合思档案：开启企业财务档案管理数字化新时代，实现快速档案查找

在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。2025年数电票将实现全覆盖，这意味着企业财务档案管理需直面新的挑战，信息化建设的短板亟待补齐。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合的时代，企业不同角色面临着各自的痛点。企业高管要应对纸质档案管理成本高、占地大，且档案数据未汇总整理、难以分析利用的难题；财务人员则被海量的档案数据折磨，整理工作不仅耗时，还需手动逐一匹配、核对确认，枯燥又繁复；业务人员出差、招待后的报销流程也极为繁琐，纸质票据需留存再上交，耗费大量时间。

此外，纸质档案还存在诸多问题。显性成本高，如纸质凭证输出耗材成本居高不下，档案室和档案柜等存储空间需求巨大；隐形成本也不容小觑，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据无法有效利用；同时还面临高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏。

不过，国家政策大力支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临。但企业在推行数字化过程中，归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题，还有数据存储线下载体，因此保证档案原生性，实现企业全面数字化迫在眉睫。合思档案解决方案应运而生，为企业解决这些难题提供了有效途径，助力企业实现快速档案查找。

合思档案解决方案：为不同角色量身定制

• 精准赋能各角色
  对于CEO/高管而言，合思档案犹如企业的“数据宝藏守护者”。它能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。同时，提升财务服务效率，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，为企业打响数字化转型决胜之战，更能实现快速档案查找，为决策提供及时的数据支持。

对于归档员/财务来说，合思档案是提高工作效率的利器。它让财务人员告别重复低价值工作，实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率，快速档案查找变得轻而易举。

对于外部审计，合思档案实现了审计不进档案室的变革。它让档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，快速档案查找功能让审计工作更加高效。

• 多场景解决方案
  合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业实现快速档案查找奠定基础。

合思档案功能概览：全生命周期精细管理

• 全生命周期管理：无缝衔接各环节
  电子会计档案全生命周期管理涵盖智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务、统计分析、应用层等多个方面。外部生态通过规则引擎、业务映射等，内部通过EAI插件、API接口等进行智能采集；预归档服务实现自动归档、业务检测等；基础管理包括档号管理、账套管理等；档案服务提供身份调查、全文检索等；统计分析涵盖进销项统计、资金统计等；应用层提供辅助审计、证据方案库等。整个生命周期管理确保档案管理的每个环节都能实现快速档案查找。

• 多源采集：灵活多样的获取方式
  多源采集支持接口互联，自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案；也支持手动采集，自主补录，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，方便企业快速获取所需档案，实现快速档案查找。

• 智能制档：高效精准的档案组装
  智能制档通过规则引擎，自动组装会计档案关联规则，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量，还有辅助人工整理和关联任务执行进度可视化功能。通过字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。同时具备“四性检测+业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，提高了档案的准确性和可用性，为快速档案查找提供有力保障。

• 档案管理：精细管控与灵活扩展
  档案管理包括权限管理，精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间，确保企业能够根据自身需求进行档案管理，实现快速档案查找。

合思档案核心亮点：便捷高效的档案管理体验

• 便捷调阅与混序归集
  便捷调阅不打印，混序归集免组装。在业务流转至财务入账，再到档案采集、制档、管理、利用的全流程中，线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务，档案数据之间建立完整勾稽关系，相互可穿透查询。纸质原文件混序归档，随到随归、无需排序及组装，效率更高，会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规，极大地提高了快速档案查找的效率。

• 大数据处理能力
  大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。它深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值，支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件。具备动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等数据提取能力，元数据级检索、海量数据秒级查询的数据查询能力，以及海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制的数据存储能力，让企业在海量数据中也能实现快速档案查找。

• 档案扩展解决方案
  档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，还能实现财务档案全生命周期管理，为企业提供了更加灵活的档案管理方式，方便快速档案查找。

• 数电票解决方案
  数电票解决方案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，确保数电票相关档案的快速档案查找。

