在数字化浪潮席卷的当下，各行业都在积极拥抱数字技术，以提升运营效率和竞争力。今天，我们以某知名头部数字阅读品牌为例，来深入探讨电子发票优势如何在企业财务管理中发挥重要作用。
这家数字阅读品牌在市场上拥有较高的知名度和广泛的用户群体，业务经营的数字化程度也较高。然而，其财务管理数字化程度却相对滞后，面临着诸多痛点。每个财务月，该企业均需处理500 + 张单据，全量的原始凭证与财务凭证都要进行打印粘贴，财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，人效极低。同时，全业务数据均需打印成纸质副本用于报销、入账、装盒、上架、归档等流程，造成了每月大量的纸张浪费和成本增加。电子发票优势在此时便显得尤为突出，若能充分利用电子发票，或许能有效解决这些问题。
痛点剖析：传统财务的困境
-
数据分散整合难
企业的数据分散在内部多个系统中，业务流程断裂，数据整合难度极大。这导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。不同系统的数据格式和标准不一致，使得财务人员在整合数据时需要花费大量的时间和精力，而且还容易出现数据错误。电子发票优势之一就在于能够实现数据的集中管理和标准化，避免数据分散带来的问题。 -
档案管理效率低
票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生，业务借阅历史资料需要在海量纸质文件中翻找，这种低效的档案管理方式无法适应企业快速扩张的需求。纸质档案不仅占用大量的空间，而且查找和保管都非常不便。电子发票优势明显，它可以实现档案的电子化存储和管理，方便快捷地进行查阅和借阅。 -
人工操作成本高
每个财务月处理大量单据，全量原始凭证与财务凭证的打印粘贴工作繁琐，人效极低。同时，全业务数据打印纸质副本用于报销、入账等流程，造成了大量的纸张浪费和成本增加。人工操作不仅效率低下，而且容易出现错误，增加了企业的运营成本。电子发票优势在于可以实现自动化处理，减少人工操作，提高工作效率，降低成本。
方案呈现：合思的专业之道
-
业财平台建设
合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，能够助力企业完成业财平台建设，保证财务准确性，确保审计通过，符合上市要求。该方案将消费、入账、归档等流程进行数字化改造，实现流程自动化，提高了财务工作的效率和准确性。电子发票优势在业财平台建设中得到充分体现，电子发票可以直接接入系统，实现数据的自动采集和处理，减少了人工干预，提高了数据的准确性和及时性。 -
提升财务及时性
此方案能显著提升财务及时性，结账时间从T + 15提升到T + 7，年底预计T + 5。通过优化流程和利用先进的技术，财务人员能够更快地完成结账工作，为企业的决策提供更及时的数据支持。电子发票优势在提升财务及时性方面发挥了重要作用，电子发票的实时传输和处理，使得财务数据能够及时更新，为财务决策提供了有力保障。 -
覆盖全场景消费
方案灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。员工在消费时只需使用合思的系统，系统会自动完成费用的记录和报销，无需员工手动操作。这种方式不仅提高了员工的工作体验，也提高了企业的管理效率。电子发票优势在于可以实现消费数据的实时采集和处理，为企业的费用管理提供了更加精准的依据。 -
贴合双碳目标
紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材，实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。通过采用电子发票和数字化档案管理，企业可以减少纸张的使用，降低碳排放，实现绿色办公。电子发票优势在环保方面也具有重要意义，它是实现企业可持续发展的重要手段之一。
实施路径：携手共进的历程
-
系统对接与整合
合思与客户紧密合作，针对客户多系统数据分散的问题，进行系统对接和数据整合。通过接口技术，将不同系统的数据进行打通和整合，实现数据的共享和流通。电子发票优势在系统对接和整合中起到了关键作用，电子发票的标准化数据格式使得数据的对接和整合更加容易。 -
流程数字化改造
为客户搭建业财平台，将消费、入账、归档等流程进行数字化改造，实现流程自动化。通过建立数字化的流程模型，系统可以自动完成费用的审批、报销、入账等工作，减少了人工干预，提高了工作效率。电子发票优势在流程数字化改造中得到充分发挥，电子发票的自动识别和验真功能，确保了费用的合规性。 -
员工培训与支持
对客户员工进行培训，使其熟悉新的报销流程和系统操作，确保方案顺利实施。合思提供了详细的培训资料和在线支持，帮助员工快速掌握新系统的使用方法。电子发票优势在员工培训中也有所体现，电子发票的操作简单便捷，员工容易上手。 -
持续优化改进
不断优化系统，根据客户反馈和实际业务情况进行调整和改进。合思拥有专业的技术团队，能够及时响应客户的需求，对系统进行优化和升级。电子发票优势在系统优化中也非常重要，电子发票的数据分析功能可以为系统优化提供有力支持。
成果展示：变革带来的效益
-
增效显著
实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通，提升档案整理效率，消除凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。通过数字化的管理方式，财务人员可以更加高效地完成工作，将更多的时间和精力投入到核心业务中。电子发票优势在增效方面发挥了重要作用，电子发票的自动处理和存储，减少了人工操作的时间和错误。 -
降本明显
减少差旅超标情况，有效改善提升预算超额情况，减少手工记账、人工整理档案的人力成本，减少财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费，减少财务档案空间占用，节约空间成本。通过数字化的费用管理和档案管理，企业可以降低运营成本，提高经济效益。电子发票优势在降本方面具有显著效果，电子发票的使用可以减少纸张的消耗和人工成本的支出。 -
合规保障
发票OCR识别验真，有效保障企业费用合规，审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销，保证财务档案，档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。通过先进的技术手段，企业可以确保费用的合规性和档案的安全性。电子发票优势在合规保障方面起到了关键作用，电子发票的真实性和合法性可以通过技术手段进行验证。 -
先进理念
灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本，紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材，实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。这种先进的管理理念和技术手段，使得企业在财务管理方面更加高效、环保和合规。电子发票优势在先进理念的实施中得到充分体现，电子发票是实现企业数字化转型的重要工具之一。
客户心声：真实反馈的力量
客户表示引入合思产品后，显著降低了差旅成本和档案管理成本，提高了财务管理效率。企业管理层能够更好地控制预算和实时掌握付款进度，为决策提供了有力支持。员工对新的报销流程满意度高，无需垫资和繁琐的报销手续，工作体验得到改善。财务人员从低价值的重复劳动中解放出来，能够将更多精力投入到数据分析和决策支持等核心工作中。这些真实的反馈充分证明了合思解决方案的有效性和电子发票优势的重要性。
在当前经济环境下，企业面临着越来越多的挑战和机遇。合思作为专业的财务收支管理平台，拥有丰富的经验和成功案例，能够为企业提供定制化的解决方案。如果你也面临类似的财务管理问题，不妨选择合思，开启数字化转型之旅，实现降本增效、合规经营和低碳运营。电子发票优势将在这个过程中发挥重要作用，帮助企业提升财务管理水平。拨打400 – 105 – 6505与我们联系，或访问www.hosecloud.com了解更多信息。关注合思微信公众号和添加小助手，获取最新的产品动态和行业资讯。现在就可以免费试用合思的解决方案，亲身感受电子发票优势带来的变革。
