合思档案：开启电子会计档案管理智能新时代

在数字化浪潮席卷的当下，电子会计档案管理正成为企业财务管理的关键一环。2025 年数电票全覆盖的目标，让企业财务档案管理面临新的挑战，信息化建设的短板亟待补齐。数电票管理的特殊性，要求企业必须配备专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。

然而，传统纸质档案管理如同沉重的枷锁，束缚着企业的发展。对于企业高管而言，纸质档案管理成本高昂，不仅占用大量存储空间，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作耗时费力，手动逐一匹配、核对确认的过程枯燥繁复。业务人员在出差、招待后的报销环节，纸质票据的留存和上交流程繁琐，浪费了大量时间。

传统纸质档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求巨大，造成了企业资源的浪费。手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据无法得到有效利用，内部协作滞后。电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏，给企业的财税管理带来了低效和风险。

好在国家政策大力支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来。电子会计档案管理需要关注档案全生命周期管理闭环，而合思档案解决方案正是顺应这一时代潮流而生。

精准施策：合思档案的多元解决方案

• 为高管领航：数智决策与降本增效
  面向 CEO/高管，合思档案就像一位得力的财务助手，能够沉淀数据资产，保障合规管理。它可以提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。在数字化转型的征程中，合思档案能够提升财务服务效率，帮助企业打响决胜之战。通过数字化手段，合思档案可以节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。有了合思档案，企业高管可以更加从容地应对财务挑战，做出明智的决策。

• 为财务减负：高效管理与数据透明
  对于归档员/财务来说，合思档案是提高工作效率的利器。它能让财务人员告别重复低价值的工作，实现档案数据同源，数据全流程透明流转。这样一来，财务人员可以轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。在合思档案的帮助下，财务人员不再为繁琐的档案整理工作而烦恼，能够将更多的精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。

• 为审计提速：在线协同与高效沟通
  在面对外部审计时，合思档案展现出了强大的优势。它可以实现审计不进档案室，让档案外审在线化、可溯源。审计人员可以一键查询借阅档案，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通，补充审计资料。这样的便捷性大大提高了审计工作的效率，也减轻了财务人员的工作负担。

• 整体方案概览：智能匹配与全面覆盖
  合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，它就像一个智能的连接器，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的智能发票匹配、应收尽收。无论是何种类型的档案，合思档案都能进行高效的管理和处理，为企业提供全面的档案管理解决方案。

功能探秘：合思档案的强大功能模块

• 丰富模块集：覆盖全流程管理
  合思档案的功能模块丰富多样，涵盖了发票、单据、凭证、账簿、报表、电子档案、纸质档案、自定义档案、实物备查解决方案、数电票解决方案、共享调阅解决方案等。同时，它还涉及大数据解决方案、档案扩展解决方案、费控系统、业务系统等多种系统。这些功能模块相互协作，构成了一个完整的电子会计档案管理生态系统，为企业提供全方位的档案管理服务。

• 全生命周期管理：智能采集与高效服务
  电子会计档案全生命周期管理是合思档案的一大特色。它包括智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务、统计分析和应用层等环节。在智能采集环节，合思档案通过外部生态的规则引擎、业务映射等，以及内部的 EAI 插件、API 接口等，实现了数据的高效采集。预归档服务则可以自动归档、进行业务检测，确保档案数据的准确性和完整性。基础管理环节包括档号管理、账套管理等，为档案管理提供了坚实的基础。档案服务环节提供身份调查、全文检索等功能，方便用户快速查找所需档案。统计分析环节可以进行进销项统计、资金统计等，为企业的财务管理提供数据支持。应用层则包括辅助审计、证据方案库等，为企业的决策提供有力的依据。

• 多源采集方式：灵活高效的集成方案
  合思档案支持多源采集方式，既可以通过接口互联实现自主采集，也可以进行手动采集和自主补录。基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式。这种灵活高效的采集方式，能够满足企业不同的档案管理需求。

• 智能制档：规则引擎与精准匹配
  智能制档是合思档案的又一亮点。它通过规则引擎自动组装，实现会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证可以自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。同时，合思档案还可以通过字段映射让查阅更便捷，实现“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。这种智能制档方式，大大提高了档案管理的效率和准确性。

特色聚焦：合思档案的核心亮点功能

• 单套制解决方案：便捷高效的电子管理
  单套制解决方案是合思档案的核心特色之一。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。通过线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整勾稽关系，相互可穿透查询。纸质原文件混序归档，随到随归、无需排序及组装，效率更高。会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规。这种单套制解决方案，为企业带来了更加便捷、高效的档案管理体验。

