电子归档系统助力企业数字化档案管理新征程

在企业数字化浪潮席卷而来的当下，众多企业纷纷借助 OA 系统、资金系统、合同系统、CRM 系统、费控系统等的建设，实现了线上业务处理的高效运转。然而，在归档和储存环节，却依然面临着纸质文件储存的难题，以及数据存储线下载体的困扰。要确保企业财务档案管理合规，实现全面数字化，保证档案原生性至关重要。

与此同时，2025 年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理正面临新的挑战，信息化建设亟需加强。由于数电票管理要求的特殊性，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。从部门规章到国家法律，电子档案的法律效力得到了全面肯定，电子会计凭证可以以电子形式保存，形成电子会计档案，这已然成为企业数字化建设的必然选择。

合思档案，作为领先的单套制电子会计档案管理平台，也就是我们所说的电子归档系统，能够为企业提供便捷调阅、混序归集等功能，助力企业解决内外交困的档案管理问题，在企业数字化转型中发挥着关键作用。

传统档案痛点凸显电子归档需求

传统纸质档案管理犹如一座沉重的大山，给企业带来了诸多困扰。对于企业高管而言，纸质档案管理成本居高不下，不仅需要大量的存储空间来存放档案，而且档案数据缺乏有效的汇总整理，难以进行分析利用，使得企业在决策时缺乏有力的数据支持。
财务人员更是苦不堪言，他们需要处理海量的档案数据，整理工作不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，枯燥繁复的工作让他们的工作热情逐渐消磨。
业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，繁琐的流程耗费了大量的时间和精力。
此外，传统纸质档案管理还存在着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题。这些痛点凸显了企业对电子会计档案管理，也就是电子归档系统的迫切需求。

合思档案策略满足多元用户需求

合思档案电子归档系统提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。
对于 CEO/高管来说，合思档案电子归档系统能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。同时，它还能提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。
对于归档员/财务人员，该系统可以提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析，让他们能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。
在外部审计方面，合思档案电子归档系统提供了极大的便利。审计人员无需进入档案室，就可以实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员也无需与审计人员重复沟通，补充审计资料。

核心模块彰显电子归档功能优势

• 单套制解决方案：高效便捷的电子管理
  合思档案电子归档系统的单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。它采用线上一套电子数据管理，确保财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询。纸质原文件可以混序归档，随到随归、无需排序及组装，大大提高了效率。会计档案无需打印，应收尽收，保证了档案数据的完整、真实、合规。
• 档案扩展解决方案：灵活扩展档案管理范围
  该系统的档案扩展解决方案通过生成式 OpenAPI 和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可以根据自身管理需求自定义归档目录。
• 证据链完整性解决方案：保障财务合规
  证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。
• 共享调阅解决方案：满足精细化查询需求
  共享调阅解决方案满足了企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。

竞争优势确立电子归档领先地位

合思档案电子归档系统具有广泛连接的能力，能够连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。它具备 100%自动归档能力，强大的规则匹配能力最大程度地减少了人工介入，实现了自动组装、归档。
该系统是符合国家政策要求的档案系统，能够进行电子会计档案合规性管理，满足接收管理数电票的能力。同时，它拥有稳定的迭代能力，能够及时应对变化。此外，合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO 信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点 100%成功验收，在技术和合规性上具有显著优势。

成功案例见证电子归档应用价值

• 年单据量 2.6 亿企业：降本增效新突破
  某企业年单据量高达 2.6 亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案电子归档系统通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化。企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约了企业显性成本。
• 集团型企业：标准化管理新典范
  某集团型企业档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难。合思档案电子归档系统采用单套制管理方案，实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。该方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。
• 多系统数据互联企业：高效管理新体验
  某多系统数据互联企业档案管理低效，会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案电子归档系统提供了数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理。预估节省总体成本 30W +/年，合规性管理 100%，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。
• 民办教育集团：智能管理新变革
  某中国最大的 K12 民办教育集团之一存在业务系统多、系统独立数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、电子发票打印/查重/验伪耗时费力、实物存档占用空间、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散、无法智能搜索准确查找等问题。合思档案电子归档系统采用数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思服务体系提供全方位保障

合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。合思的联系方式丰富多样，地点覆盖北京、上海、杭州等多个城市，电话为 400 – 105 – 6505，网站是 www.hosecloud.com，还提供微信公众号二维码和微信小程序二维码。无论何时何地，客户都能方便快捷地获取合思的服务。

综上所述，合思档案电子归档系统具有诸多优势和价值。它能为企业解决内外交困的档案管理问题，如节约纸张成本 70%、节约整理成本 75%、检索效率提升 90%、管理合规性达到 100%。它助力企业实现业财融合，解放双手释放人的创造力，让有限更有效，实现降本增效、合规经营和低碳运营。在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，而合思档案电子归档系统无疑是企业的优质选择。如果您想体验合思档案电子归档系统的强大功能，不妨点击免费试用，开启企业档案管理的新篇章。