在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。以一家世界 500 强旗下的教育服务品牌为例，其在财务数字化转型进程中面临诸多挑战，尤其是财务档案管理方面的困境，严重制约了企业的发展。该企业业务和财务系统众多且相互独立，数据无法互通，导致结构化数据提取困难重重。电子发票的打印、查重、验伪工作不仅耗时费力，还造成了纸张的大量浪费。实物存档不仅占用大量物理空间，需要专人管理，成本居高不下，而且档案损坏的情况时有发生，使企业面临着财务数据合规性的风险。此外，不断重复的纸质档案录入操作不仅耗费大量时间，还容易出错，发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求极高，让财务人员疲于奔命。实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找，档案查阅缺乏留痕，无法满足多人借阅的需求，档案资产利用率极低。在这样的背景下，合思信息技术有限公司凭借其专业的解决方案，为该企业开启了财务数字化转型的新篇章。
业务困局：财务档案管理的低效之殇
该企业自 2017 年建立财务共享中心以来，一直在积极推进财务数字化转型。然而，财务档案管理却成为了转型道路上的瓶颈。多系统数据不互通，使得结构化数据提取如同大海捞针，增加了财务人员的工作难度和时间成本。实物存档不仅占据了大量的物理空间，还需要投入大量的人力进行管理。档案损坏不仅影响企业的正常运营，更让企业面临着财务数据合规性的潜在风险。重复的纸质档案录入操作不仅耗时，还容易出现错误，影响工作效率和数据的准确性。实物凭证与业务的分散，导致档案查阅困难，无法满足企业快速查询和多人借阅的需求，大大降低了档案资产的利用率。这些问题严重制约了企业的发展，寻求有效的解决方案迫在眉睫。
合思妙方：全生命周期电子化档案管理方案
合思为该客户提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案，展现了其全面性和针对性。档案数据来源广泛，涵盖电子档案、自研 OA、金蝶 EAS、实物档案等。通过 40 种以上的自动封装接口，广泛连接异构系统，实现了档案的应收尽收。接口传输方式多样，包括影像支撑、外部设备扫描、人工上传等，确保了数据采集的灵活性和准确性。实现自动归档，涵盖智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等环节，提高了档案管理的自动化和规范化水平。会计类档案管理范围广泛，包括内部的凭证、订单、会计账薄等，以及外部的纸质发票及影像、银行电子回单等，全面覆盖了企业的财务档案，有效保障了财务数据合规性。
有序推进：方案实施的清晰步骤
合思的解决方案实施过程有序且具有可操作性。首先，通过自动封装接口广泛连接企业的异构系统，无需开发成本即可介入，实现了档案数据的全面采集。这一步骤确保了企业各种来源的财务数据能够被准确收集，为后续的管理奠定了基础。然后，对采集到的数据进行接口传输，利用影像支撑、外部设备扫描、人工上传等方式，将数据准确录入系统。这一过程保证了数据的准确性和完整性，同时也满足了不同数据来源的需求。接着，系统进行自动归档操作，包括智能组单、四性检测等，确保档案的规范性和准确性。最后，建立完善的档案管理体系，包括档案借阅、移交、鉴定、销毁、权限监控等环节，保障了档案的安全和有效利用，进一步确保了财务数据合规性。
显著成效：数据见证方案有效性
合思的解决方案取得了显著的成果。年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，大大提升了档案查阅的效率和便利性。通过试点改造，该企业实现财务数据自动化率 91% 以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本，企业有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97% 以上。这些数据充分证明了合思解决方案的有效性，也为企业的财务数据合规性提供了有力保障。
客户盛赞：方案价值获高度认可
企业财务相关负责人对合思的解决方案给予了高度评价。他表示，合思的解决方案有效解决了企业财务档案管理的难题，提高了财务管理效率，降低了成本。通过电子会计档案系统和规则引擎，企业能够有效管理大量数据，对未来实现更高的财务数据自动化率充满信心。合思的方案让企业在财务数字化转型方面迈出了重要一步，为企业的可持续发展提供了有力支持。企业对合思的专业能力和解决方案的效果表示充分肯定，认为合思的方案是保障财务数据合规性的有力武器。
在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，财务数字化转型已成为必然趋势。世界 500 强旗下教育服务品牌通过合思的解决方案取得了显著的成果，为其他企业提供了宝贵的借鉴经验。合思作为专业的财务收支管理平台，拥有丰富的经验和强大的技术实力，能够为企业提供定制化的解决方案，帮助企业解决财务难题，保障财务数据合规性。如果您的企业也想开启财务数字化转型之旅，实现降本增效和可持续发展，不妨立即联系合思。拨打 400 – 105 – 6505 或访问 www.hosecloud.com，即可免费试用合思的解决方案，让合思助力您的企业在财务数字化转型的道路上稳步前行。
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