• 档案扩展解决方案：自定义管理的无限可能
  档案扩展解决方案赋予了企业更大的管理自主权。它可以自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式 OpenAPI 和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。有了档案扩展解决方案，企业可以根据自身的业务特点和管理需求，灵活调整档案管理策略。

• 证据链完整性解决方案：保障财务合规
  证据链完整性解决方案是合思档案保障财务合规的重要手段。它通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。有了证据链完整性解决方案，企业可以更加放心地进行财务管理，避免因证据链不完整而带来的合规风险。

• 共享调阅解决方案：精细化管控的有力支持
  共享调阅解决方案满足了企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的多种维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据。这种共享调阅解决方案，为企业的档案数据精细化管控提供了有力支持，让企业能够更加高效地利用档案数据。

价值彰显：合思档案为企业带来的显著效益

• 降本增效：节约成本与提升效率
  合思档案为企业带来了显著的降本增效效果。它让企业彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保障管理合规性。通过合思档案，企业可以更加有效地“收紧钱袋子”，将资源投入到更有价值的业务中。

• 全链路拉通：补足信息化建设短板
  电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。它让企业的财务管理更加高效、透明，实现了数据的无缝流转和共享。

• 数据活化：实现数据价值最大化
  合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。通过对档案数据的深入分析和挖掘，企业可以发现潜在的业务机会，做出更加明智的决策。

• 资源重组：提升企业效益
  合思档案实现了前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。它帮助企业进行资源重组，实现企业效益最大化。在合思档案的支持下，企业可以更加高效地运营，提升市场竞争力。

场景应用：合思档案在不同场景下的卓越表现

• 数字化转型助力：确保合规与全面数字化
  企业在推行数字化过程中，虽然通过各类系统建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍存在纸质文件储存问题。合思档案可以保证档案原生性，确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化。它为企业的数字化转型提供了有力的支持，让企业能够更加顺利地迈向数字化未来。

• 数电票管理：全流程闭环解决方案
  在数电票快速扩张的背景下，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。它支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的 9 类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL 封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。有了合思档案，企业可以更加从容地应对数电票管理的挑战，确保数电票管理的合规性和高效性。

• 纸电混合管理：创新实物档案利用
  在“纸电混合”阶段，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。它让企业在纸电混合的环境下，也能实现高效的档案管理。

• 档案借阅与审计：在线化与透明化管理
  企业在进行档案借阅、审计等工作时，合思档案可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，借阅过程透明化，一键到期催还。这种在线化和透明化的管理方式，大大提高了档案借阅和审计工作的效率，也保障了档案的安全性和合规性。

案例见证：合思档案的实际应用效果

• 案例一：高效管理海量单据
  某企业年单据量 2.6 亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，企业成本降低。以某月入库数据为例，数据加载 30s，关联匹配 15min。

• 案例二：助力集团企业标准化管理
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。

• 案例三：解决低效档案管理难题
  某企业存在低效的档案管理现状，如整理环节繁琐、档案管理痛点多等问题。合思档案的数据集成方案统一储存，打破数据孤岛；业务检测方案保证业务证据链完整；跨系统调阅方案实现数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本 30W +/年，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。

• 案例四：简化教育集团会计管理流程
  某中国最大的 K12 民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集困难、存储占用空间、整理复杂、利用不便等问题。合思档案的数据集成方案应收尽收，统一数据标准；智能化制档方案实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档。以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率。

优势凸显：合思档案的市场定位与差异化竞争力

合思档案在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务 6000 +企业客户，是福布斯中国科技 50 强，通过 SOC1、SOC2 安全认证，信息安全等级保护三级认证。这些荣誉和认证充分证明了合思档案的实力和可靠性。

合思自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。同时，合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO 信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点 100%成功验收，具备强大的技术实力和合规保障。

合思档案广泛连接各类异构业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的智能发票匹配、应收尽收，拥有强大的规则匹配能力，最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档，且符合国家政策要求，具有灵活承接、持续迭代的能力。

展望未来：选择合思档案开启全新篇章

合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案将不断迭代升级，为企业提供更优质、更高效的电子会计档案管理服务，帮助企业更好地应对未来的挑战。

众多企业已经通过使用合思档案实现了降本增效、合规经营和低碳运营，现在就行动起来，选择合思档案，让有限更有效，开启企业电子会计档案管理的新篇章。合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，电话为 400 – 105 – 6505，网站是 www.hosecloud.com，可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息，欢迎企业免费试用，咨询合作。