合思档案产品价值体现：降本增效与数据利用

• 显著的降本增效
  合思档案带来显著的降本增效，更有效的“收紧钱袋子”。它彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约纸张成本70%、节约整理成本75%、提升检索效率90%，确保管理合规性100%，让企业在降低成本的同时，实现快速档案查找。

• 拉通全链路
  电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。它让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。档案多维穿透查询，可实现一站式预览，穿透联查，告别数据割裂问题，为企业提供全面、准确的数据支持，实现快速档案查找。

• 资源重组与效益最大化
  合思档案实现资源重组，让前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，满足企业电子档案管理系统连接、敏捷、稳定、合规的需求，实现企业效益最大化，为快速档案查找提供了坚实的基础。

合思档案典型使用场景：覆盖企业全流程

• 不同角色的使用场景
  财务人员可进行多维查询、导入式查询、一站式预览、穿透查询，实现快速档案查找；业务人员可进行授权检索、授权借阅；审计人员可使用证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅；管理人员可查看统计报表、图表展示。

• 不同业务流程中的场景
  在业务流转环节，可上传纸质原始凭证影像，直联全量电子会计资料，打印少量纸质会计资料；档案采集环节，可进行到单确认、扫码装盒、移动上架、归档时段操作；档案制档环节，系统自动整理、匹配、组件；档案管理环节，可进行智能检索、辅助审计、多层筛选、统计分析、跨系统调阅、在线调阅等操作；档案利用环节，可实现完整的业务链数据查阅，每个环节都能实现快速档案查找。

• 实物档案管理场景
  在实物档案管理场景中，可实现智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实物档案全流程管理定位，包括打标 – 到单 – 装盒 – 上架，集团共享、批量作业，极简管理、低碳环保等服务场景，确保实物档案的快速档案查找。

• 数电票业务场景
  数电票业务场景中，支持企业/员工从税务数字账户、电子邮箱、二维码等多渠道获取数电票，经过验证解析、验真查重等操作，实现自动下载xml文件，再进行上传、业务流转、回写业务信息、解析、验真、验签等业务环节，最后完成财务入账、档案归档，保障数电票相关档案的快速档案查找。

合思档案成功案例：真实见证卓越成效

• 案例一：高效解决海量单据管理难题
  某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等痛点。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标良好，如数据加载30s、关联匹配15min等，同时也实现了快速档案查找。

• 案例二：助力重型装备制造商标准化转型
  世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理等痛点。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，快速档案查找功能也得到了有效应用。

• 案例三：实现企业档案统一管理与高效利用
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。管理成效实现统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，快速档案查找成为现实。

• 案例四：简化民办教育集团会计管理流程
  中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、数据隔离，存储环节实物存档占用空间，整理环节财务账表归档装订复杂，利用环节实物凭证与业务分散等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理。管理成效以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，快速档案查找功能为集团的管理提供了有力支持。

合思档案市场定位与差异化优势：行业领先的实力之选

合思在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，是福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证。

合思档案具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统；具备100%自动归档能力，强大的规则匹配能力，最大程度的减少人工介入，实现自动组装、归档；是符合国家政策要求的档案系统，电子会计档案合规性管理，符合国家政策要求；拥有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。

此外，合思自主研发工具包，更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能适应数电票管理要求的特殊性。合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收，为企业提供了可靠的保障，确保企业能够实现快速档案查找。

合思档案：开启数字化转型新篇章

合思档案助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。随着国家政策对电子会计档案管理的支持和推动，以及企业数字化转型的需求不断增加，合思档案将不断优化和升级，为更多企业提供更优质、更高效的财务档案管理解决方案，让快速档案查找变得更加轻松。

现在就联系合思，拨打400 – 105 – 6505，访问www.hosecloud.com，或扫描微信公众号二维码、微信小程序二维码，开启免费试用，开启企业财务档案管理数字化转型之旅，让有限更有效。