入低速增长阶段，利润出现下滑态势。绝大多数企业都遭遇着三大“净利润黑洞”，即惯性思维、业财脱节和预算失控。其中，差旅成本作为仅次于人力资源成本的第二大可控成本，是企业现金流的重要构成部分，却在无形中侵蚀着企业的净利润。
2023 年企业差旅市场经历了快速增长后，经济复苏步伐未达预期，企业业绩增长放缓。进入 2024 年，企业差旅市场整体转向平稳增长。与此同时，相较于疫情期间的折扣力度，2024 年机票折扣稍有回落，酒店价格有所上涨。企业在拓展业务的过程中，始终难以解决成本管控的难题，成本压力无法得到有效释放。而且，从国内到国际，从一二线城市到三四线及以下城市，绝大部分企业在差旅管控方面存在一个共性问题——线下差旅费用管控。线下差旅费用的不透明性，给企业的成本管控带来了严峻挑战。
面对这些难题，合思为企业提供了一套行之有效的解决方案，其电子归档系统更是在其中发挥着重要作用。
一站式服务：差旅管控的整体蓝图
合思是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。它借助敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
合思与未来财务人研究院联合发布的《2024 中国企业差旅管控分析报告》，向企业展示了先进企业如何通过一站式差旅服务和以收定支的精细化管控实现降本增效。合思的全流程数智化差旅管理解决方案，在“用”的层面，能够实现从线上到线下、从国际到国内的全场景覆盖。通过同屏比价功能，企业可以获得性价比更高的差旅资源。在“管”的方面，不仅实现了全流程管控、全产业链优化，还让全员参与到差旅管控中来，让每一位员工都愿意主动帮助企业一起“合力省”。合思的电子归档系统，更是为这一整体解决方案提供了高效的档案管理支持，确保每一笔差旅费用的相关档案都能准确、快速地归档。
功能亮点：智控差旅的核心武器
2024 年起，合思陆续推出了 AI 智能审批、AI 智能推荐助手等诸多功能。AI 助手能够根据员工的行程、差旅标准、出行习惯，智能推荐最佳出行方式和酒店入住建议。这不仅能确保员工在合规的前提下，获得更高性价比的差旅服务，还能自动完成机票、酒店、火车票预订和打车服务，避免人工预定错误，提高效率。此外，它还会提供目的地的旅行小贴士。
合思平台数据显示，以 2024 年 7 月的北京为例，酒店平均预定价格相比平时上涨了 22%。在企业差标不变的情况下，员工在北京地区超标个人支付的金额上涨了 17%。为解决这一难题，企业可以采取更加灵活的差旅标准调整策略，而合思的电子归档系统能够助力企业实现科学的差标管控。通过对差旅费用相关档案的精准管理，企业可以更好地分析和调整差标。
基于 BI 差旅风控系统，合思可以通过员工信息、行程信息与实际乘坐或入住情况、审批详情、费用明细与预算、差标等多维度数据对比，对企业差旅活动实现全面监控与智能分析。实时监控差旅活动是否符合预算和差旅标准，及时发现异常并发出预警。电子归档系统则为这些数据的存储和分析提供了坚实的基础，确保每一个风险点都能被准确记录和追踪。
合思商城还推出了差旅节省奖励计划“合力省”。当员工选择的酒店价格低于公司设定的差旅标准时，将会获得一定金额的红包奖励。这些奖励可以在合思商城内用于个人消费，如点外卖、打车或订票等，由合思承担奖励成本。这一计划打破了在“省钱”上员工与企业的对立关系，同时帮助企业实现无需额外支出的员工激励机制。电子归档系统会对每一笔奖励相关的档案进行妥善管理，确保奖励机制的公平、公正和透明。
企业收益：差旅管控的价值体现
