在当今数字化浪潮席卷的时代，企业面临着诸多挑战与机遇。特别是随着数电票的快速扩张，2025年将实现全覆盖，企业财务档案管理迎来了全新的挑战。数电票要求经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还需写入财务入账信息，这使得企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合时代，企业的不同角色都面临着各自的难题。企业高管要面对纸质档案管理成本巨大、储存占地，且档案数据缺乏汇总整理、难以分析利用的困境；财务人员则被海量的档案数据折磨，整理工作耗时耗力，还需手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥又繁复；业务人员出差、招待后报销，纸质票据留存再上交的流程繁琐，耗费大量时间。而合思档案产品，正是为解决这些问题而生。
合思档案：财务数智化的得力助手
合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下领先的单套制电子会计档案管理平台。该公司创立于2014年，多年来一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。通过其敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多净利润。
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位的财务数智化服务，涵盖聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等领域。它就像一位贴心的财务管家，能为企业解决内外交困的档案管理问题。使用合思档案，企业可以节约70%的纸张成本、75%的整理成本，同时提升90%的检索效率，还能确保100%的管理合规性，是企业不可或缺的财务合规管理工具。
核心功能：解锁档案管理新境界
合思档案拥有一系列强大的核心产品和技术功能，为企业的财务档案管理提供了有力支持。
- 领先方案：多样场景应对自如
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。其中，大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，能实现海量数据的秒级查询。档案扩展解决方案具有可灵活扩展的业务模型，能够通过多途径自动化归集各类介质档案。费控系统可以连接税务系统、OA系统、资金系统等更多系统，实现数据的互联互通。业务系统则具备共享调阅解决方案和证据链完整性解决方案等，为企业的不同需求提供了全面的支持。
数电票解决方案更是一大亮点，它可实现数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档的端到端全流程自动化。同时，还支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证的多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，是企业进行财务合规管理的重要工具。
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精细管理：权限与目录灵活掌控
在档案管理功能方面，合思档案具备完善的权限管理体系。它支持自定义创建用户管理角色，能够隔离各核算账套的数据权限，按照职能角色配置功能和操作权限，还能进行水印权限管理且范围自定义。档案目录也十分灵活，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，还能灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，为企业提供了个性化的档案管理方案，满足不同企业的财务合规管理需求。 -
智能制档：高效匹配保障质量
智能制档功能是合思档案的一大特色。通过规则引擎，它可以实现电子凭证数据的自动匹配组装，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少90%的人工匹配工作量。同时，通过字段映射让查询更加便捷。此外，它还具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据的质量，确保企业财务档案管理的合规性，是企业值得信赖的财务合规管理工具。
优势对比：传统管理的升级之选
与传统档案管理方式相比，合思档案具有显著的优势。
传统档案管理存在诸多问题。它有着高显性成本，如纸质凭证输出的耗材成本高，还需要大量的档案室和档案柜等存储空间；高隐形成本也不容忽视，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件的颗粒度粗糙，导致数据不能有效利用；而且还存在高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。
而合思档案则打破了物理空间的限制，企业可以在线自由调阅档案。它预置规则引擎，能够自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，在确保档案完整性的同时，还能自由穿透档案链。通过关键词检索，企业可以快速定位相关档案，大大提升了检索效率，降低了查询难度。此外，它融合了“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标的落地。
合思档案具备广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。它拥有100%自动归档能力，强大的规则匹配能力最大程度减少了人工介入，实现自动组装、归档。同时，它符合国家政策要求，能够进行电子会计档案的合规性管理。此外，它还具备灵活承接、持续迭代的能力，不仅满足接收管理数电票的能力，还拥有稳定的迭代能力，能够及时应对变化，是企业进行财务合规管理的理想工具。
应用案例：见证实际效果
众多不同类型的企业已经采用了合思档案，并取得了显著的效果。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案后，它实现了多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收。自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。同时，简化了装订流程，1分钟就能快速定位数据，减少了打印与邮寄。实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。以某月入库数据为例，数据加载仅需30s、关联匹配15min，凭证与单据关联次数达到350亿次，单据与单据关联次数达到800亿次。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。采用合思档案单套制管理方案后，实现了标准化落地，统一了原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化，确保了电子会计档案的合规性，同时低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，释放了1/3的空间，纸张打印成本减少了100万张纸/年。
某企业档案管理存在低效现状，如整理环节逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，保管环节财务临时保管1年后移交综合档案室管理，存储环节独立档案室存放纸质档案，管理方式以纸质档案管理为主、每年提供实物稽查且人工逐一翻查等问题。采用合思档案单套制管理方案后，实现了统一储存，打破了数据孤岛，整合了凭证、单据、合同、回单等，统一了标准和管理。业务证据链完整，实现了业财一体双向穿透，还原了业务全貌。数据共享，一站式查阅便捷高效。全生命周期管理可控，有效降低了财务管控风险。预估节省总体成本30W +/年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。
中国最大的K12民办教育集团之一存在业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力且浪费纸张，实物存档占用空间、易损坏，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散、查阅繁琐等问题。采用合思档案单套制管理方案后，以电子会计档案为核心形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
结语：开启财务数智化未来
合思档案无论是从政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标来看，都是企业数字化建设的必然选择。它作为一款优秀的财务合规管理工具，能显著降本增效，实现企业全面数字化的“最后一公里”，让数据“活起来”，实现资源重组，提升企业效益。
合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。未来，合思将持续迭代产品，满足更多企业的需求，助力更多企业实现财务数智化转型，为企业的可持续发展提供有力支持。
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