合思档案：提升档案检索效率，引领企业财务档案管理数字化变革

在数字化浪潮席卷的当下，数电票正以前所未有的速度扩张。预计到2025年，数电票将实现全覆盖，这使得企业财务档案管理面临着全新的挑战，信息化建设的短板亟待补齐。

从政策层面来看，多项政策明确了电子发票和电子凭证的法律效力，全国36个省市区也已实现数电票试点全覆盖。然而，在纸电混合的时代，企业各层级人员都面临着诸多困扰。企业高管为纸质档案管理成本高、占地大且数据难以分析利用而烦恼；财务人员被档案数据量大、整理耗时以及手动匹配核对的工作所困扰；业务人员则对报销纸质票据的繁琐流程怨声载道。

企业不仅要承担高显性成本，如纸质凭证输出的耗材成本以及档案室和档案柜的存储空间成本；还要面对高隐形成本，像手工装册归档的重复性工作量和查询调阅条件粗糙导致的数据无法有效利用；更要警惕高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，以及不可抗力可能导致的纸质档案损坏。尽管从部门规章到国家法律都肯定了电子档案的法律效力，但企业在推行数字化过程中，归档、储存环节仍未解决纸质文件储存和数据存储线下载体的问题，严重影响了企业的全面数字化进程。

对症下药：合思档案解决方案

合思档案针对上述痛点，精心打造了一套全面的解决方案，满足不同角色和多种场景的需求。

对于CEO/高管而言，合思档案就像是一位得力的助手，能够沉淀数据资产，保障合规管理，大幅提升企业财务档案利用效率。通过挖掘财务档案数据价值，助力企业决策实现数智化，真正做到降本增效，同时实现绿色低碳运营。

归档员/财务使用合思档案后，能够告别重复低价值的工作，实现档案数据同源，全流程透明流转。这不仅便于监控和分析，还能轻松完成档案管理工作，有效提高档案检索效率。

外部审计使用合思档案，可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需再与审计重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求，进一步提升档案检索效率。

功能大观：合思档案全面能力展示

合思档案功能强大，在多方面展现出卓越的管理能力。

它支持内部产生的记账凭证、报销单据、审批单据等多种类型档案，以及外部系统如核算系统、费控系统、资金系统等的接入，还涵盖业务层的银行回单、发票等档案管理，为企业提供了全方位的档案管理支持，有助于提高档案检索效率。

具备电子会计档案全生命周期管理功能。智能采集可通过外部生态的规则引擎、业务映射等以及内部的EAI插件、API接口等方式采集；预归档服务可进行自动归档、业务检测等；基础管理涉及档号管理、账套管理等；档案服务包括身份调查、全文检索等，这些功能确保了档案管理的高效性和准确性，对提升档案检索效率有重要作用。

拥有统计分析功能，可进行进销项统计、资金统计、成本分析、电实趋势分析等；应用层支持辅助审计、证据方案库、审计抽凭等多种应用，通过对档案数据的深入分析，为企业提供更有价值的信息，同时也能提高档案检索效率。

具备多源采集能力，通过接口互联自主采集，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，支持自定义数据采集方案；也支持手动采集，对于零散会计资料有便捷的手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入，多种采集方式保证了档案数据的完整性，进而提升档案检索效率。

核心亮点：合思档案优势尽显

合思档案在合规性、自动化、大数据处理等方面具有显著优势。

具有“四性检测+业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性，确保档案数据的质量，有利于提高档案检索效率。

能实现电子凭证数据自动匹配组装，通过规则引擎自动关联匹配及组装不同系统、不同类别的核心会计凭证，减少90%人工匹配工作量，还有辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化功能，大大提高了档案处理的效率，也有助于提升档案检索效率。

大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，提高档案管理效率、释放档案数据价值，让企业在海量档案中能够快速准确地找到所需信息，提升档案检索效率。

可自定义档案类型，通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，满足企业多样化的需求，从而提高档案检索效率。

价值凸显：合思档案为企业带来的改变

合思档案为企业带来了诸多显著价值。

显著降本增效，能节约纸张成本70%、整理成本75%，检索效率提升90%，实现档案不打印，更有效的“收紧钱袋子”。企业可以将更多的资源投入到核心业务中，提升竞争力。

是闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。通过数据的有效整合和利用，企业能够做出更明智的决策，同时也提高了档案检索效率。

