合思档案：引领企业电子会计档案管理新变革

在企业数字化转型的浪潮中，电子会计档案管理的重要性日益凸显。企业在推进数字化建设时，通过 OA 系统、资金系统、合同系统、CRM 系统、费控系统等一系列系统的搭建，解决了线上业务处理的难题。然而，在归档和储存环节，仍面临着纸质文件储存的困境，数据存储也依赖于线下载体。保证档案的原生性，是确保企业财务档案管理合规，实现全面数字化的关键。

北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自 2014 年创立以来，一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。凭借敏捷的财务收支管理平台，合思助力企业挖掘更多净利润。旗下的合思档案，作为领先的单套制电子会计档案管理平台，能够实现电子会计档案全流程的合规化、自动化和数字化闭环管理。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效，电子会计档案都已成为企业数字化建设的必然选择。电子发票管理系统 软件在这个过程中，能够为企业提供有力的支持，确保电子会计档案管理的高效与合规。

数电票扩张：企业档案管理新挑战

2025 年，数电票将实现全覆盖，这意味着企业财务档案管理将直面新的挑战，信息化建设亟待加强。目前，全国 36 个省市区已实现数电票试点全覆盖，数电票正快速扩张。

从收票政策来看，电子发票的接收已具备合法合规性。早在 2016 年 1 月 1 日，财政部、国家档案局令第 79 号就肯定了电子会计档案的法律效力，满足相关条件的可以仅以电子形式归档；2020 年 3 月 23 日，国家档案局、财政部财会[2020]6 号又肯定了电子凭证的法律效力，满足条件的可仅以电子会计凭证报销入账归档。

因数电票管理要求的特殊性，企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。例如，数电票须经过验签、解析，并以 XML 格式存档，XBRL 文件还要求写入财务入账信息。在纸电混合时代，90%的企业都遇到了各种问题。企业高管面临着纸质档案管理成本高、储存占地大，档案数据难以分析利用的困扰；财务人员则要应对档案数据量大、整理耗费时间、工作枯燥繁复的问题；业务人员也饱受报销纸质票据流程繁琐之苦。电子发票管理系统 软件能够有效解决这些问题，提升企业档案管理的效率和质量。

纸质档案管理：痛点重重待解决

企业在纸质档案管理方面存在着诸多痛点。首先是高显性成本，浪费企业资源。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，同时，档案室、档案柜等存储空间的需求也很大。

其次是高隐形成本，内部协作滞后。手工装册归档的重复性工作量巨大，查询调阅条件的颗粒度粗糙，导致数据不能得到有效利用。

再者是高合规风险，财税管理低效。电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。

企业档案管理流程复杂，人工环节众多。在整理环节，需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架；保管环节采用分子公司实物属地监管；检查环节需要人工逐一复核会计档案的完整性；利用环节的借阅/移交全部线下处理；管理方式仍以纸质档案管理为主，每年还需要异地邮寄实物进行稽查。电子发票管理系统 软件能够针对这些痛点，提供有效的解决方案，帮助企业降低成本、提高效率。

合思档案策略：全方位解决档案难题

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

合思不仅仅是要做一款电子档案管理产品，更是将管理与服务相融合，与企业携手碰撞出协作的价值，为不同角色提供相应的解决方案。

对于 CEO/高管来说，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，助力企业决策的数智化，实现降本增效。

对于归档员/财务人员而言，合思档案可以提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作，实现档案数据的同源，便于监控和分析，轻松完成档案管理工作。电子发票管理系统 软件在合思档案的解决方案中，发挥着重要的作用，为企业提供了强大的支持。

核心模块揭秘：强大功能助力管理

合思档案拥有多个核心模块，每个模块都具备独特的功能。

智能采集模块：外部生态通过规则引擎、业务映射等实现多渠道采集，内部通过 EAI 插件、API 接口等进行采集。它支持多种格式，还能进行大文件切割识别等操作，确保数据的全面采集。

智能制档模块：规则引擎可实现会计档案关联规则的可视化配置，自动关联匹配及组装核心会计凭证，减少人工匹配的工作量。字段映射则让已完成业务证据链组装的档案数据通过“元数据”级别的业务字段实现多档案类型的业务字段映射，方便查询和分析。

档案管理模块：权限管理支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，配置功能、操作权限等。档案目录支持自定义分类、维护、新增创建等，系统还预置档号，满足国标档号规则格式。

档案应用模块：多维检索支持按凭证维度、业务维度等进行自定义查询，按目录、全文检索等。一站式预览可实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，还支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等。电子发票管理系统 软件在这些核心模块中，为企业提供了便捷、高效的档案管理功能。

竞争优势突显：合思档案脱颖而出

合思档案相对于其他产品具有显著的竞争优势。它能够实现电子会计档案全流程的合规化、自动化、数字化闭环管理，应收尽收。“四性检测”+“业务检测”满足财务档案管理要求的特殊性，双模检测实现归档即合规。

合思档案打破了物理空间的限制，用户可以在线自由调阅档案。预置的规则引擎能够自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案的完整性，同时可以自由穿透档案链。通过关键词检索，能够快速定位相关档案，提升检索效率，降低查询难度。

合思自主研发的工具包，具有更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求。

合思档案还具有广泛连接的能力，可连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。它能够实现 100%自动归档，强大的规则匹配能力最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档。电子发票管理系统 软件在合思档案的竞争优势中，发挥着不可或缺的作用，为企业提供了更加优质的服务。

成功案例见证：卓越成效有目共睹

合思档案在众多企业中取得了显著的成效。某企业年单据量达 2.6 亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、实现档案管理电子化和借阅管理信息化等解决方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务+财务数据穿透联查，企业成本降低，装订简化，节约了企业的显性成本。

某集团型企业面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升了 80%，存储空间成本减少了 300 册/年，纸张打印成本减少了 100 万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的数据集成方案统一储存，业务检测方案保证业务证据链完整，跨系统调阅方案实现数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本 30W +/年，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。

某民办教育集团业务系统多、数据隔离，纸质票据管理困难。合思档案的数据集成方案实现应收尽收，智能化制档方案实现智能化自动组装，电子原文件独立管理为试点打下基础，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。电子发票管理系统 软件在这些成功案例中，为企业的档案管理变革提供了有力的支持。

服务体系保障：贴心服务全程相伴

合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 +合作伙伴覆盖国内外数百个城市。

合思具有持续迭代的能力，能及时应对变化，满足接收管理数电票等新需求，拥有稳定的技术支持。

合思档案的系统具备灵活承接的能力，可根据企业自身管理需求自定义归档目录，提供可扩展的档案目录和自动化的接口封装。

合思档案为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务，实现从消费到入账再到归档的全流程服务。电子发票管理系统 软件在合思的服务体系中，为企业提供了更加完善的保障。

合思档案能够为企业解决内外交困的档案管理问题，节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性。它助力企业实现业财融合，让有限的资源发挥更大的效用，帮助企业降本增效、合规经营和低碳运营。同时，合思档案满足国家政策要求，符合电子会计档案管理的相关规定，为企业提供合规的档案管理解决方案。更重要的是，合思档案能真正利用档案数据，实现数据价值，让数据“活起来”，实现企业效益的最大化。

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