在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键一环。北京动力源科技股份有限公司，一家成立于1995年的行业先驱，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，更是在2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2011年，动力源就敏锐地察觉到财务数字化转型和业财融合的重要性，毅然开启了漫长的系统自研之旅。然而，现实却不尽如人意，整体流程依然复杂，系统壁垒高耸，与预期的转型目标存在较大差距。电子文档审批管理在这一过程中也面临着诸多困境，动力源急需一套行之有效的解决方案来突破瓶颈。
痛点剖析：动力源转型路上的荆棘
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操作体验不佳与合规难题
动力源在电子文档审批管理中，多系统操作体验差的问题十分突出。员工在提交申请单时，需要在各个系统间频繁切换，耗费大量时间和精力。而报销数据需要财务手工录入系统，发票验真、查重等工作也只能靠手工进行，这就导致假票、错票、重票等情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，使得电子文档审批管理效率低下，合规性也难以保证。 -
系统割裂与信息滞后
同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，电子文档审批管理缺乏有效的协同机制。数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营及时进行调整，企业的决策效率受到严重影响。 -
业务复杂与稽核繁琐
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用支付方式不同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资，这进一步增加了电子文档审批管理的难度。 -
组织架构复杂与流程不统一
随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致的问题逐渐显现。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证，电子文档审批管理的混乱局面亟待改善。
合思方案：精准破局的利器
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系统集成：数据互通的桥梁
合思为动力源提供了系统集成的解决方案，将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。通过这种方式，打破了系统之间的壁垒，让电子文档审批管理的数据能够顺畅流通，为企业的财务管理提供了有力支持。 -
无需报销：提升体验的良方
合思的“无需报销”方案，让业务人员因公消费免垫资、免开票，极大地提升了员工的幸福感。消费受申请单和差标管控，确保了消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列操作简化了电子文档审批管理的流程，提高了工作效率。 -
强大连接：打破数据流转壁垒
合思凭借Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，展现出了强大的系统连接能力。这种技术支持标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，让电子文档审批管理更加高效便捷。
实施过程：携手共进的征程
合思团队与动力源密切合作，在疫情影响的大环境下，项目经理周晓培始终坚守在项目现场。项目历经准备、蓝图设计、系统实现上线准备、功能测试和内部运维等各个阶段。在双方高层领导的重视下和项目组成员的共同努力下，项目于2021年5月1日7家公司成功上线。电子文档审批管理在这个过程中逐步得到优化和完善，为企业的数字化转型奠定了坚实基础。
成果展现：转型带来的显著效益
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操作体验革新
多系统集成使得数据互通，员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。电子文档审批管理的操作体验得到了全面革新，企业的财务管理效率得到了显著提升。 -
员工体验升级
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价。这极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工在电子文档审批管理中的参与感和满意度大幅提高。 -
财务工作减负
财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了更多精力去做更有价值的工作，电子文档审批管理的合规性和准确性也得到了更好的保障。 -
管理决策优化
合思的解决方案实现了事中控制和事后分析的全程管控，管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现问题，对业务运行做出高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，电子文档审批管理为企业的战略决策提供了有力支持。
动力源评价：合作共赢的认可
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。电子文档审批管理在合思的助力下，为动力源的发展注入了新的活力。
北京合思信息技术有限公司是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。已有众多像动力源这样的专精特新企业选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临财务数字化转型的难题，不妨选择合思，开启高效财务管理之旅。现在，您可以免费试用合思的财务数字化解决方案，体验电子文档审批管理带来的便捷与高效。