实现资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，帮助企业实现效益最大化。企业的运营更加高效，各部门之间的协作更加顺畅，进一步提升了档案检索效率。

符合国家政策要求，满足电子会计档案合规性管理，拥有广泛连接的能力、100%自动归档能力以及灵活承接、持续迭代的能力，是企业全面数字化收尾的“兜底”系统。企业无需担心合规问题，能够更加安心地进行数字化转型，而高效的档案管理也有助于提升档案检索效率。

场景应用：合思档案在不同业务流程中的实践

合思档案在不同业务流程中都有出色的应用。

在业务流转中，可上传纸质原始凭证影像，直联全量电子会计资料，包括内外部电子凭证原件、业务元数据文件、入账结构化文件等，仅对年报及其他永久保存价值会计资料和少量纸质会计资料进行打印。这种方式既保证了档案的完整性，又提高了档案的处理效率，有助于提升档案检索效率。

档案采集环节，可进行到单确认、扫码装盒、移动上架等操作，确定归档时段。通过规范的采集流程，确保档案数据的准确录入，为后续的检索工作打下坚实基础，提升档案检索效率。

档案管理环节，以主动利用电子档案为主，可进行智能检索、辅助审计、多层筛选、统计分析、跨系统调阅、在线调阅等操作，同时以纸质档案辅助备查。智能检索功能能够快速定位所需档案，大大提高了档案检索效率。

财务入账时，同样涉及上传纸质原始凭证影像、直联全量电子会计资料和少量纸质会计资料打印等操作。这些操作确保了财务数据的准确性和完整性，方便后续的查询和使用，提升档案检索效率。

成功案例：合思档案解决方案的有效性验证

众多企业通过使用合思档案，取得了显著的成效。

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、实现档案管理电子化和借阅管理信息化等解决方案，取得了业务+财务数据穿透联查、会计凭证上下游单据树状结构清晰、管理自动化、企业成本降低等成效，如数据加载30s、关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次。这些成效充分体现了合思档案在提升档案检索效率和管理效率方面的优势。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。档案管理效率的提升也意味着档案检索效率的提高。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的数据集成方案统一储存，打破数据孤岛；业务检测方案保证业务证据链完整；跨系统调阅方案实现数据共享和全生命周期管理。成本效益对比显示，装订匹配耗时从66天/年降至10天/年，利用耗时从30天/年降至6天/年，打印成本从180000元/年降至30000元/年，空间成本从143773元/年降至22835元/年，预估节省总体成本30W +/年。档案管理效率的大幅提升，必然带来档案检索效率的显著提高。

某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准；智能化制档方案实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据合规存档。管理成效显著，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。档案管理的高效性直接提升了档案检索效率。

市场定位：合思档案的独特地位

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 +企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。

提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求，广泛连接业财系统，实现各类档案的自动匹配、应收尽收。这种全面的解决方案能够为企业提供一站式的档案管理服务，提高档案检索效率。

拥有多项技术优势，如大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询；专利技术支撑数据提取、匹配等环节；具备可扩展的档案目录和自动化的接口封装，能满足企业不同的管理需求。这些技术优势确保了合思档案在档案管理领域的领先地位，也有助于提升档案检索效率。

合思档案获得多项认证和荣誉，包括计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收，体现了其产品的专业性和可靠性。企业可以放心使用合思档案，提升档案检索效率。

总结展望与行动号召

合思档案能够帮助企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。它坚持以客户为中心，聆听用户需求进行产品迭代，让企业更好享受数字化转型带来的降本增效，保障企业档案管理合规，实现企业全面数字化。

随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案将持续迭代产品，提升功能和性能，以更好地满足企业不断变化的需求。它将继续加强技术研发和创新，进一步拓展应用场景，为企业提供更加全面、智能、高效的财务档案管理解决方案，推动行业向更高水平发展。

面对日益复杂的财务档案管理挑战，企业需要专业的解决方案。合思档案凭借其领先的技术、丰富的功能和成功的实践经验，是企业的理想选择。如果您想提升企业的档案检索效率，开启高效、合规的财务档案管理之旅，欢迎拨打400 – 105 – 6505咨询，或访问www.hosecloud.com了解更多信息。您还可以扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码，添加合思小助手，获取更多产品资讯和服务。现在，您可以免费试用合思档案，亲身体验其卓越的功能和效果。