数电票时代，合思档案助力企业财务档案管理数字化转型

在数字化浪潮席卷的当下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理迎来了新的变革。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这对企业的信息化建设提出了更高的要求。企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。

在纸电混合时代，企业面临着诸多困境。企业高管被纸质档案管理的高成本、大占地面积以及数据难以分析利用等问题所困扰；财务人员则要应对档案数据量大、整理耗时、手动匹配核对繁琐的工作；业务人员也因报销纸质票据流程繁琐而耗费大量时间。此外，纸质档案管理还存在着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大，造成企业资源的浪费；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件粗糙导致数据不能有效利用，使得内部协作滞后；高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏，致使财税管理低效。

不过，从部门规章到国家法律，都全面肯定了电子档案的法律效力，电子会计凭证可以以电子形式保存形成电子会计档案。尽管企业在推行数字化过程中，归档、储存环节仍存在纸质文件储存和数据存储线下载体的问题，但电子会计档案无疑是企业数字化建设的必然选择。合思档案正是为解决这些问题而推出的专业解决方案。

合思档案：多元方案，精准适配企业需求

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。

单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。在实物流转方面，涵盖了业务流转、档案采集、档案制档、档案管理、财务入账等环节；而电轨运行则实现了线上一套电子数据管理，保证财务档案证据链完整，档案数据之间建立起完整的勾稽关系。纸质原文件可以混序归档，会计档案无需打印，真正做到应收尽收，确保档案数据完整、真实、合规。

档案扩展解决方案允许企业自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可以根据自身管理需求自定义归档目录。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。在数据化发票审计中，这种完整的证据链能为审计工作提供坚实的基础。

核心功能优势：智能高效，保障财务合规

合思档案拥有一系列强大的核心功能，为企业财务档案管理提供了有力支持。

多源采集功能支持接口互联、自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，也支持手动采集、自主补录，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。在数据化发票审计中，多源采集功能可以全面收集发票相关数据，为审计提供丰富的素材。

智能制档功能通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装，会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%人工匹配工作量。同时，提供关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。通过字段映射，已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。这对于数据化发票审计来说，能极大提高审计效率，准确发现发票数据中的问题。

专用格式版式文件功能可自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”。摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，档案可扩展性更强，档案更“灵活”。在数据化发票审计中，这种灵活的版式文件有助于审计人员更方便地查看和分析发票相关档案。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。四性检测满足由国家档案局发布《文书类电子档案检测一般要求》中相关四性检测要求。在数据化发票审计中，双模式检测方案能确保发票数据的准确性和合规性。

应用场景案例：实际成效，见证合思实力

众多企业通过使用合思档案，在财务档案管理方面取得了显著成效。

某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少了打印与邮寄。企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，业务和财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，有效降低了企业成本，流程精简使财务人员增效，装订简化节约了企业显性成本。在数据化发票审计中，该企业能够更高效地提供准确的发票数据，提高审计效率。

某集团型企业档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储，通过OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态。进行业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性。推进单套制落地，采用混序归档 + 银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。企业实现了标准化落地，统一了原始凭证附件要求和会计档案管理制度；力保电子会计档案合规，满足国家相关文件及试点单位要求，保护电子会计凭证的原生性，满足企业审计对于电子原件的要求；低碳环保，积极响应政策，实现财务档案管理无纸化，档案应用数字化，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。在数据化发票审计中，该集团型企业能够更规范地管理发票档案，为审计提供可靠的数据支持。

某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，应收尽收；业务检测方案通过精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。企业实现了统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一标准和管理；业务证据链完整，搭建会计资料勾稽关系，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅业务全貌便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。在数据化发票审计中，该企业能够提供完整、准确的发票数据链条，便于审计工作的开展。

某教育集团档案管理存在采集、存储、整理、利用等方面的低效问题，如业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力、浪费纸张，实物存档占用空间且易损坏，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散、查阅繁琐等。合思档案的数据集成方案按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围；智能化制档方案按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。企业以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。在数据化发票审计中，该教育集团能够更高效地管理和提供发票档案，提升审计的准确性。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案都是企业数字化建设的必然选择。合思档案能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

合思档案拥有专业的团队和完善的服务体系，为企业提供全方位的支持。众多知名企业如广东某高校、中交集团、好想味、金牌厨柜等都已选择合思档案，实现了档案管理的优化和升级。合思秉承以客户为中心的服务理念，坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，能为每一个企业提供更贴合需求的解决方案，帮助企业更好地应对财务档案管理的挑战。

如果您也想体验合思档案带来的高效、合规的财务档案管理，不妨拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站或扫描微信公众号和微信小程序二维码联系我们，还可以免费试用合思档案，开启财务档案管理的新篇章。