合思平台数据显示，首批开启合力省的企业，不仅超标订单大幅下降，差旅预算节省幅度也非常可观。员工像花自己的钱一样，理智地花公司的钱。截至 2024 年 7 月，使用合力省的企业的超标订单占比从 4%下降到 2%，已累计帮助企业节省差旅费 533 万元。电子归档系统对这些节省的数据进行详细记录和分析，为企业进一步优化差旅管控提供有力支持。
合思易商卡不仅 100%覆盖线上 + 线下的因公消费全场景，也覆盖了国内与国际的支付需求，消灭企业员工因公消费管理“盲区”。通过调研合思易商卡客户企业，员工普遍反馈无需垫资，报销单填写不再是难事，发票关联和费用一键导入，极大方便了业务人员日常工作与差旅出行，真正帮助企业“捂住钱袋子”。电子归档系统则对每一笔易商卡消费的相关档案进行及时归档，确保企业财务数据的完整性和准确性。
应用电子归档系统可降低 70%的档案耗材和存储成本，节约整理成本 75%，检索效率提升 90%，并实现 100%管理合规，助力企业双碳指标落地并完成全面智能化的最后一公里的闭环。它让企业的差旅费用档案管理更加高效、环保和安全。
场景应对：实战中的精准策略
某企业员工小张因住宿差标 400 元，但实际出差目的地在差标内基本住不到像样的酒店，小张又不想委屈自己，考虑到公司规定同性合住差标可上浮 80%，于是每次出差均添加同行人一同前往。实际同行人既无差旅需求，又未实际乘坐飞机或者火车。应用合思系统后，企业通过合思 BI 差旅风控功能进行全员普查，发现大量员工存在此类违规情况。该企业立即完善相关差旅制度，并加强差旅数据监控。电子归档系统为企业记录了每一次违规行为的相关档案，为企业制定更加完善的制度提供了依据。
2023 年，某连锁零售企业业务对象开始转向三四线小城镇的商超渠道，但由于该企业此前差旅管理仅能管控到市级地区，在业务策略调整后，与合思商城深入沟通，重新根据业务运营策略制定全新差旅管控方案，将差标管控下沉至区县维度。数据显示，2024 年上半年，尽管该企业三线及以下城市的差旅申请单量较去年同期增长 8%，但企业三线及以下城市酒店预订消费金额仍同比下降 6%。电子归档系统对这一业务调整过程中的每一笔差旅费用档案进行了精细管理，确保企业能够准确分析业务调整对差旅成本的影响。
客户案例：成功路上的同行见证
某企业自 2024 年 3 月开通合力省项目以来，员工通过节省差旅费获得私人消费红包 17000 元，红包可用于购买火车票、外卖、打车等因私消费。员工节省的越多，获得的红包金额越大。根据企业调研，员工对红包使用满意度高，企业反馈该项目有效节省了企业差旅费，形成双赢。电子归档系统对每一笔红包奖励的发放和使用情况进行了详细记录，确保整个奖励过程的可追溯性。
合思助力某企业解决海外差旅资源分散、碎片化信息数据、多平台切换、跨时区出行等难题。合思通过整合全球优质的服务商渠道，覆盖全球 70 多个国家近 200 万家全球酒店资源、千余家航空公司资源、800 多座城市的境外打车资源等，确保员工出差海外时能够快速获取高性价比的出行选择。此外，合思商城提供“线上 + 线下”多渠道预订服务，并配备 7 * 24 小时中英文客服支持，确保对企业员工出行需求及时响应。电子归档系统则对海外差旅的每一笔费用档案进行妥善管理，为企业的海外差旅管控提供了有力保障。
在这场从差旅管理革新出发的新篇章中，企业不仅优化了成本结构，更激活了增长潜力，让每一位员工都成为企业成功的共同创造者。在这一场关于智慧、战略与创新的航程中，合思愿与更多企业一同智控差旅消费，解锁企业“省”与“赚”的新模式，共同迎接更可期待的商业未来。面向未来，企业应用发展的眼光选平台。合思前瞻探索 AI 技术，迎合企业未来差旅管理的发展趋势，让企业“用得丝滑、管得无形”，帮助企业在 AI 时代赢得成本优势，挖出更多净利润。
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