在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。以北京动力源科技股份有限公司为例，这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，2022年3月还入选了北京市专精特新“小巨人”企业。就是这样一家实力雄厚的企业，也面临着财务数字化的难题，而合思的出现，为其解决了这些难题，实现了降本增效，同时也凸显了电子文档审批管理在其中的重要作用。
动力源困境：电子文档审批管理难题凸显
动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合之路，先后自建了费控系统、采购管理系统等多个系统。然而，这些系统在实际运行中却暴露出诸多问题。
首先，整体流程复杂，系统壁垒高，与预期的数字化转型效果差距较大。多系统操作体验差，员工在提交申请单时，需要在各个系统之间频繁切换，这不仅增加了操作的复杂性，还降低了工作效率。而财务人员在处理报销数据时，需要手工录入，发票验真、查重也只能依靠手工进行，这就导致假票、错票、重票的情况难以避免，电子文档审批管理的合规性难以保证。
其次，系统割裂、数据分散、信息滞后的问题严重。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，这使得财务制度难以落地，电子文档审批管理缺乏有效的数据支持。
另外，动力源业务覆盖面广，报销模式复杂。其主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。电子文档审批管理在这种复杂的业务场景下，面临着巨大的挑战。
合思妙方：电子文档审批管理解决方案
面对动力源的这些难题，合思提供了一套全面的解决方案，在电子文档审批管理方面发挥了重要作用。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步；同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。通过这种方式，打破了系统之间的壁垒，让电子文档审批管理的数据能够在不同系统之间顺畅流通。
在产品应用上，合思推出了无需报销的模式。业务人员因公消费免垫资、免开票，消费受申请单和差标管控，确保消费即合规。财务人员可以进行统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列操作大大简化了电子文档审批管理的流程，提高了工作效率。
合思系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，为电子文档审批管理提供了强大的技术支持。
落地征程：电子文档审批管理实施步骤
合思与动力源的合作，是一个逐步推进的过程，在电子文档审批管理方面也有着清晰的实施步骤。
首先，合思对动力源现有的系统和业务流程进行了全面梳理。通过深入了解动力源的业务特点和需求，确定了需要集成和优化的部分，为后续的电子文档审批管理工作奠定了基础。
接着，按照系统集成方案，将HR系统、BPM系统等与合思费控进行数据对接和同步。这一过程确保了基础数据和业务数据的准确传输，使得电子文档审批管理能够在统一的数据平台上进行。
最后，对动力源的员工进行培训。让员工熟悉合思费控系统的操作流程和功能，尤其是无需报销等新功能的使用方法。通过培训，员工能够更好地适应新的电子文档审批管理模式，提高工作效率。
成效显著：电子文档审批管理成果显现
经过合思解决方案的实施，动力源在电子文档审批管理方面取得了显著的成果。
多系统集成后，数据实现了互通，操作体验全面革新。员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%。这意味着员工能够更快地完成报销流程，将更多的时间和精力投入到业务工作中。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员从繁琐的手工录入和审核工作中解放出来，有更多的精力去做更有价值的工作，如财务分析和决策支持。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工的工作更加便捷。
财务审批有了依据，费控更合规，结算更统一。从手动制作单据到智能制单，电子文档审批管理更加智能化、规范化，节省了大量的时间和精力。
动力源赞誉：电子文档审批管理认可有加
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思解决方案的认可，也证明了电子文档审批管理在企业财务数字化转型中的重要作用。
合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的解决方案，已帮助众多像动力源这样的企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。在电子文档审批管理方面，合思也展现出了强大的实力和优势。
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